Strumenti per il Budget, Excel e PIBudget App: introduzione

La funzione principale di questo programma è pianificare e gestire il budget e le spese di casa o della piccola azienda.

PI Budget Excel descrizione generale e requisiti di sistema

Il pacchetto consiste in una cartella di lavoro con macro, pertanto il prerequisito fondamentale è che ci sia installato Microsoft excel versione 2010 o superiore, e che le macro siano abilitate.

La procedura di attivazione delle macro cambia leggermente secondo la versione installata, per ottenere istruzioni passo passo è sufficiente digitare “come abilitare le macro” nella guida di Excel e si verrà indirizzati alla procedura corrispondente alla propria versione.

Installazione e panoramica

Una volta scaricato il pacchetto di installazione è sufficiente scompattare il file .zip in una cartella del proprio PC e aprire il file Excel corrispondente alla lingua preferita. Dopo la prima occhiata è consigliabile fare una copia prima di cominciare a lavorare.

Aprendo PI Budget Excel aggiunge una scheda di comandi alla barra multifunzione, questi comandi sono disponibili fino a che si tiene il file aperto e poi vengono rimossi riportando l’interfaccia allo stato iniziale. Come visibile in figura, la scheda è divisa in quattro gruppi, corrispondenti alle funzioni principali del programma:

• Impostazioni;
• Budget;
• Consuntivi;
• Scadenze;

In ogni gruppo troviamo due tipi di comandi:

• Pulsanti di navigazione;
• Pulsanti di comando;

I pulsanti di navigazione servono per attivare il foglio opportuno secondo le operazioni che si vuole fare.

I pulsanti di comando eseguono operazioni sui fogli corrispondenti.

Impostazioni

In questo foglio si decidono le preferenze e le impostazioni principali:

• Utente;
• Anno di riferimento e valuta;
• Capitoli e voci di spesa;

Sono disponibili 15 capitoli di budget, ognuno contenente un massimo di 10 voci, per un totale complessivo di 150 voci. Una volta impostata l’intestazione, l’anno di riferimento e la valuta (precaricata in euro), si può passare a modificare le macrocategorie di spese, rimanendo nel limite dei 15 capitoli; allo stesso modo, si possono cambiare i titoli delle voci di spesa.

Budget

La tabella Budget riporta i capitoli e le voci impostati in precedenza. In alto, troverete la tabella dedicata alle totale delle entrate e delle uscite previste, contenente una griglia con il totale annuo, la media mensile, i totali mensili e il differenza tra entrate e uscite; quando le spese superano le entrate, il valore si evidenzia in rosso. Più in basso, si trova la tabella riportante le voci dettagliate di spesa, in cui andranno inserito mensilmente il budget previsto. Anche qui, si riporta il totale annuo e la media mensile per ogni singola voce; questo strumento è utile in caso di spese ingenti ma singole, come può essere la manutenzione della casa, in quanto la media mensile darà un’indicazione di quanto occorre risparmiare al mese per raggiungere la cifra preventivata per i lavori (rapportata sui 12 mesi).

Scadenzario e spese

Questa sezione ha più obiettivi:

• Promemoria e programmazione delle scadenze
• Registrazione delle spese
• Consuntivazione

Consuntivo: modalità manuale

Il Consuntivo è pressoché identico al foglio Budget, ma qui occorre inserire le effettive spese sostenute e le reali entrate ricevute. Inoltre, in ogni cella è possibile fare dei calcoli, così da tenere traccia dei singoli importi che fanno un totale; una volta fatta l’addizione, nella cella compare il totale.

Consuntivo automatico

Questa è la procedura consigliata: registrando puntualmente le spese e le scadenze previste i totali vengono raggruppati automaticamente, associati alla categoria corrispondente e raffrontati col budget.

Procedure

Alla pagina budget excel come fare sono spiegate in dettaglio le procedure principali e “come fare per…”.