Una eventuale soluzione a questo problema può essere rappresentata dalla creazione di un prospetto a due colonne, una che contenga la descrizione delle linee di prodotto e una in cui sia riportato il fatturato riferito a una sola area geografica. Quindi dopo aver inserito i dati nella prima colonna, si potrebbe duplicare tale prospetto su altrettanti fogli di lavoro e crearne un altro in cui usare le formule 3D per calcolare i diversi totali o le percentuali. Vediamo, quindi, come si creano le formule 3D.
Una formula 3D si costruisce richiamando al suo interno l’intervallo dei fogli e le coordinate di cella. Per esempio, per fare la somma del contenuto della cella A1 dei primi dieci fogli di calcolo all’interno di una cella che si trova in un altro foglio di lavoro, la formula da usare sarà la seguente: =SOMMA(Foglio1:Foglio10!A1).

La formula 3D può, quindi, contenere anche altre funzioni di Excel. Per esempio, per calcolare la media dei valori presenti nelle celle A1 dei dieci fogli presi in considerazione, basterà scrivere la formula come segue: =MEDIA(Foglio1:Foglio10!A1).
Torniamo, quindi, al nostro prospetto riassuntivo delle vendite.

Immaginiamo di usare i primi ventuno fogli della cartella per riportare i dati relativi alle vendite effettuate in ogni regione italiana, e altri cinque fogli relativi alle vendite fatte in cinque stati esteri. 

Il prospetto avrà una struttura simile a quello in figura:

Nella cella B2, basterà quindi riportare la seguente formula: =SOMMA(Foglio1:Foglio21!B2) per calcolare la somma dei fatturati delle diverse regioni relative al prodotto A.

Per ottenere, invece, il totale delle vendite su mercato estero dello stesso prodotto A, potremo usare la seguente formula: =SOMMA(Foglio22:Foglio26!B2) nella cella C2.

Queste due formule possono essere estese alle altre celle trascinando verso il basso il quadratino di riempimento. Per calcolare il totale delle vendite del prodotto A, quindi, basta sommare le celle B2+C2 oppure usare ancora la funzione Somma, ma modificandone la formula in questo modo: =SOMMA(Foglio1:Foglio21!B2; Foglio22:Foglio26!B2).

Come visto, le formule 3D sono molto simili alle formule usate in genere in Excel, con l’unica differenza che non ci si riferisce a intervalli di celle, bensì a intervalli di fogli di calcolo contenenti una o più celle.

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Vediamo, quindi, come procedere alla costruzione di una funzione SE nidificata. Immaginiamo di dover creare una tabella come quella in figura, in cui inserire i risultati e i voti conseguiti da una classe di studenti durante l’ultimo trimestre. 

Nella colonna A andremo a inserire i Voti corrispondenti a ciascun alunno, e nella colonna B scriveremo il Risultato finale.

Nella cella A2, quindi, va inserito un voto da uno a dieci, a cui corrisponderà automaticamente una determinata etichetta tra “Ammesso” e “Non Ammesso” all’interno della cella B2.

Supponiamo di voler stabilire che “Non Ammesso” valga per tutti i voti inferiori al 6, e che “Ammesso” appaia per tutti i voti compresi tra 6 e 8, mentre l’etichetta “Ammesso a pieni voti” apparirà solo in corrispondenza di un voto compreso tra 8 e 10.

Poiché abbiamo deciso di rendere la funzione più semplice e di non usare gli operatori logici E ed O nella nostra funzione SE nidificata, basterà costruire la funzione SE includendo le condizioni di verifica in ordine crescente o decrescente. In genere, infatti, in questi casi si usa l’operatore E per costruire la funzione in questo modo: E(A2>0;A2<6), che serve a indicare appunto l’intervallo di voti da 1 a 6.

Ora, volendo ordinare in modo decrescente le condizioni senza ricorrere agli operatori logici, la funzione SE risulterà formulata nel modo seguente:

=SE(A2>=8; “AMMESSO A PIENI VOTI”; SE(A2>=6; “AMMESSO”;SE(A2>0; “NON AMMESSO”; “ “)))

In pratica, abbiamo chiesto a Excel di controllare SE il voto è maggiore o uguale a 8, nel caso in cui tale condizione fosse verificata, di restituire l’etichetta “Ammesso a pieni voti” nella cella corrispondente al risultato. Quindi, continuiamo a chiedere di verificare SE il voto è maggiore o uguale a 6, e di restituire l’etichetta “Ammesso”, nel caso la condizione risultasse tale. Infine, chiediamo di controllare SE il voto sia maggiore di zero e, nel caso, di restituire la dicitura “Non Ammesso”.

Nel caso in cui nessuna di tali condizioni dovesse verificarsi, allora chiediamo a Excel di restituire un’etichetta vuota, che abbiamo indicato con le doppie virgolette.

Formulando la funzione SE in questo modo, se il voto risulterà uguale a 7, nella cella corrispondente della colonna B Excel restituirà “Ammesso”, e interromperà automaticamente la lettura della funzione senza controllare che sia verificata anche la terza condizione, che risulterà ugualmente soddisfatta come la seconda.

Ora vediamo come procedere con la costruzione di una funzione SE nidificata, ordinando le condizioni in modo crescente.
La formula della funzione cambierà nel modo seguente:

=SE(A2=”“; ““;SE(A2<6; “NON AMMESSO”;SE(A2<8; “AMMESSO”; “AMMESSO A PIENI VOTI”)))

Questa volta abbiamo chiesto a Excel di controllare SE la cella A2 è vuota, e in tal caso di restituirci una stringa vuota. Quindi, chiediamo di nuovo che Excel verifichi SE il voto è inferiore a 6 e, nel caso, di restituire la dicitura “Non Ammesso”, infine vogliamo verificare SE il voto è inferiore a 8 e, in tal caso, chiediamo a Excel di restituire l’etichetta “Ammesso”. Se nessuna delle condizioni precedenti dovesse essersi verificata, allora Excel restituirà la dicitura “Ammesso a pieni voti”.

Quindi, se per esempio il voto è uguale a 5, Excel inserirà in Risultato l’etichetta “Non Ammesso” e non verificherà le altre due condizioni, dato che risulteranno soddisfatte come la prima.

Se l’ordine delle condizioni è crescente, il segno da usare sarà quello di minore “<”, mentre se tale ordine è decrescente, il simbolo da utilizzare sarà quello di maggiore “>”.

In figura riassumiamo in breve i nostri due esempi:

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Quando si crea un nuovo prospetto con Excel, è buona norma svuotarlo di eventuali dati esemplificati già presenti. Può accadere, però, che nell’effettuare tale operazione, appaiano su video dei messaggi di errore, in quanto il foglio Excel interpreta le celle vuote come zero. Nel caso del calcolo percentuale, che richiede la divisione di una parte rispetto al tutto moltiplicata per cento, se cancelliamo le celle di input compare il messaggio di errore #DIV/0! (vedi articoli sul calcolo percentuale in Excel).

La funzione SE.ERRORE serve proprio per dare ad una via d’uscita al foglio Excel nei casi in cui:

• La formula effettivamente non può essere risolta (la cella vuota vale zero …e al denominatore non va bene: “zero al quoto!”);
• Però lo sappiamo e non è un problema se tutto torna a funzionare non appena i valori di input vengono forniti;

Vediamo, quindi, come e quando sia possibile usare questa funzione in Excel, Immaginando di voler creare un prospetto che ci permetta di calcolare la quota di partecipazione dei soci in base al valore conferito.

Calcolo percentuale senza errori…

Iniziamo col creare una tabella come quella in figura, in cui nella prima colonna inseriremo i nomi dei soci dell’azienda, riempiremo la seconda colonna scrivendo i dati corrispondenti ai conferimenti eseguiti nell’impresa, e infine nella terza colonna stabiliremo la quota del capitale sociale relativa a ciascun socio dell’impresa. 

All’interno della cella B5, useremo la funzione SOMMA per calcolare il totale del capitale sociale dell’azienda.

Per determinare, invece, il valore in percentuale relativo a ciascun conferimento, dovremo dividere ogni dato della colonna B per il totale del capitale sociale. Per  farlo useremo la formattazione Stile Percentuale (descritta in questi articoli sul calcolo percentuale). Quindi, nella cella C2 inseriremo la seguente formula: =B2/$B$5. Poiché la cella B5 è stata impostata con riferimento assoluto, sarà possibile trascinare verso il basso la formula appena inserita in C2, così da farla valere per tutta la colonna C. 

Spostandoci all’interno della cella C5, useremo di nuovo la funzione SOMMA per stabilire il totale delle percentuali presenti nella terza colonna. Infatti, è sempre meglio verificare la correttezza delle formule inserite: in questo caso la funzione SOMMA dovrà necessariamente dare come risultato 100%.

A questo punto, decidiamo di svuotare il nostro prospetto, ovvero di eliminare tutti i dati della colonna conferimenti. Nel farlo, però, appariranno dei messaggi di errore nella colonna C, e questo dipenderà dal fatto che la cella in cui era stato inserito il totale del capitale sociale risulterà vuota, inoltre, avendo svuotato anche la colonna con i dati relativi ai conferimenti, il calcolo della percentuale non risulterà più fattibile. 

 Proprio per evitare il messaggio di errore, possiamo ricorrere alla funzione SE.ERRORE. Dal menu Formule selezioniamo Logiche. Apparirà l’elenco corrispondente da cui sceglieremo la funzione SE.ERRORE. noteremo subito che questa funzione è formata da due argomenti: il primo, denominato Valore, che deve appunto contenere un valore o una formula, e il secondo denominato Valore Se Errore, che deve mostrare un valore o un messaggio in sostituzione dell’errore evidenziato da Excel.

In pratica, la funzione SE.ERRORE restituisce il secondo argomento se c’è un errore, mentre in caso contrario restituirà il valore dell’espressione stessa. Quindi nel nostro caso se mettiamo come primo argomento il calcolo percentuale e come secondo argomento zero, è un po’ come se dicessimo al foglio Excel: “prova a calcolare la percentuale, se ci riesci fammi vedere il risultato, altrimenti scrivi zero”.

 Per farlo seguendo l’esempio in figura, basta cambiare la formula inserita con la seguente: =SE.ERRORE(B2/$B$5;0). In questo modo abbiamo ordinato a Excel di visualizzare uno zero al posto del precedente messaggio di errore. Ora è possibile trascinare il contenuto della cella C2 per farlo valere anche alle altre celle. 

Il prospetto finale, quindi, si presenterà così come nella figura sottostante: pronto, pulito e senza errori.

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Quando, durante un calcolo o una funzione, si fa riferimento a celle che si trovano in un altro foglio di calcolo, bisogna trascrivere il nome del foglio che le contiene davanti alle coordinate delle celle, seguito dal punto esclamativo.
Per esempio, se in una cella del foglio 1 si vuole dividere la cella A1 per la cella C3 del foglio 2, si dovrà scrivere la seguente formula: =A1/Foglio2!C3.

Mentre se si vuole inserire la divisione all’interno di una cella del foglio 2, si dovrà scrivere nella stessa cella la formula: =Foglio1!A1/C3.

Se la stessa divisione la si vuole effettuare in una cella del foglio 3, si scriverà: =Foglio1!A1/Foglio2!C3, questo perché entrambe le celle sono esterne al foglio in cui viene eseguito il calcolo.

Volendo ottimizzare tale procedura, è possibile anche usare il mouse. Quindi, dopo esservi posizionati nella cella del foglio 3, basterà digitare il segno uguale =, selezionare nella parte inferiore il foglio 1 e la cella A1, quindi digitare il segno di divisione /, selezionare il foglio 2 e la cella C3 e dare l’ok con Invio.

Se, invece, si vuole far riferimento a un intervallo di celle che si trova su un foglio diverso da quello di immissione della formula, bisognerà inserire il nome del foglio prima dell’intervallo. Per esempio, immaginiamo di voler sommare l’intervallo B2:B8 del foglio 1 nella cella B2 del foglio 2. La formula corretta da scrivere sarà: =SOMMA(Foglio1!B2:B8).

Come spostare diversi fogli di calcolo in cartelle di lavoro differenti

Quando si usa più di un foglio Excel alla volta, è consigliabile, prima di tutto, rinominarli così da poterli subito individuare. Per far ciò, basterà fare doppio clic sul nome del foglio e inserire il nuovo nome, oppure è possibile usare il menu contestuale, che appare cliccando sul tasto destro del mouse dopo essersi posizionati sull’intestazione del foglio, e scegliere la voce Rinomina.

Durante la modifica del nome del foglio, Excel cambierà automaticamente anche il riferimento di cella o di intervallo contenuto nelle formule o nelle funzioni già usate.

Per esempio, se decidiamo di rinominare il nostro foglio 1 con il nome “Inventario”, la funzione appena vista, che si trova nella cella B2 del foglio 2, si trasformerà in modo automatico nella seguente formula: =SOMMA(‘Inventario’!B2:B8).

Noterete come, usando il menu contestuale, sia possibile aggiungere, spostare, eliminare o duplicare un foglio di calcolo. Si tratta di operazioni che si possono effettuare anche usando il comando ‘Inserisci foglio’ presente nel menu Inserisci, oppure usando le voci ‘Elimina Foglio’ o ‘Sposta o copia foglio’ presenti nel menu Modifica.

Se vogliamo spostare un foglio Excel, dovremo indicare anche la nuova posizione dove intendiamo spostarlo, selezionandola proprio dalla finestra ‘Sposta o copia’, mentre per duplicare lo stesso foglio di calcolo basterà semplicemente spuntare l’opzione ‘Crea una copia’, presente sempre nella stessa finestra ‘sposta o copia’.

La finestra ‘Sposta o copia’ è comoda e utile nel momento in cui si vuole spostare o duplicare un foglio all’interno di una nuova cartella di lavoro o in una cartella diversa.

Differentemente dal Copia Incolla, questo procedimento permette di mantenere inalterata la formattazione del foglio quanto a dimensione delle colonne, bordi e sfondi.

Se vogliamo spostare un foglio di calcolo all’interno della stessa cartella di lavoro, basterà selezionare il foglio in questione e trascinarlo col mouse verso la posizione desiderata. Per creare, invece, una copia durante la stessa procedura, bisognerà semplicemente tenere premuto il tasto CTRL .

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Come anticipato negli articoli precedenti, il calcolo percentuale non è altro che un modo per esprimere quanto vale “una parte” rispetto a un “tutto”. Di conseguenza dire che a un imponibile va aggiunto il 22% di IVA sta ad esprimere che la tassa vale poco più di un quinto del valore, e di conseguenza fatto 100 EUR l’imponibile ne vanno aggiunti 22.

Per generalizzare l’operazione, prendiamo il nostro foglio Excel e inseriamo le formule di calcolo IVA con questi passi:

• Selezionare la cella C36, applicare il formato percentuale (puoi vedere come si fa nell’articolo: Calcolo percentuale: Excel cosa offre?) e digitare 22;
• In C38 digitare =C36*C37

Adesso se inseriamo in C37 un valore qualsiasi il foglio Excel aggiorna da solo il calcolo IVA in C38. Per completare le cose adesso possiamo selezionare C39 e digitare =C38+C37, poi aggiungiamo le scritte “imponibile”, “Iva percentuale”, “Importo IVA”, “Totale fattura” a fianco delle celle e otteniamo il risultato dell’immagine più sotto: un semplicissimo foglio Excel per calcolare la percentuale IVA di un qualsiasi imponibile.

Naturalmente anche modificando l’aliquota, il calcolo IVA si aggiorna di conseguenza.

Esempio 2: scorporo IVA con percentuale nota

Un altro calcolo percentuale che può servire è il seguente: dato un importo totale ricavare il valore imponibile e quello dell’IVA. Per farlo dobbiamo ragionare sul fatto che il totale lordo è composto da: PrezzoLordo = PrezzoNetto + IVASulNetto, ma siccome l’IVA è in percentuale possiamo dire:

• PrezzoLordo = PrezzoNetto + IVA/100 * PrezzoNetto
• Che equivale a PrezzoLordo = (1 + IVA/100) * PrezzoNetto
• E di conseguenza PrezzoNetto = PrezzoLordo / (1 + IVA/100)

Cosa che andiamo subito a riportare nel foglio Excel; sotto la parte appena fatta per il calcolo IVA andiamo a mettere queste formule:

• Selezionare C43, applicare il formato percentuale e poi digitare 22 (il foglio Excel si arrangia da solo a trasformarlo in 22/100, per approfondire puoi vedere l’articolo: Calcolo percentuale: Excel cosa offre?);
• Selezionare C44 e digitare la formula =C46/(1+C43)

In questo modo abbiamo ottenuto l’imponibile, adesso calcoliamo il valore dell’IVA andando a digitare in C44 la funzione =C46-C45 (come sempre alla fine dell’articolo si può scaricare un foglio con tutti gli esempi).

Esempio 3: scorporo IVA con valore noto

Caso simile al precedente, però stavolta conosciamo l’importo applicato e vogliamo calcolare la percentuale IVA. Utilizziamo lo stesso foglio Excel andando a scrivere più in basso, per ottenere il risultato in figura dobbiamo inserire:

• In C52 ricaviamo l’imponibile con la formula =C53-C52
• In C50 per calcolare l’aliquota = C52/C51 e poi naturalmente applichiamo di nuovo il formato percentuale;

Esempi vari: calcolo percentuale di sconto, scorporo dello sconto

E’ molto simile al calcolo dell’IVA; anche qui ragioniamo su due casi: conosciamo il prezzo di partenza e la percentuale di sconto e vogliamo sapere il prezzo finale, oppure vogliamo controllare che il prezzo finale sia congruente con lo sconto dichiarato.

Utilizzando il foglio Excel di prima con il solito schema, non dobbiamo fare altro che moltiplicare il prezzo di listino per lo sconto/100 (o nel formato percentuale di Excel) per ottenere il valore dello sconto, e poi sottrarlo dal prezzo iniziale.

Viceversa se vogliamo inserire prezzo inziale e prezzo finale e lasciare al foglio Excel il calcolo percentuale possiamo usare le formule come riportato nelle immagini più sotto.

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Clicca qui per scaricare il foglio excel con gli esempi discussi in questo articolo.

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Cominciamo a scrivere la testata come nell’articolo precedente, posizionandoci qualche riga più sotto.

• Prepariamo una intestazione alla tabella scrivendo: “Articolo” in B25, “Fatturato 2014” in C25, “Percentuale” in D25;
• Selezionare la riga di intestazione appena creata e una riga in più sotto.
• Dalla Scheda “Inserisci” prendiamo il comando “Tabella”, confermiamo che la tabella ha una intestazione e diamo ok.

 Excel crea una tabellina formattata con dei colori predefiniti:

Notiamo che selezionando una cella dentro l’intervallo colorato, nella barra dei menu appare la voce “Strumenti tabella” con sotto-menu “Progettazione”; questo perché la selezione si trova dentro un oggetto “tabella” che in Excel ha un proprio menu e dei comandi specifici; ad esempio possiamo cambiare la formattazione, colori, stili, se rendere la riga d’intestazione diversa dalle altre o meno, ecc.

Tornando al nostro calcolo percentuale delle vendite, riprendiamo a compilare la tabella:

• Digitare Art. A in B26;
• Subito sotto, in B27, Art. B;

notiamo che all’uscita della cella Excel ha provveduto ad espandere l’area colorata, cioè ha allargato automaticamente la tabella per alloggiare i nuovi dati appena inseriti.

Cliccando sul simboletto col fulmine (che si chiama “smart tag”), ci appare un menu dal quale eventualmente possiamo decidere di non espandere automaticamente la tabella.

A noi sta bene che si espanda, quindi andiamo avanti ad immettere i dati per calcolare le percentuali, e compiliamo le celle con il fatturato.

Adesso si deve inserire la formula che estrae la percentuale, ma per farlo useremo un modo diverso di gestire i riferimenti:

• Selezionare D26;
• digitare =

Poi con il mouse cliccare la cella C26; notiamo che Excel sta inserendo delle parentesi quadre e un richiamo alla intestazione della colonna, per adesso lasciamolo fare;

• Andiamo avanti inserendo il simbolo / per la divisione, poi somma(
• Adesso con il mouse selezioniamo tutta la colonna “Fatturato 2014” (cliccando sulla testata e tenendo premuto il tasto del mouse trasciniamo verso il basso);

Excel ha provveduto a trasformare il nostro input in un riferimento a tutta la colonna del fatturato; a questo punto chiudiamo la parentesi e digitiamo invio;

Notiamo subito che Excel ha propagato la formula anche all’altra riga, e che il calcolo è giusto senza che ci siamo dovuto preoccupare di indicare riferimenti relativi o assoluti (o meglio: lo abbiamo fatto implicitamente quando siamo andati a selezionare l’intera colonna); ci manca solo di selezionare le celle D26 e C27, applicare il formato percentuale e fino a qui siamo a posto.

Per capire il vantaggio delle tabelle, andiamo a scrivere Art. C  nella prima riga disponibile, notiamo che dopo l’invio:

• Excel ha espanso la tabella;
• aggiunto la  formula che fa il calcolo percentuale;

Inoltre soprattutto il totale complessivo è associato all’intera colonna, per cui non appena digitiamo un valore nel fatturato 2014 dell’articolo C vediamo che si aggiornano tutte le percentuali. 

Rispetto all’esempio dell’articolo precedente il risultato non è poi così diverso, ma abbiamo ottenuto una tabella dinamica che rende molto più comoda l’aggiunta successiva o la cancellazione di righe.

Un altro aspetto delle tabelle che vale la pena di sottolineare qui è la facilità di aggiungere riepiloghi e totali:

• selezionare una cella all’interno dell’area colorata;
• compare il menu tabella, se nella scheda “Opzioni stile tabella” spuntiamo “Riga totale”, automaticamente Excel aggiunge in fondo alla tabellina una riga di riepilogo con la somma complessiva delle percentuali;

In questo caso nella riga del totale ha senso la funzione somma, che Excel ha aggiunto per noi, se volessimo cambiare, ad esempio mettendo il conteggio dei valori, basta selezionare l’ultima cella della colonna percentuale e dal simbolo di menu a tendina che appare andare a scegliere la funzione che ci occorre.

A questo punto la tabella percentuali è finita, se ci servisse aggiungere altre righe ci sono due modi:

• Spegnere momentaneamente la riga dei totali, digitare nella prima riga libera (come fatto prima) e poi riaccenderla;
• Oppure semplicemente prendere il triangolino che appare in basso a destra nell’ultima cella e trascinare verso il basso: il programma aggiungerà automaticamente le righe che servono.

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Clicca qui per scaricare il foglio excel con gli esempi discussi in questo articolo.

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Come primo esempio di calcolo percentuale partiamo dal più semplice: dato un numero, che percentuale rappresenta rispetto al totale? Esempi:

• Su 10 aventi diritto, 8 sono venuti a votare, quale è la percentuale di votanti? (8/10*100 =80%)
• Antonio ha preso 6 voti, quale è la percentuale rispetto ai votanti? (6/8*100=75%)

Come vediamo si tratta di fare una moltiplicazione e una divisione, facilmente alla portata nel foglio excel, quindi la prima cosa che viene in mente è scrivere direttamente la formula e fagli fare il conto:

Un passo in avanti si fa sfruttando la formattazione delle celle in Excel: se scriviamo solo il rapporto in una cella, e poi applichiamo il formato percentuale (pulsante con il simbolo % sulla scheda Home), Excel traduce direttamente il risultato in una percentuale.

Fino a qui abbiamo usato il programma grosso modo come useremmo la calcolatrice: digitiamo i numeri e l’operazione e poi premiamo invio; ovviamente con Excel possiamo fare di meglio, ad esempio:

• Digitare 1 in C7;
• 3 in D7;
• In E7 digitare =C7/D7*100;

Come in tutte le funzioni Excel, andando a cambiare il valore nella cella C7 o D7, il calcolo si aggiorna automaticamente all’uscita della cella. Naturalmente lo stesso principio si applica usando il formato percentuale:

• Inserire 1 in C8;
• 3 in D8;
• In E8 scrivere =C8/D8;
• Dopo il tasto invio, in E8 troviamo 0,333333333;
• Applicando poi alla cella E8 il formato percentuale ritroviamo il risultato atteso:

Sfruttiamo meglio Excel: calcolo percentuale di vendite

Per questo esempio supponiamo una ditta o un negozio che tratta cinque articoli, e vuole un colpo d’occhio su quale è stato il contributo di ognuno al fatturato dell’anno scorso. Vediamo un paio di modi per farlo, prima con una normale tabellina, e poi in un articolo successivo, con la funzione “Inserisci tabella” del foglio Excel.

Cominciamo con i seguenti passi (nota: alla fine dell’articolo si può scaricare un foglio Excel con tutti gli esempi visti).

• Prepariamo una intestazione alla tabella scrivendo: “Articolo” in B13, “Fatturato 2014” in C13, “Percentuale” in D13;
• Selezioniamo le celle appena compilate e applichiamo un formato diverso, ad esempio carattere grassetto. (quando si ha a che fare con liste ed elenchi in Excel è sempre buona norma dargli una intestazione, e applicare alla prima riga un formato diverso, questo aiuta il programma a capire che la tabella ha una intestazione e dove è).
• Nella colonna degli articoli mettiamo dei nomi fittizi;
• Nella colonna “Fatturato 2014” gli importi. Una volta compilata la colonna del fatturato, conviene selezionare tutte le celle contenenti importi e applicare il formato valuta (Il comando si trova sotto la scheda home vicino a quello usato per la formattazione percentuale);

 Una volta inseriti gli importi ci serve il totale:

• Selezionare C19;
• Dalla scheda formule scegliere la funzione Somma  automatica;
• Il programma ci propone la somma sulla colonna degli importi, che possiamo accettare premendo invio.

A questo punto possiamo inserire le formule sulle righe, per fare il calcolo percentuale:

“Fatturato Art. x”/”Fatturato Totale” %. In D14 possiamo digitare direttamente:

=C14/C19

poi applicando il formato percentuale avremo il risultato che ci serve.

La stessa cosa va ripetuta per ogni articolo, per farlo sfruttiamo una delle funzionalità più importanti di Excel: i riferimenti relativi e assoluti, ritorniamo in D14 e digitiamo:

=C14/$C$19

Praticamente la stessa formula di prima, solo che l’indirizzo del totale è scritto col simbolo $ (dollaro) sia davanti alla lettera di colonna che al numero di riga. Adesso possiamo selezionare D14, copiare e incollare in tutte le altre celle a fianco degli articoli. Excel automaticamente aggiorna le formule in modo che la riga corrente cambi, ma il totale di riferimento rimanga sempre lo stesso. (Per saperne di più: riferimenti assoluti e relativi nel foglio Excel).

Clicca qui per scaricare il foglio excel con gli esempi discussi in questo articolo.

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• Se sto comprando un oggetto da 3 EUR mi stai facendo un bello sconto;
• Se sto comprando un oggetto da 500 EUR …anche no;

Esprimendo lo sconto in percentuale, infatti, vediamo subito che:

• 1 su 3 è il 33% abbondante (quindi “tanta roba”);
• 1 su 500 è lo 0,2%

Il calcolo “manuale” è semplice, come mostrato qui sotto con la calcolatrice di Windows: prendo la parte, la divido per il tutto e poi moltiplico per 100.

Esprimere un valore in percentuale da una percezione più chiara dell’importanza di una parte rispetto al tutto, specie se si associa la rappresentazione grafica.

Nella pratica succede spesso che la percentuale sia utilizzata per rappresentare quote di un importo: l’esempio più diffuso e meno simpatico è l’IVA al 22% e di conseguenza il calcolo percentuale diventa parte dell’amministrazione quotidiana per le aziende e i commercianti, e va ripetuto nei vari documenti (ad esempio IVA sulla singola riga, IVA totale, ecc. per una fattura). Qui diventano particolarmente comodi i sistemi informativi come Excel per automatizzare le operazioni più ripetitive, e possibilmente risparmiare errori.

Nel seguito riportiamo qualche esempio applicativo per gli scenari più comuni:

• Percentuali di vendita;
• Calcolo dell’IVA o altre imposte;
• Scorporo dell’IVA;
• Sconti e ricarichi;
• Ecc.

Puoi seguire gli esempi passo passo, oppure scaricare direttamente un foglio Excel con tutti gli esempi discussi.

Immaginiamo di avere sul foglio Excel un prospetto, i cui dati inerenti a uno specifico campo siano stati trascritti in lettere minuscole. Supponiamo, quindi, di voler sostituire questi testi scritti in minuscolo con caratteri maiuscoli per poter trascrivere correttamente gli indirizzi dei clienti su lettere e buste. Poiché, diversamente da Word, in Excel non c’è un comando che permette di formattare in maiuscolo il testo contenuto in una cella, bisogna risolvere il problema ricorrendo alla funzione MAIUSC, che appartiene appunto alla categoria Testo e la cui formula è: =MAIUSC(testo).

Supponiamo di avere un database come quello in figura, in cui tutte le città sono scritte in lettere minuscole e le vogliamo trasformare in maiuscole. Per poter effettuare questo cambio, sarà sufficiente posizionarsi sulla cella E2 e digitare la formula seguente: =MAIUSC(D2). Quindi, basterà trascinare la funzione verso il basso e fino all’ultimo dato del database per permettere a tutte le celle di cambiare le lettere del testo.

Le funzioni, però, non permettono di sostituire direttamente il valore presente in un’altra cella del foglio di calcolo, per cui bisognerà usare il seguente procedimento: selezionate l’intera colonna E, cliccate sul comando Copia e selezionate la colonna D, quindi scegliete il comando Modifica/Incolla speciale.

Apparirà, a questo punto, la finestra omonima di Incolla speciale, da cui spunterete l’opzione Valori.

Ora  per completare il procedimento, sarà sufficiente eliminare del tutto la colonna E. 

Se vogliamo trasformare nomi scritti tutti maiuscolo o minuscolo in modo che abbiano l’iniziale maiuscola e tutto il resto minuscolo c’è la funzione MAIUSC.INIZ().

Come unire più campi di un database

In alcuni casi, di fronte a un prospetto aziendale non del tutto efficiente, può capitare di voler sistemare il report utilizzando alcune funzioni presenti sul foglio Excel.

Immaginiamo di avere un database che riporti nomi e cognomi dei clienti dell’azienda, e che si voglia unire i due campi in cui sono riportati il nome e il cognome in un unico campo. In questo caso, per unire uno o più campi di un foglio di lavoro è sufficiente usare la funzione CONCATENA, che appartiene sempre alla categoria Testo, e la cui formula è: =CONCATENA(Testo1; Testo2;…).

Ovviamente gli argomenti che formano tale funzione possono essere costituiti da testo o dai riferimenti alle celle presenti nel database.  Se si vuole lasciare uno spazio tra due testi per separarli, è necessario mettere come argomento della funzione le due virgolette separate da uno spazio, ovvero “ “.

In questo caso, supponiamo di voler unire il testo contenuto nella cella A2 con quello presente nella cella B2. La formula della funzione sarà così scritta: =CONCATENA(A2; “ “; B2). In  questo modo abbiamo ordinato a Excel non solo di unire il nome e cognome, ma anche di lasciare uno spazio tra l’uno e l’altro testo. In Excel, tale funzione può anche essere sostituita dalla “&”, ovvero l’operatore di concatenazione, per cui è possibile riscrivere la formula anche nel modo seguente: =A2&” “&B2.

Per unire più campi di un database, basterà inserire in una nuova colonna dei dati che contengano la funzione Concatena, o la formula con la &, e copiare i risultati della concatenazione all’interno di una delle due colonne, tra Nome e Cognome, usando Incolla speciale ed eliminando le colonne che risultano superflue.

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• salvano temporaneamente dei dati a comando dell'utente: “taglia” o “copia”;
• li vanno a riprendere, sempre a comando dell’utente, per metterli da un’altra parte nel medesimo foglio di calcolo, piuttosto che in altri programmi: “incolla”;
• li possono anche elaborare prima di rimetterli sul foglio di calcolo: “incolla speciale”;

In ogni foglio Excel il comando è sulla barra multifunzione, nella scheda “Home”, nel gruppo “appunti”, che è il primo a sinistra perché ospita comandi che si usano spesso:

• incolla
• incolla speciale
• taglia
• copia
• copia come immagine
• copia formato

Come vedremo nel seguito è anche disponibile da menu di scelta rapida e comando da tastiera.

Copia e incolla

Il primo e più semplice utilizzo del copia/incolla è quando si ha un testo da ripetere più volte e non si vuole riscriverlo. Il pulsante copia serve proprio a memorizzare temporaneamente quello che si è selezionato, i pulsanti incolla a rimetterla in un’altra posizione (o in un altro programma). La procedura è abbastanza semplice:

• Selezionare le celle o gli oggetti da copiare;
• “Copia” (notare che l’area copiata è evidenziata da un bordino tratteggiato lampeggiante);
• Selezionare un’altra posizione nel foglio;
• “Incolla”: quello che avevamo selezionato si riporta pari pari nella posizione scelta;

Visto che sono operazioni da fare spesso, è molto comodo usare la tastiera:

• CTRL+C (che significa “premere contemporaneamente il tasto ctrl ed il tasto C) per copiare;
• CTRL+V per incollare (una volta che abbiamo cliccato la cella dove vogliamo incollare);

Un altro modo per gestire comandi di copia e incolla lo troviamo nel menu contestuale, cioè quello che si apre facendo clic destro in un punto qualsiasi del foglio Excel. Anche qua i primi quattro comandi riguardano proprio il taglia copia incolla (con alcune opzioni):

Taglia e incolla

Il funzionamento è analogo a prima:

• Si selezionano alcuni elementi del foglio;
• “Taglia” (di nuovo la selezione è evidenziata con bordo tratteggiato che lampeggia);
• Si seleziona la destinazione;
• “Incolla”: la selezione si riporta pari pari sul punto scelto; però stavolta quello che avevamo selezionato all’inizio è sparito (in pratica è come se l’avessimo spostato);

Questi comandi li hanno chiamati taglia/incolla per ovvia analogia con quello che si farebbe su un foglio di carta, quando era in voga la metafora della “scrivania” per  progettare l’interfaccia utente dei PC.

Incolla speciale e gli altri comandi

Fino a qui tutto abbastanza facile, quasi scontato per chiunque utilizzi un computer. Come accennato all’inizio oltre a riportare lo stesso contenuto in più parti, questi comandi servono anche a modificarlo: in pratica possiamo sfruttare gli appunti per “appoggiare li qualcosa”, “lavorarlo” e riprendercelo. Questo si fa con i comandi che troviamo sotto alle varie icone disponibili nel menu contestuale, oppure con i pulsanti  che si estraggono cliccando la freccetta sotto all’icona incolla.

Il menu ci presenta una serie di pulsanti con  le principali opzioni disponibili, e anche  un rimando “Incolla speciale…” che apre una ulteriore maschera con opzioni. Andando con ordine:

• I comandi nel il gruppo sotto alla scritta “Incolla” riguardano il formato, in poche parole ci permettono di decidere se vogliamo applicare la formattazione di origine, oppure ad esempio, incollare dati  da un foglio che aveva formati e colori suoi senza “pasticciare” l’area di arrivo;
• I comandi nel gruppo “Incolla valori” sono utili quando si vogliono prendere i risultati di un calcolo senza riportare le formule (e tutti i dati che servono al calcolo);
• Sotto “Altre opzioni incolla” possiamo fare delle manipolazioni “importanti” sul contenuto copiato, che vanno dal trasformarlo in una immagine a renderlo un collegamento che si aggiorna automaticamente quando cambiano i dati di origine;
• Infine “Incolla speciale…” apre la scheda omonima con tutte le operazioni che possiamo fare sulla selezione prima di incollarla;

Questa è solo una carrellata iniziale su quello che si può fare con il copia e incolla, nei prossimi articoli vedremo alcuni usi particolarmente comodi, in particolare:

• Copia e incolla di formule;
• Copia e incolla da e verso altri programmi (ad esempio per stampare in un resoconto impaginato su word dei dati calcolati su un foglio Excel);

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Introduzione al foglio Excel

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Scorrendo il foglio con il tasto “TAB” o con le frecce ci si sposta fra le varie celle di input nelle quali va inserito:

• Ammontare del prestito;
• Tasso di interesse annuale;
• Durata del pagamento in anni;
• Numero di pagamenti all’anno;
• Data inizio prestito;
• Eventuali pagamenti extra che si prevede di fare alle varie scadenze;

Appena finito di compilare le caselle di input la parte bassa del foglio di calcolo si popola di risultati, mentre la parte destra mostra l’importo della rata e l’ammontare complessivo degli interessi da pagare.

Notiamo che ci è permesso selezionare solo le celle colorate in arancione, cioè di “input”, grazie alla protezione del foglio di lavoro, che Escel offre per evitare che si modifichi per sbaglio una cella che contiene formule. L’effetto di fare apparire la parte bassa colorata in giallo solo quando tutti i dati sono stati inseriti, è fatto con la formattazione condizionale, che permette di tenere “nascosti” i valori delle celle nella parte bassa del foglio, fino a che non sono stati immessi tutti i dati di input che servono a produrre un risultato che ha senso. (Per chi volesse approfondire queste funzionalità, vengono discusse nella sezione del sito dedicata a Excel).

Tornando alla rata del mutuo quindi, per chi vuole arrivare in fretta al risultato, il foglio appena creato ha già tutto quello che serve: ammontare della rata, totale degli interessi previsti, sviluppo nel corso degli anni di capitale e interessi (utile per farsi un’idea di quanto si andrebbe a risparmiare rimborsando il prestito prima della sua naturale chiusura, al netto ovviamente delle eventuali spese che l’istituto di credito può applicare).
Per chi vuole capire come funziona, andiamo a vedere come viene applicata la funzione RATA() , per farlo dobbiamo sbloccare il foglio: si seleziona la scheda “Home”, menu “Formato”, nel quale troviamo il comando “Rimuovi protezione foglio”; adesso possiamo selezionare tutte le celle e vedere le formule contenute.

In particolare, selezionando la cella J4 troviamo che viene usata la funzione RATA(). La rimanente parte della formula serve a fare in modo che la cella non mostri niente fino a che non abbiamo compilato tutti i dati di input.

La funzione RATA() ha bisogno di tre argomenti per funzionare (gli ultimi due sono facoltativi):

gli argomenti obbligatori sono:

• Tasso_int
• Periodi
• Pv

Tasso_int = è il tasso di interesse. Si intende il tasso relativo al periodo tra i pagamenti, per cui se si paga una volta l’anno andrà considerato l’interesse annuale, 2 l’interesse semestrale ecc. Attenzione perché la funziona utilizza il valore decimale, cioè per indicare 10% dobbiamo scrivere 0.1.
Nella formula di questo esempio vediamo che il primo argomento è un calcolo: Tasso_interesse/Num_pag_anno, questo proprio per fare in modo che se prevediamo pagamenti mensili il tasso annuo venga diviso per dodici ottenendo un tasso mensile.
Osservazione: nella casella Tasso d’interesse annuale leggiamo 10%, quindi Excel ha già provveduto a fare i calcoli da solo sapendo che 10% vale 0,1. Per sincerarcene basta selezionare la cella e dalla scheda “Home” cambiare il formato da percentuale in numero:

Il secondo argomento obbligatorio della funzione RATA() è “Periodi” cioè il numero di pagamenti totale, e nell’esempio troviamo proprio il calcolo Anni_prestito*Num_pag_anno;
Infine pv che rappresenta il “valore attuale”, cioè l’importo.

Naturalmente per calcolare i costi effettivi, la convenienza e fare dei confronti servono altri dati come ad esempio eventuali costi di apertura pratica, gestione, ecc. e probabilmente la consulenza di un professionista non guasta, resta il fatto che un rapido calcolo fai da te è sempre un buon modo per fare un controllo veloce.

Catalogare e raggruppare: tutte le famiglie e le situazioni sono diverse, ed ogni bilancio familiare è un caso a se; ci sono comunque delle categorie di spese che accomunano a tutti, e tutti fanno delle spese che si possono raggruppare in categorie omogenee (abbigliamento, casa, figli, auto, ecc.). Catalogare le spese ci aiuta a visualizzare il quadro generale e a non scordarci le micro-uscite: due soli caffè al giorno son sempre 60 euro alla fine del mese. Qui si comincia a capire il vantaggio del computer rispetto alle registrazioni su carta: un calcolatore è sicuramente più comodo e veloce, e poi ci permette di cambiare classificazione e raggruppamenti, se necessario, senza dover rifare tutte le somme a mano).

Programmare: le informazioni sono fondamentali per capire la situazione, ma se non le usiamo attivamente il risultato è chiudere la stalla quando son scappati i buoi. Quindi dobbiamo usare la nostra storia come dato di partenza per programmare il futuro, in altri termini: sapere dove abbiamo speso in passato ci serve a capire come e dove risparmiare in futuro. Come farlo:

• Fissare degli obiettivi a breve e a lungo: che siano risparmi da accantonare, piuttosto che spese da fare, dobbiamo saperlo per tempo; se chiariamo gli obiettivi sapremo poi gestire le priorità e prendere le giuste decisioni. Distinguere fra traguardi a breve e a lungo termine è molto importante, soprattutto per “difendere” gli accantonamenti che serviranno più in là nel tempo, dalla tentazione di usarli per qualcosa d’altro.
• Associare le entrate alle altre voci del bilancio familiare (uscite previste) e agli obiettivi. Non è che si debba dare ad ogni euro che entra “un nome e un cognome”, però saper programmare quanto va destinato alle diverse voci di budget, obiettivi compresi, è il modo per arrivarci. Un buon sistema per tenere le cose separate è mettere fisicamente in un posto diverso i fondi che serviranno per i nostri traguardi di medio e lungo termine: al giorno d’oggi sono disponibili (anche online) diverse opzioni di accantonamento, piuttosto che semplici conti correnti a costi bassissimi, libretti di risparmio o altro che diventano il “salvadanaio” specifico per gli obiettivi di lungo. Non andiamo in dettaglio sulle varie opzioni, rendimenti, tipologie di accantonamento e come far fruttare questi risparmi (ci sono anche in rete molte fonti di informazione al riguardo), l’importante è cercare il più possibile di avere un “cassetto” separato per le diverse cose.

Controllare: una buona pianificazione del bilancio familiare ci da la mappa da seguire, ma per sapere da che parte stiamo andando ci serve la bussola: abituandoci a registrare regolarmente entrate ed uscite possiamo verificare come va rispetto alla previsione, cioè capire se rispettiamo il “budget” che ci siamo prefissi e stiamo andando nella direzione giusta per non avere sorprese alla fine del mese.

Togliersi qualche soddisfazione di questi tempi è sempre più dura, e proprio per questo se ci vogliamo togliere qualche sfizio abbiamo bisogno di programmare accuratamente le spese per mettere da parte quello che serve; che sia il telefonino nuovo o la quarta Ferrari col tuo stipendio da calciatore bisogna sapere cosa entra e cosa esce per non fare errori. L’importante è comunque cercare di evitare acquisti non urgenti, ma soprattutto non programmati.

Apparirà la finestra Seleziona origine dati.
Al suo interno, noterete i due campi Voci legenda ed Etichette asse orizzontale.
A noi interessa solo la scheda Voci legenda. Al suo interno, spuntate la prima serie di dati, ovvero Prodotto 1, e selezionate il comando Rimuovi.
Dovrete ripetere tale operazione per tutte le altre serie di dati presenti nella scheda.
Una volta rimossi tutti i dati proposti da Excel, dovrete aggiungere i vostri dati manualmente.
Per creare la prima serie di dati, basterà selezionare il comando Aggiungi, presente sulla stessa scheda.

A questo punto, si aprirà la finestra Modifica serie che permetterà di inserire la serie di dati desiderata. Quindi, procedete nel modo seguente:
usando il pulsante di Collegamento con il foglio di calcolo presente al lato di ogni campo della finestra, iniziate a selezionare la cella A2 per il campo Nome serie.
Nella casella sottostante, ovvero Valori X serie, inserite la cella B2, mentre in Valori Y serie selezionate la cella C2.
Infine, nell’ultima casella, Dimensioni bolla serie, inserite la cella D2.

Dovrete procedere allo stesso modo per creare anche la seconda e la terza serie di dati, ovvero quelli che corrispondono al Prodotto 2 e al Prodotto 3.
Il procedimento è identico a quello precedente, basterà solo inserire le celle relative ai due prodotti.
Una volta concluso il tutto, basterà dare l’Ok sulla finestra Seleziona origine dati.

Arrivati a questo punto, bisognerà formattare il grafico in modo da aggiungere degli elementi che ne semplifichino la comprensione.
Selezionate il grafico e cliccate sul pulsante Elementi grafico, che si trova in alto a destra della cornice. All’interno del menu contestuale, spuntate la voce Titoli degli assi.
Cambiate, quindi, i valori presenti nelle cornici inserendo sull’asse delle X la dicitura Mercato Italia, e sull’asse delle Y la voce Mercato Estero.
Usando lo stesso procedimento, cambiate anche il titolo del grafico.

Ora dovrete aggiungere sul grafico i dati relativi al fatturato.
Dal menu Progettazione presente nella barra multifunzione, selezionate il pulsante Aggiungi elemento grafico.
Apparirà un menu contestuale, dal quale dovrete selezionare la voce Etichette dati.
Da qui si aprirà un ulteriore sottomenu.
Cliccate sul comando Callout dati.
In questo modo, state chiedendo a Excel di far comparire sul grafico i valori relativi al fatturato Italia, al fatturato Estero e il Totale.

Ora avete creato il grafico a bolle, ma come va interpretato? Vediamo di capire come leggere le informazioni presenti sul grafico.
Dalla figura sottostante si evince che la bolla più grande indica il prodotto più venduto. Nel nostro caso, l’articolo più venduto è il Prodotto 3.
La bolla più piccola rappresenta, invece, il prodotto meno venduto, che qui corrisponde al Prodotto 1.

Per quanto riguarda la posizione assunta da ognuna delle tre bolle, indica in quale mercato viene venduto il prodotto rappresentato da ciascuna bolla.
La bolla grigia, che rappresenta il Prodotto 3, si trova in alto a destra, ciò significa che questo articolo vende bene sia sul Mercato Estero che sul Mercato Italia.
La bolla blu, che rappresenta il Prodotto 1, si trova invece in basso a sinistra, da ciò si comprende che sia all’estero che in Italia il Prodotto 1 viene venduto poco. Bisogna, quindi, soffermarsi a capire le ragioni dell’insuccesso sul mercato di questo prodotto. I motivi possono essere legati al fatto che si tratti di un articolo inusuale o di un prodotto lanciato da poco sul mercato e che deve ingranare la giusta marcia.
Se la bolla del Prodotto 1 si fosse trovata nel riquadro in alto a sinistra, avrebbe significato che il prodotto risultava molto venduto sul Mercato Estero e poco in Italia. Al contrario, dalla posizione della bolla arancione, si evince che il Prodotto 2 ha molto successo sul Mercato Italia, mentre è poco venduto all’Estero.
Volendo riassumere cosa è emerso dalla lettura del nostro grafico a bolle, è possibile concludere che il Prodotto 3 è decisamente l’articolo di punta dell’azienda, dato che è ugualmente venduto su entrambi i mercati, il Prodotto 1 è un articolo che è stato introdotto da poco tempo sul mercato oppure che va eliminato del tutto. Il Prodotto 2, infine, sebbene contribuisca al fatturato dell’azienda, viene venduto bene solo sul Mercato Italia.

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Quando si lavora all’analisi strategica delle vendite di un’impresa, aiutarsi con un grafico a bolle può facilitare la comprensione di ciò che accade all’interno dell’azienda e è possibile schiarirsi le idee sulle eventuali azioni da intraprendere se la situazione che ne scaturisce non è delle migliori. Vediamo, quindi, come creare il grafico a bolle relativamente all’analisi delle vendite di un’impresa e cerchiamo di comprendere come va interpretato.
Come già detto, bisogna inserire tre serie di dati per la realizzazione del grafico a bolle: due occuperanno gli assi cartesiani, mentre la terza contribuirà a determinare la dimensione delle bolle del grafico.
Per riuscire nella nostra analisi, immaginiamo di aver già realizzato su un foglio di lavoro Excel una tabella come quella mostrata in figura.

Tale tabella sarà formata da quattro colonne, in cui avremo inserito i dati di fatturato relativi a tre prodotti che vengono venduti dalla nostra azienda, e di cui ipotizziamo le vendite su due mercati diversi, per esempio il mercato italiano e quello estero.
Nella quarta colonna, andremo a calcolare il totale dei prodotti venduti su entrambi i mercati.
Per calcolare tale fatturato complessivo sarà sufficiente usare una semplice formula di somma così strutturata: =B2+C2, relativa al fatturato totale del Prodotto 1. Per calcolare il totale del Prodotto 2 sarà sufficiente spostarsi con le celle e formulare la somma in questo modo: =B3+C3, e così via.
Per iniziare il procedimento di creazione del grafico, basterà andare sul menu Inserisci della barra multifunzione, e selezionare il pulsante Grafici consigliati.

Apparirà sullo schermo la finestra Inserisci grafico.
Quindi, selezioniamo la scheda Tutti i grafici.
Vedremo che, sulla sinistra, sarà presente un elenco dei nomi dei vari grafici di Excel.
Clicchiamo su Grafico a dispersione.
Sulla parte in alto della finestra, basterà cliccare su Bolle, ovvero il sesto pulsante, e dare l’Ok.

Il grafico che ci proporrà lo stesso Excel, però, non andrà bene per effettuare la nostra analisi strategica delle vendite dell’azienda. È necessario, quindi, eliminare una serie di dati e reinserirne dei nuovi manualmente. Come procedere per effettuare tale modifica? Lo vediamo nella seconda parte di questo articolo.

Per sapere, per esempio, quante Borse sono state vendute in Lombardia, basterà inserire Borse nella cella F2 e Lombardia nella cella G2, e si otterrà nella cella H3 il risultato della somma tra il primo e il quarto dato, come evidenziato in figura.

Se, invece, lasciamo vuoti i campi di Prodotto e Regione nella tabella riassuntiva e inseriamo solo la sigla LC all’interno della cella H3, otterremo direttamente la somma delle vendite dei primi tre prodotti della tabella.

La funzione DB.SOMMA può far riferimento anche a più filtri che si sommano tra loro, per questo è necessario ricorrere a una tabella riassuntiva.

Come illustrato in figura, creiamo una nuova tabella riassuntiva nelle celle F5 a H8.

In  questo caso, per calcolare la funzione DB.SOMMA, dovremo sostituire nella formula già applicata, proprio il terzo argomento, quello relativo ai criteri di filtraggio.

La formula nuova, quindi, risulterà strutturata nel modo seguente: =DB.SOMMA(A1:D12;D1;F5:H7). 

Per sapere il numero di Borse che sono state vendute nella provincia di Novara e in quella di Milano, basterà inserire nella tabella riassuntiva la voce Borse in corrispondenza del campo Prodotto, e nel campo Prov le voci No e Mi.

Il risultato ottenuto sarà pari alla somma del quarto e del decimo dato del prospetto.

Avrete notato che, al fine di ottenere un risultato preciso, è necessario usare tutte e due le righe della tabella riassuntiva, perché lasciare vuota una delle due righe equivale a non inserire alcun filtro, il che comporterà come risultato ottenere solo la somma di tutti i dati presenti nella colonna Vendite.

Se il database a cui dobbiamo riferirci non è così semplice e immediato come quello illustrato in figura, ma fosse decisamente più grande e formato da più campi, sarebbe utile creare un’ulteriore tabella riassuntiva, composta da tre righe, anziché due, per inserire tutti i criteri di ricerca di cui abbiamo bisogno.

Da tener presente, inoltre, che  i prospetti usati in un’azienda vengono aggiornati in modo quotidiano, per cui si può inserire, come primo argomento della funzione DB.SOMMA, non un intervallo di celle, ma direttamente una colonna intera del prospetto. Per far questo, sarà sufficiente inserire solo la lettera che contrassegna la colonna in questione. Nel nostro esempio, dovremo cambiare il primo argomento della formula, ovvero modificare l’intervallo di celle da A1:D13 in intervallo di colonne A:D.  

Il primo argomento rappresenta l’intervallo di celle in cui è disponibile il database; il secondo argomento è costituito dal campo di dati di cui si vuole calcolare la somma, e il terzo argomento indica i criteri di filtro che si vogliono applicare per sapere la somma dei dati inseriti nel secondo argomento.

Vediamo, quindi, come procedere all’uso della funzione DB.SOMMA.

Poiché dobbiamo applicare tale formula a un prospetto, iniziamo a creare la nostra tabella di riferimento su un foglio di calcolo Excel, realizzando un piccolo database relativo alle vendite di un’azienda. Il prospetto che andiamo a creare sarà, quindi, formato da quattro colonne, denominate Prodotto, Regione, Prov e Vendite. All’interno di ogni colonna presente nella tabella, andremo a inserire diversi dati relativi ai Prodotti realizzati dall’azienda, alle Regioni in cui sono stati venduti tali prodotti, e al numero di articoli venduti. Affianco a questo database di riferimento, creeremo anche una piccola tabella riassuntiva, dove inseriremo la funzione DB.SOMMA.

In pratica, il nostro foglio di lavoro dovrebbe risultare simile a quello mostrato in figura:

Come si evince, avremo creato un prospetto relativo alle vendite di tre articoli, ovvero Borse, Scarpe e Cinture, che sono avvenute in due province diverse della Lombardia e del Piemonte.

Noterete, nella tabella riassuntiva, l’assenza del campo Vendite rispetto alla tabella di riferimento, in quanto tale campo è l’oggetto del nostro calcolo. Tale tabella, inoltre, è utile  per assegnare i criteri di ricerca.

Ora procediamo con l’applicazione della funzione DB.SOMMA.

La  nostra funzione va inserita all’interno della cella H3 del prospetto, che indica appunto il totale delle vendite effettuate. La formula della funzione sarà, quindi, la seguente: =DB.SOMMA(A1: D13; D1; F1:H2).

Nello specifico, l’argomento A1:D13 indica l’intervallo di celle del nostro database di riferimento, mentre D1 rappresenta la cella del campo da sommare, ovvero Vendite.

Infine F1:H2 indica le celle in cui andremo a inserire i criteri di ricerca.

Il risultato della formula, ovvero il totale delle vendite, risulterà uguale a 1.125, che corrisponde semplicemente alla somma totale dei dati presenti nella colonna Vendite, dato che ancora non abbiamo inserito alcun criterio nell’intervallo di celle F2:H2.

Il Radar è un tipo di grafico che può risultare utile per analizzare visivamente la direzione che prendono valori quali fatturato, costi, vendite di un’azienda, che vengono rilevati in due diversi periodi di tempo. Ciò significa che, in un prospetto aziendale, un grafico Radar può essere usato per rappresentare variazioni di vendite dell’azienda nel corso di un anno o di un periodo di tempo più lungo. Vediamo, quindi, come usare e costruire il grafico Radar.

Supponiamo di aver già pronta una tabella simile a quella riportata in figura.

Nella colonna A, avremo inserito tutti i prodotti venduti dall’azienda, nella colonna B saranno contenuti i valori relativi al fatturato di vendite del 2012, e nella colonna C saranno presenti i fatturati ottenuti nel 2013, ovvero avremo riportato i valori delle vendite relative a due periodi di tempo diversi. Il grafico Radar che andremo a ottenere, quindi, sarà formato da due rombi, dato che sono quattro i prodotti di riferimento e due i periodi di tempo.

Come procedere per la creazione del grafico Radar? Presto detto.

Posizioniamoci all’interno della tabella, quindi selezioniamo il menu Inserisci dalla barra multifunzione e clicchiamo su Grafici consigliati.

Si aprirà la finestra Inserisci grafico, all’interno della quale selezioneremo la scheda Tutti i grafici. Dall’elenco dei diversi grafici presenti, cliccate su Grafico Radar.

Quindi, scegliete uno dei tre grafici disponibili. Nel nostro esempio, useremo Radar con indicatori, così visualizzeremo sugli assi i valori di riferimento.

Una volta dato l’Ok, Excel proporrà il grafico in maniera automatica. A tale grafico non bisognerà apportare modifiche, basterà solo sostituire il titolo con uno più appropriato al nostro caso, tipo Analisi strategica delle vendite.

Nel caso, è possibile intervenire sul grafico attraverso i consueti strumenti, o assegnare uno degli stili automatici che Excel propone.

Una volta creato il grafico Radar, come nella seguente immagine, vediamo cosa possiamo ottenerne relativamente alla nostra tabella.

Noterete che l’area dei due rombi indica il totale delle due serie di dati immessi, che corrisponde al fatturato maturato nei due anni di riferimento.

Il grafico, in proposito, è decisamente eloquente, perché subito fa capire come le vendite del 2013 siano risultate maggiori delle vendite realizzate nel 2012.

E non è tutto: dal punto di vista strategico, si evince che le vendite dei prodotti C e D non hanno subito grandi variazioni nei due periodi, dato che i relativi punti degli assi sono quasi coincidenti.

Se si osserva l’andamento del prodotto A, invece, si potrà notare un aumento notevole nelle vendite, tanto da risultare il prodotto più venduto dall’azienda. Ciò lo si comprende dalla distanza del suo punto rispetto al vertice degli assi. 

Per quanto riguarda il prodotto B, invece, si capisce bene come, rispetto al 2012, le vendite dell’anno 2013 siano diminuite, provocando una rilevante contrazione del fatturato.

È proprio dal grafico Radar, quindi, che si evince facilmente come il prodotto di punta dell’azienda sia il prodotto A, mentre il prodotto B è quello meno venduto degli altri, per cui magari si dovrà intervenire attraverso ulteriori analisi e strategie per incrementarne la vendita. I prodotti C e D, invece, possono vantare delle vendite stabili e, quindi, possono essere riconfermati come prodotti dell’azienda. 

Si tratta di una peculiarità del programma che può essere utile per realizzare un prospetto quantitativo in maniera più professionale. Vediamo, quindi, come possiamo usare le icone all’interno di una cella e quali sono le regole cui attenersi per usare in modo corretto questo procedimento.

Immaginiamo di avere una tabella come quella in figura, e di voler attribuire un set di icone alla cella B1 che possa cambiare in base al valore inserito nella cella. 

In questo caso, useremo delle icone colorate, che cambiano colore a seconda che il valore dato a B1 sia minore di 6, oppure compreso tra 6 e 8, o maggiore di 8.

Posizioniamoci su B1 e clicchiamo su Formattazione condizionale che si trova nella barra multifunzione Home. Apparirà un elenco di varie azioni, tra le quali selezioniamo Gestisci regole, ovvero l’ultima voce del menu. 

Avrete notato che, tra le diverse voci, è presente anche Set di icone. Poiché ci interessa capire il procedimento completo per inserire e utilizzare il set di icone, per ora non useremo l’azione diretta.

Una volta cliccato su Gestisci regole, si aprirà la finestra Gestione regole formattazione condizionale. Da questa finestra è possibile aggiungere o togliere regole di formattazione condizionale. A noi, per ora, interessa aggiungere regole, quindi clicchiamo sul pulsante Nuova regola.

Sarà apparsa a video un’altra finestra, Nuova regola di formattazione, su cui dovremo intervenire per realizzare i nostri obiettivi.

Prima di tutto, come mostrato in figura, nel riquadro Modificare la descrizione della regola sono presenti diverse voci.

Andate su Stile formato e selezionate Set di icone.

Dal menu sottostante, Stile icona, scegliete lo stile delle icone che più vi piace tra quelli proposti. Nel nostro esempio, abbiamo selezionato lo stile “Tre Semafori con bordo”.

A questo punto, dovremo attribuire dei parametri alle icone appena scelte.

Spostiamoci sulla voce Tipo, che si trova a destra della finestra.

Dall’elenco di questa voce, selezioniamo Numero per entrambe le caselle.

Quindi, nella prima casella sotto la voce Valore, digitiamo 8, mentre inseriamo il numero 6 nella seconda casella. Avrete notato che il numero 8 si trova in corrispondenza del semaforo verde, mentre il numero 6 corrisponde al semaforo giallo. Inoltre, fate attenzione che i due numeri siano inseriti vicini ai segni matematici di >=, maggiore uguale.

Appurato che tutti i dati siano inseriti al posto corretto, date l’Ok.

Sarete rimandati di nuovo alla finestra precedente, ovvero Gestione regole formattazione condizionale.

All’interno di tale finestra, sarà apparsa la regola di formattazione condizionale che avrete appena realizzato. Non vi resta che confermare ulteriormente dando l’Ok.

A questo punto, siete tornati sul vostro foglio di lavoro.

Inserendo nella cella B1 un valore maggiore di 8, osserverete il cambiamento della stessa cella, dove sarà apparsa l’icona del semaforo verde, poiché il valore digitato all’interno della cella era superiore a 8.

Nel caso in cui il valore fosse stato compreso tra 6 e 8 escluso, l’icona apparsa sarebbe stata quella del semaforo Giallo. Se ancora il valore fosse risultato inferiore a 6, avremmo ottenuto l’icona del semaforo Rosso. 

Una volta creata una regola di formattazione condizionale, è possibile duplicarla assegnandola ad altre celle del nostro foglio di lavoro.

Per esempio, nel nostro caso potremmo estendere la regola anche alle celle B2 e B3, semplicemente attraverso il pulsante Copia formato che si trova nella barra Home, cerchiato in rosso in figura.

Il Pivot è un grafico di non immediato utilizzo che, però, risulta molto utile conoscere e approfondire proprio perché viene molto ricercato per completare e comprendere meglio i prospetti aziendali. Vediamo, quindi, come inserirlo e usarlo per i nostri obiettivi.

Immaginiamo di avere già inserito i dati del nostro questionario all’interno di una tabella Excel, come mostrato in figura. 

Abbiamo inserito nella nostra tabella tutte le domande del questionario e le risposte date dai clienti, che variano su un range che va da Per nulla soddisfatto a Molto soddisfatto.

Per  avviare il procedimento di realizzazione del grafico Pivot, basterà posizionarsi all’interno di una cella qualsiasi della tabella, selezionare il menu Inserisci dalla barra multifunzione, e cliccare su Tabella Pivot. Dall’elenco che apparirà, selezionate Grafico Pivot. 

Una volta selezionato Grafico Pivot, si aprirà la finestra Crea tabella pivot con grafico pivot. Al suo interno sono presenti diverse voci.

Nel riquadro Specificare i dati da analizzare, selezionate la voce Seleziona tabella o intervallo.

Quindi,  nella casella sottostante, inserite l’intervallo dati di origine, che, in questo caso, sarà apparso in modo automatico all’interno della casella, dato che l’avevamo selezionato già prima. Altrimenti selezionate l’intervallo utilizzando il pulsante di collegamento posto a destra della casella.

All’interno della voce sottostante, ovvero Specificare dove collocare la tabella pivot con grafico pivot, spuntate semplicemente Nuovo foglio di lavoro, che sarà la destinazione finale del grafico.

A questo punto, all’interno del nuovo foglio di calcolo creato, saranno visualizzati due riquadri, uno in cui saranno presenti i dati della tabella Pivot, e l’altro dove sarà apparso il grafico generato da Excel.

Sulla parte destra del foglio di calcolo, apparirà il riquadro Elenco Campi tabella pivot, e qui andremo a operare.

In questo riquadro, andremo a spuntare tutti i campi presenti in alto e che corrispondono alle intestazioni delle varie colonne presenti nel nostro elenco originario. Man mano che saranno spuntati, compariranno i valori sia all’interno della tabella Pivot che nel grafico corrispondente.

I valori del grafico corrisponderanno, infatti, a tutti i dati presenti nella tabella pivot.

Per vedere solo alcuni di questi, basterà selezionarne i valori all’interno del menu che apparirà cliccando sul pulsante Domande, che si trova in basso nel grafico. 

Selezionando Domanda 1, per esempio, appariranno nel grafico solo i dati corrispondenti alla prima riga della tabella, ovvero alla prima domanda del questionario.

In pratica, il grafico permette di riprodurre tutti i grafici di ogni risposta presente nel questionario. Basterà, semplicemente, selezionare la domanda in questione per far apparire immediatamente il relativo grafico Pivot.

Se vogliamo mostrare tali risultati grafici ai nostri interlocutori o al nostro capo in azienda, sarà sufficiente prendere in considerazione alcuni piccoli accorgimenti, come spostare il grafico in un altro foglio di lavoro.

Come fare? È possibile spostare il grafico all’interno di un nuovo foglio di calcolo Excel semplicemente cliccando sul menu Progettazione, presente nel gruppo Strumenti grafico Pivot.

Da qui selezionate il comando Sposta grafico, si aprirà la finestra corrispondente. Quindi,  bisognerà specificare dove andrà collocato il grafico spuntando la voce Nuovo foglio. Oppure è possibile usare il comando del menu contestuale relativo al grafico.

Se non vi servono, potreste anche togliere i Pulsanti campo che si trovano sul grafico, magari facendo rimanere solo Campo Asse, perché è il pulsante che vi permette di selezionare le varie domande del questionario.

Per eliminare i Pulsanti campo, andate sempre su Strumenti grafico pivot. Troverete la scheda Analizza, cliccateci sopra.

Quindi, selezionate il comando Pulsanti campo e, dal sottomenu che appare, eliminate le spunte presenti, tranne quella di Mostra pulsanti campo asse, come si vede in figura.  

A questo punto, è possibile apportare ulteriori cambiamenti grafici.

Per esempio, è possibile ridimensionare la Legenda, aggiungere i valori di origine sugli istogrammi, oppure cambiare la formattazione dell’asse X,  usando i normali procedimenti previsti per i grafici. Quando avremo finito di modificare tali voci, sarà possibile mostrare il lavoro ottenuto semplicemente andando sul menu Visualizza e selezionando il pulsante Schermo intero.

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Il risolutore è un comando particolarmente indicato per eseguire formule o calcoli più complicati, ma si usa anche per semplificare altri tipi di operazioni. Vediamo nel dettaglio come si usa.

Immaginiamo di avere già pronto un prospetto che contenga delle formule, simile a quello presentato in figura. 

Nell’immagine abbiamo preso come esempio la parte tabellare di una fattura. A partire dalla cella E2, inseriamo nella tabella alcune formule che saranno necessarie ai nostri calcoli. Iniziamo a inserire la formula per calcolare l’importo scontato, che sarà così formata: =B2*(C2-C2*D2), ovvero abbiamo moltiplicato le quantità presenti nella cella B2 per il prezzo, contenuto in C2, meno la percentuale di sconto, espressa dalla moltiplicazione C2*D2.

Proseguendo con le formule, nella cella F2 andremo a inserire la formula per calcolare l’Iva. Per farlo moltiplicheremo l’importo scontato, che risulterà nella cella E2, per la corrispondente aliquota Iva del 21%, ossia 0,21. La formula 0,21*E2 va inserita, quindi, all’interno della funzione Arrotonda, così da poter ottenere un risultato con solo due cifre decimali. La  formula completa, quindi, sarà: =ARROTONDA(0,21*E2;2). 

Infine, all’interno della cella G2 andremo a inserire la formula per calcolare il totale fattura, che si ottiene sommando l’importo scontato della cella E2 e l’Iva della cella F2. Quindi, la formula corretta sarà =F2+E2, proprio come mostrato in figura.

In questo modo, avremo realizzato il nostro prospetto quantitativo per poter usare il risolutore, che ci permetterà di risolvere il problema inverso.  

Per esempio, il risolutore può aiutarci a sapere la percentuale di sconto da applicare per ottenere un totale fattura di 1.500€.

Per risolvere il problema, sarà sufficiente affidarsi al risolutore di Excel. Vediamo come.

Il risolutore, come già detto, è un componente aggiuntivo di Excel, ciò significa che va installato.

Per farlo, basta usare il pulsante Componenti aggiuntivi che si trova nel menu Sviluppo della barra multifunzione. Una volta selezionato Componenti aggiuntivi, apparirà a video la finestra corrispondente, all’interno della quale si offrirà un elenco di Componenti aggiuntivi disponibili. A questo punto, sarà sufficiente che spuntiate la voce Componente aggiuntivo Risolutore e diate l’Ok. 

Appena il risolutore sarà installato, andate nel menu Dati della barra multifunzione.

Sulla destra, dovrete notare la presenza del comando Risolutore, proprio come indicato in figura. A questo punto, vi siete accertati che il componente sia stato effettivamente aggiunto e sia pronto per l’uso. 

Quindi, selezionate la cella G2, la nostra cella obiettivo, e cliccate sul Risolutore.

Si aprirà la finestra Parametri Risolutore.

Nella casella Imposta obiettivo, noterete che la cella G2 sarà già indicata dato che l’avete selezionata prima della procedura. In caso contrario e non risultasse, basterà che digitiate i parametri della cella, o che selezioniate la cella dal foglio di lavoro usando il pulsante di collegamento.

Alla voce seguente, spuntate Valore di e inserite nella casella vuota il numero 1500.

Quindi, all’interno della casella Modificando le celle variabili digitate D2.

Confermate il tutto cliccando sul pulsante Risolvi, che si trova in basso alla finestra.

A questo punto, apparirà sullo schermo un’altra finestra, denominata Risultati Risolutore, che indicherà se la vostra soluzione è stata trovata.

Nell’esempio dato, il risolutore avrà ottenuto che la percentuale di sconto che dobbiamo applicare sarà dell’8% e non del 10%, per poter ottenere un totale fattura di 1.500€.

A questo punto, a seconda del risultato ottenuto, possiamo scegliere se spuntare una delle sue caselle tra Mantieni soluzione del Risolutore o Ripristina valori originali. 

Ripetendo lo stesso procedimento, possiamo ricercare soluzioni alternative a quella trovata semplicemente cambiando i dati presente nelle celle variabili o nella cella obiettivo.

Per esempio, se vogliamo ottenere il totale fattura pari a 1,500€ cambiando, però, il prezzo del prodotto al posto dello sconto, il risolutore  troverà a quale prezzo dovremo vendere i nostri monitor per ottenere il totale desiderato.

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Immaginiamo di avere un prospetto quantitativo simile a quello in figura e di volerlo stampare. L’Anteprima di stampa ci mostrerà come risulterà il risultato finale del nostro prospetto una volta stampato. Di sicuro dall’Anteprima ci renderemo conto delle eventuali modifiche da apportare al foglio di lavoro prima di stamparlo definitivamente. Tali modifiche sarà possibile apportarle tramite il comando Imposta pagina, per cui risulterà semplice cambiare i margini del foglio o l’orientamento della pagina per poter stampare in modo corretto il contenuto del prospetto.

Dopo aver cambiato i parametri di stampa a seconda delle proprie necessità, sarà finalmente possibile avviare la stampa semplicemente cliccando sul pulsante Stampa presente nella visualizzazione di Anteprima, altrimenti si può decidere di uscire da Anteprima di stampa ed effettuare la stampa in un secondo momento. 

Attraverso l’Impostazione della pagina, si potrà scegliere il formato e l’orientamento e si potrà adattare il contenuto del proprio foglio di calcolo in una o più pagine, selezionando le diverse opzioni presenti nella scheda Pagina di Imposta pagina, come in figura.

Alla finestra Pagina si può accede sia cliccando sul pulsante Imposta, che si trova in alto nella finestra di Anteprima di stampa, oppure attraverso il menu File.

Sempre all’interno di Imposta pagina, ci sono diverse schede con altrettante opzioni che permettono di stabilire le ulteriori modifiche da poter apportare al foglio.

La scheda Margini, per esempio, permette di definire i margini del foglio di stampa e la distanza dal bordo della pagina stessa. Noterete che, in basso alla scheda, è presente la voce Centra nella pagina, che permette di centrare il prospetto all’interno della pagina in modo che, nel caso non dovesse occupare l’intera pagina, si potrà scegliere di centrarlo orizzontalmente.

Affianco alla scheda Margini, avrete notato la scheda Intestaz./Piè di pag., cliccateci sopra e sarete nella scheda che vi permette di modificare altre opzioni che riguardano il vostro prospetto da stampare. In questa scheda, i pulsanti Personalizza intestazione e Personalizza Piè di Pagina permettono di aggiungere diversi elementi al vostro prospetto quali testo, immagini, data o nome del file. 

Scegliendo Personalizza intestazione, apparirà la seguente finestra:

Usando i diversi pulsanti presenti nella finestra, si possono aggiungere al prospetto vari elementi. Per esempio, si può aggiungere una data in maniera automatica, l’ora della stampa, il nome del foglio o della cartella di lavoro, si può aggiungere un’immagine in una delle tre aree, ovvero a sinistra, al centro e a destra. Per l’inserimento del testo, basta aggiungerlo direttamente all’interno di una delle aree interessate e sarà stampato su tutti i fogli del prospetto.

Una volta scoperti i diversi elementi da poter modificare prima della stampa del foglio, vediamo come è possibile procedere quando si desidera stampare solo una parte del contenuto del proprio prospetto e non tutto.

In questo caso, è possibile procedere in due modi. Il primo è molto semplice, e si tratta di selezionare l’intervallo che si desidera stampare, andare sul menu File e usare il comando Area di stampa, quindi scegliere la voce Imposta area di stampa, come mostrato in figura. 

Il secondo metodo non è altrettanto immediato, ma è sempre semplice: si interviene direttamente dalla scheda Foglio, presente nella finestra Imposta pagina.

Quindi, alla voce Area di stampa basterà indicare l’intervallo interessato, oppure sarà sufficiente selezionare l’area interessata direttamente sul foglio di calcolo usando il pulsante di collegamento presente proprio nella casella Area di stampa, e cerchiato in rosso in figura.

A questo punto, siamo pronti per la stampa vera e propria.

Per procedere basterà selezionare il comando Stampa dal menu File, altrimenti da Anteprima di stampa sarà sufficiente cliccare sul pulsante Stampa, che si trova in alto.

Una volta cliccato su Stampa, apparirà la seguente finestra: 

Questa finestra dà la possibilità di poter modificare altri parametri, come decidere se stampare tutto il foglio di calcolo selezionato o l’intera cartella. Una  volta deciso sul da farsi, si può dare l’Ok.

Da notare che, anche da questa finestra, è possibile vedere l’Anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima che si trova in basso a sinistra. Se, invece, non avete dubbi e volete direttamente avviare la stampa del foglio, basterà cliccare il comando Stampa presente sulla barra multifunzione, che darà automaticamente il via alla stampa del foglio di calcolo.  

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La scelta di questo stile dovrebbe rispecchiare i dati presenti nel prospetto e conferire loro un’organizzazione adeguata sul foglio di lavoro. Per esempio, sarebbe del tutto fuori luogo attribuire uno stile Elenco a una tabella che contiene numeri o dati espressi in valuta, in tal caso, infatti, sarebbe più appropriato ricorrere a uno stile Contabilità.

Quindi, la cosa migliore è quella di affidarsi alle alternative stilistiche che lo stesso programma ci offre, e scegliere quella che risulta essere più idonea al tipo di prospetto che stiamo realizzando. Per scegliere il nostro stile, basterà selezionare una cella qualsiasi del foglio di calcolo, e usare il comando Formato e scegliere Formattazione automatica. Apparirà la finestra Formattazione automatica, da cui sarà possibile scegliere uno degli stili presenti al suo interno, come mostrato in figura:

Il pulsante Opzioni, che si trova a destra degli stili, permette di cambiare alcuni elementi dello stile scelto. Inoltre, sempre tramite la finestra Formattazione automatica, si può cambiare uno stile già assegnato semplicemente selezionandone un altro, oppure lo si può eliminare definitivamente selezionando lo stile Nessuno. Si tratta di un procedimento che può essere effettuato anche selezionando l’intero foglio di lavoro e scegliendo il comando Modifica -> Cancella -> Formati.

Oltre alla Formattazione automatica, si può formattare un foglio di calcolo Excel anche manualmente. In realtà, è una procedura che è meglio usare nel momento in cui ci accorgiamo che il nostro prospetto è abbastanza complesso e difficilmente formattabile attraverso la funzione automatica. Se così fosse, può risultare utile sapere come procedere a una formattazione manuale. Anche nel caso in cui si voglia usare uno stile diverso dalle alternative proposte da Excel, si può ricorrere alla formattazione manuale. Per esempio, può capitare di assegnare uno stile di formattazione automatico al proprio foglio di calcolo e, successivamente, avere la necessità di modificarne alcuni elementi per rendere ancora più personale ed efficiente il prospetto rispetto al tipo di lavoro svolto.

Come procedere, quindi, a una formattazione manuale? Prima di tutto, bisogna tenere a mente che i principali elementi di formattazione si assegnano a una cella o a un intervallo di celle usando i comandi presenti all’interno della corrispondente barra degli strumenti Formattazione.

La barra Formattazione presenta diversi gruppi di pulsanti a cui corrispondono diverse funzioni. Vediamo alcune regole di stile.

Questi due elenchi a discesa permettono di assegnare alle diverse celle del foglio di calcolo il tipo di carattere e la dimensione che si preferisce, mentre le lettere successive permettono di attribuire al carattere scelto rispettivamente lo stile Grassetto, Corsivo e Sottolineato.

È consigliabile usare dei font facilmente comprensibili e chiari per la parte tabellare del proprio prospetto. I font più usati, in genere, sono l’Arial, il Times New Roman o il Verdana, che risultano subito leggibili, mentre per quanto riguarda la dimensione del carattere si consiglia di scegliere una grandezza compresa tra i 10 e i 14 px. Passando agli stili, da notare che il Grassetto si usa maggiormente per le intestazioni di righe e colonne o per evidenziare determinati elementi presenti in tabella, come per esempio un valore totale. Il Corsivo, invece, dovrebbe essere usato limitatamente alle scritte e non ai dati numerici, perché i numeri si leggono meglio se hanno un carattere normale. Il Sottolineato, infine, si usa più raramente all’interno di una tabella di dati. 

Continuando nell’esplorazione della barra, noterete che i primi tre pulsanti del gruppo in figura sono strettamente legati all’allineamento del contenuto delle celle. Rispettivamente, permettono di allineare a sinistra, al centro e a destra. Il pulsante evidenziato in figura, invece, permette di centrare il contenuto di una cella all’interno di una selezione effettuata, e si chiama Unisci e centra. Si tratta di un comando utile per creare un’intestazione, per cui basta inserire il testo interessato in una cella e unire tutte le celle della riga.

Per quanto riguarda l’allineamento dei contenuti, bisognerebbe considerare alcune piccole regole.  È  da tenere a mente che è consigliabile effettuare a destra, che le intestazioni di una colonna vengono centrate e che la prima colonna di un prospetto va allineata a sinistra, se il suo contenuto è descrittivo.

Passiamo al successivo gruppo di pulsanti. Questi si usano soprattutto per formattare le celle che contengono o visualizzano dei dati numerici. È possibile assegnare alla stessa cella anche più stili.

Se nella stessa colonna si usano numeri con la virgola, è importante che siano allineati usando i comandi Aumenta decimali e/o Diminuisci decimali.

Il gruppo di pulsanti in figura è composto da due comandi che permettono di ridurre o aumentare il rientro del contenuto di una cella. Si tratta dei pulsanti Riduci rientro e Aumenta rientro, che in Excel sono usati molto poco, dato che si preferisce far uso di più righe o colonne per allineare i diversi dati presenti nel foglio di calcolo.

Il pulsante, che segue Aumenta rientro, permette di scegliere il tipo di bordo da attribuire al prospetto intero oppure a un gruppo di celle. I pulsanti successivi consentono, invece, di assegnare un colore allo sfondo della cella o al suo carattere.

Nella creazione di un prospetto, è consigliabile non esagerare con le griglie, ma usare un bordo a intervalli regolari di dati, perché risulta essere decisamente più leggibile. Per quanto riguarda i colori da usare nel prospetto, meglio preferire quelli chiari, infatti tonalità scure sono più adatte alle intestazioni di tabella.

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Selezionando e visualizzando la scheda Carattere, ci si accorge subito di come i comandi presenti al suo interno siano per la maggior parte già disponibili sulla barra degli strumenti Formattazione. Attraverso la scheda Carattere, si può assegnare al contenuto di una cella o di un intervallo di celle, il tipo di carattere preferito, si può stabilirne la dimensione e sceglierne il colore più adatto. Inoltre, si ha la possibilità di decidere se assegnare allo stesso carattere uno stile Grassetto, Corsivo o Sottolineato, come mostrato in figura.

Attraverso l’uso della scheda Carattere, inoltre, si può personalizzare anche il tipo di sottolineatura, per esempio scegliendo una sottolineatura doppia, oppure si può assegnare a una cella l’effetto barrato o posizionare il suo contenuto in alto usando l’opzione Apice, o in basso attraverso il comando Pedice. Si tratta di comandi che risultano utili e comodi per lo più in quei prospetti in cui sono presenti tabelle o elenchi contenenti valori matematici più particolari.

Proseguendo nella scoperta della finestra Formato celle, clicchiamo sulla scheda Bordo. Noteremo come anche questa scheda contenga stili in più rispetto a quelli già presenti all’interno del comando Bordi della barra Formattazione. Molti stili sono molto utili per la creazione di bordi personalizzati, di cui è possibile anche scegliere eventualmente il colore e che si possono personalizzare ulteriormente usando i comandi presenti nell’area Personalizzato. Per esempio, si può scegliere di assegnare il bordo a tutta la cella o solo ad alcune sue parti.

Se vogliamo colorare lo sfondo di una cella presente nel nostro prospetto,  o anche un motivo che abbia uno stile e un colore più particolari, tipo quadrettato o tratteggiato, basterà usare le opzioni presenti all’interno della scheda Motivo, che segue la scheda Bordo.  

Siamo giunti, quindi, a vedere come utilizzare le opzioni presenti nell’ultima scheda della finestra Formato celle, ovvero Protezione.

Bisogna premettere che, quando si crea un prospetto quantitativo con Excel, è consigliabile proteggere il proprio foglio di calcolo per evitare che il contenuto delle celle possa essere eliminato accidentalmente.

Da tener presente che, quale impostazione predefinita di Excel, tutte le celle del foglio di calcolo usano già un’opzione che permette la protezione del loro contenuto, quindi, prima di effettuare un’ulteriore operazione di protezione, bisogna eliminare prima la protezione presente per tutte quelle celle che contengono valori o dati, ovvero le cosiddette celle input.

Come procedere per eseguire tale protezione? Basterà selezionare le celle interessate sul prospetto ed eliminare la spunta dall’opzione Bloccata che si trova proprio all’interno della scheda Protezione, come mostra l’immagine sottostante.

Quindi, si potrà proseguire con la protezione del proprio prospetto.

Per effettuare tale protezione, sarà sufficiente usare il comando Proteggi foglio che si trova nel sottomenu Protezione, selezionabile dal menu Strumenti della barra multifunzione.

Apparirà la finestra corrispondente in cui si potranno selezionare alcune opzioni di protezione e anche assegnare una password, se fosse il caso.

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Da tener presente che, ogni qualvolta si cambia qualcosa relativamente alla formattazione di una cella o di un intervallo di celle, Excel modifica in modo automatico le opzioni presenti all’interno della cella. È, quindi, possibile che a volte si debbano rimuovere alcuni elementi di formattazione assegnati automaticamente da Excel, per questo motivo può risultare è utile conoscere com’è articolata la finestra Formato celle.

La finestra Formato celle, infatti, si presenta composta da cinque schede, all’interno delle quali sono presenti diversi elementi di formattazione. In  più esiste una sesta scheda che serve, però, per la protezione delle celle stesse.

Attraverso i comandi della finestra Formato celle, si può personalizzare la formattazione del contenuto delle celle selezionate. 

Cliccando sulla scheda Numero della finestra Formato celle, si può osservare come vengano resi disponibili anche altri stili di formattazione, oltre a quelli contenuti nella barra Formattazione, come per esempio Data, Scientifico, Frazione, Speciale, e così via.

Dopo aver scelto uno degli stili presenti all’interno dell’elenco Categoria, sulla destra appariranno i diversi formati abbinati allo stile selezionato.

Per esempio, se scegliete lo stile “Valuta” a destra verrà evidenziata la moneta da usare, il numero di decimali e lo stile da imporre ai valori negativi. Se, invece, si opta per lo stile Generale, si sarà assegnata alla cella una formattazione predefinita, e ciò significa che sarà anche permesso rimuovere la formattazione assegnata. In pratica, questo stile può essere eventualmente utilizzato al posto del comando Modifica -> Cancella -> Formati, che abbiamo già visto e che serve per eliminare una formattazione già data.

Continuando a “esplorare” le schede presenti all’interno della finestra Formato celle, sarà possibile capire anche come allineare il contenuto di una o più celle attraverso i comandi della scheda Allineamento. Cliccando per visualizzare la scheda, si vedrà come questa contenga diversi elementi che servono per orientare in verticale o in orizzontale il testo presente nelle celle, e come sia possibile usare gli altri controlli per posizionare il contenuto presente all’interno delle celle del foglio di calcolo.

Proprio come nella precedente scheda, oltre agli stili già presenti nella barra degli strumenti Formattazione, troviamo anche altri stili assegnabili alle celle, come l’allineamento verticale, l’orientamento del testo o la diminuzione automatica del testo. Nello specifico, l’opzione “Testo a capo” permette di scrivere su righe diverse nella stella cella. Si tratta di un tipo di formattazione a cui poter ricorrere quando l’intestazione della colonna è più larga e il contenuto risulta essere limitato. Il comando “Riduci e adatta”, invece, permette di ridurre la dimensione del carattere a seconda della larghezza della cella. L’opzione “Unione di celle”, infine, permette di unire più celle tra loro, o di eliminare un’unione di celle già presente e assegnata a un determinato intervallo. 

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Supponiamo di avere una tabella come quella in figura. È possibile copiare una cella o un intervallo di celle all’interno di più parti del foglio di lavoro. Anche  dopo aver eseguito la prima copia, infatti, la cella copiata continuerà a visualizzare un bordo intermittente, il che significa che è possibile copiare quei dati su un’altra parte del foglio di calcolo usando il solo comando Incolla, senza dover ripetere Copia. Per far tornare il bordo della cella stabile, sarà sufficiente dare Invio per confermare l’inserimento dei dati nella cella di destinazione.

Quando si deve copiare una formula o una funzione in una o più celle adiacenti, è sufficiente trascinare il quadratino di riempimento. Questa scorciatoia evita di dover usare nuovamente i comandi Copia e Incolla.

Durante la copia o lo spostamento di una formula o di una funzione, Excel ricorre al riferimento relativo. Significa che tiene in considerazione le coordinate delle celle e le aggiorna in modo automatico.

Supponiamo di avere una tabella in cui la cella C1 contiene la formula =A1-B1.

Vogliamo spostare il contenuto della cella B1 nella cella B2, ciò comporterà un aggiornamento  della formula precedente, che diventerà =A1-B2. 

Se, invece, spostiamo la cella C1 in un’altra parte del nostro foglio di lavoro, la formula non cambierà dato che i riferimento inseriti non sono stati spostati.

Immaginiamo che la cella D2 contenga la seguente formula =B2*C2.

Vogliamo copiarla verso il basso fino alla cella D4, per cui la formula in D3 sarà diventata =B3*C3, dato che la cella di destinazione si trova solo una riga in basso, mentre nella cella D4 la formula diventerà =B4*C4, dato che ci saremo spostati di due righe più in basso.

In pratica, si tratta di una procedura che permette di inserire una sola formula e di copiarla rapidamente all’interno di molte celle.

I riferimenti relativi di Excel permettono, quindi, di cambiare la struttura iniziale del prospetto su cui si lavora attraverso lo spostamento delle celle, inoltre consentono di creare in modo rapido e semplice dei prospetti  anche molto complessi, semplicemente inserendo in una cella una sola formula e ricopiandola nelle celle seguenti.

Oltre ai riferimenti relativi, è possibile che per effettuare alcuni calcoli sia necessario mantenere costanti alcuni riferimenti di cella, ovvero si debba ricorre ai cosiddetti riferimenti assoluti.

Una cella trascritta con un rifermento assoluto si presenta col doppio dollaro, tipo $B$3.

Per poter assegnare un tale riferimento a una cella o a un intervallo di celle, basterà inserire il riferimento di cella nella formula in questione e premere il tasto F4.

Immaginiamo di dover dividere le spese condominiali tra i diversi condomini di una palazzina usando la seguente tabella:

Per riuscire a suddividere questi dati, bisognerà dividere il totale di 2.500,00 euro per 1000 e moltiplicarla per i millesimi di ogni condomino.

All’interno della cella C2, quindi, andrà inserita la seguente formula =C7/1000*B2, mentre nella cella C3 la formula sarà =C7/1000*B3, nella C4 sarà =C7/1000*B4, in C5 la formula sarà =C7/1000*B5 e, infine, nella C6 si dovrà inserire la formula =C7/1000*B6.

Naturalmente dover scrivere tutte queste formule all’interno del nostro prospetto ci farebbe solo sprecare tempo inutile, per questo è necessario trovare una procedura “ad hoc”.

Se ci limitassimo a copiare la prima formula nelle celle sottostanti, ci complicheremmo le cose, dato che otterremmo solo delle formule sbagliate. Ecco perché, per risolvere il dilemma, basterà assegnare alla cella C7 un riferimento assoluto quando andiamo a inserire la prima formula. In questo modo, successivamente potremo trascinare il quadratino di riempimento di C2 verso il basso.

A questo punto, avremo risolto il problema della ripartizione delle spese, che sarà possibile ottenere nel giro di pochi secondi e di poche operazioni.

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Quando si realizza un prospetto su un foglio di calcolo Excel, può essere necessario dover attribuire un aspetto diverso alla struttura del foglio. Per farlo, in genere, è necessario spostarne alcuni dati. 

Per riuscire a spostare all’interno del foglio Excel una cella o un intervallo di celle, sarà sufficiente usare i comandi Taglia e Incolla, che si possono facilmente selezionare dal menu Modifica o dal menu contestuale, oppure è sempre possibile far ricorso ai pulsanti corrispondenti della barra degli strumenti, come mostrato nell’immagine.

Come procedere al Taglia/Incolla delle celle o degli intervalli di celle? Basterà seguire questo procedimento: prima di tutto, selezionate la parte da spostare, quindi cliccate sul comando Taglia, come mostrato nella figura precedente. Quindi, posizionatevi sull’area in questione e scegliete il comando Incolla. Se all’interno delle celle di destinazione si trovano dei dati, usando questo comando Taglia/Incolla andranno inevitabilmente persi. Per questo prima di eliminarli, Excel vi chiederà la conferma dello spostamento.

Un modo ancora più veloce ed efficiente di spostare una cella o diverse celle consiste nella cosiddetta procedura “Drag and Drop”. Come funziona? Seguite le seguenti istruzioni.

Selezionate l’area da spostare, proprio come avete fatto nell’esempio precedente, quindi puntate il mouse su un punto qualsiasi del bordo della cella fino a quando il puntatore non assumerà la forma di una freccia a quattro punte. Trascinate, quindi, l’area che avrete selezionato fino alla cella desiderata, sempre avendo cura di tener premuto il pulsante sinistro del mouse. La figura sottostante vi semplificherà la comprensione:

In alcuni casi, può capitare di dover aggiungere delle colonne o delle righe all’interno del proprio prospetto. Può, infatti, accadere di aver dimenticato di inserire una colonna o di non aver creato una riga intermedia che era necessaria, per questo risulta utile sapere come procedere per inserire eventuali colonne o righe nel prospetto.

Per inserire una colonna, è sufficiente cliccare sulla sua intestazione e usare il comando Inserisci Colonne. La colonna verrà, quindi, inserita a sinistra di quella selezionata, per cui tutti i dati presenti nella colonna stessa e quelli contenuti nelle colonne successive risulteranno spostati verso destra.

Se serve inserire più di una colonna, basterà selezionarne due o più all’interno del prospetto e cliccare sul tasto destro del mouse. Apparirà il menu contestuale, e da qui selezionerete direttamente la voce Inserisci.

Il procedimento sarà analogo per l’inserimento delle righe. Sarà sufficiente selezionare una riga cliccando sulla sua intestazione, quindi usare il comando Inserisci Righe. 

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Ecco qui di seguito, tanti approfondimenti per conoscere meglio le tante funzionalità offerte da Excel, per la pianificazione finanziaria personale e per la gestione aziendale.

• Attraverso il menu standard delle funzioni Excel, scegliendo: SUBTOTALE()
• Con la procedura guidata nel comando Subtotale della scheda Dati

Vedremo entrambi con due esempi:

• Come calcolare la somma di un elenco di voci in modo che siano considerate solo le righe visibili;
• Come dare una struttura a un resoconto di vendite totalizzando le voci omogenee;

Anatomia del subtotale

E’ una funzione di riepilogo disponibile nel raggruppamento “Matematiche e trigonometriche” della scheda formule che totalizza più valori in modi diversi; anche se l’operazione più utilizzata è la somma, ne sono disponibili altre:

• SOMMA
• PRODOTTO
• MEDIA
• MAX
• MIN
• CONTA.NUMERI
• CONTA.VALORI
• DEV.ST
• DEV.ST.POP
• VAR
• VAR.POP

A prima vista verrebbe da dire:

1. SOMMA(), MEDIA() ecc. sono già disponibili come funzioni a se stanti, perché un doppione?
2. Scorrendo la lista degli argomenti proposti quando inseriamo SUBTOTALE() in una cella ognuno compare due volte: perché?

Chiariremo il funzionamento con degli esempi focalizzati sulla SOMMA(), le altre operazioni funzionano in modo analogo. La sintassi è: SUBTOTALE(Num_funzione;Rif1;[Rif2];...]) dove:

• Num_funzione serve a indicare a Excel il calcolo da fare (somme piuttosto che conteggi, ecc.);
• Rif serve a indicare quali sono le celle da elaborare;

Quindi ad esempio scrivendo: SUBTOTALE(9;AM4:AM170) stiamo dicendo ad Excel di applicare la funzione 9 (Somma) all’intervallo di celle AM4:AM170, cioè di sommare le celle da AM4 a AM170.

Funzioni excel per gli elenchi: come sommare solo le righe filtrate

Supponendo di analizzare un elenco di ordinativi come quello in figura, per far il totale di tutti gli ordini sicuramente la prima opzione che viene in mente è inserire la funzione somma, ad esempio in AM2

Se questo punto si va a filtrare l’elenco mostrando solo gli ordinativi dell’agente “Verdi”, il totale non cambia:

Se invece inseriamo il subtotale con l’opzione “somma” il risultato tiene conto solo delle celle incluse dal filtro (cioè solo degli ordinativi riferiti all’agente Verdi).

Come tutte le funzioni excel, naturalmente anche il subtotale si aggiorna in tempo reale quando si fa qualunque cambiamento sul foglio, compreso impostare un altro filtro, tipo mostrare solo gli ordini originati dall’agente Rossi nella provincia di Bologna:

Questa è la prima parte della risposta alla domanda se questa funzione excel è un doppione di altre. Un’altra cosa che la differenzia e la rende molto comoda in tante applicazioni è la possibilità di inserire subtotali annidati. Tornando al solito esempio prendiamo un elenco più ridotto come quello in figura:

Su una lista di questo genere sarebbe molto comodo visualizzare, per esempio, il totale di ogni agente sotto la lista dei suoi ordini, possiamo cominciare  da Gialli, ma se utilizziamo la funzione somma() non tornano più i totali:

Se invece si inserisce un subtotale() notiamo che somma() continua a dare un risultato falsato, mentre il subtotale in AM2 da il numero giusto: la funzione subtotale() è studiata appositamente per ignorare altri subtotali nella colonna:

Grazie a questa funzione excel si possono ottenere facilmente riepiloghi come quello in figura:

Come sempre la funzione è dinamica, e cambiando il valore di una qualsiasi delle righe in elenco si aggiorneranno di conseguenza i subtotali.

Funzioni excel per gli elenchi: come inserire un subtotale automatico

Un altro modo per usare questa funzione è la procedura guidata disponibile sulla scheda “Dati”:

Questo comando è attivo su elenchi costruiti con le modalità tradizionali, se per caso abbiamo usato il comando inserisci tabella, bisogna riconvertire in intervallo dati con il comando “Converti in intervallo”, che comunque lascerà intatta la formattazione e il contenuto (non saranno però disponibili i comandi specifici delle tabelle excel).

Un’altra cosa da fare è controllare che l’elenco abbia etichette di intestazione per tutte le colonne, come nell’esempio visto. In pratica è sufficiente che la prima riga contenga i “titoli” delle colonne e abbia un formato diverso dalle altre.

Supponendo di voler totalizzare l’ordinato per agente, la prima cosa da fare è mettere in ordine l’elenco in base alla colonna “Agente”:  click destro su una cella qualsiasi della prima colonna, poi selezionare ordina -> ordina dalla A alla Z.

A questo punto la lista è pronta per accogliere i subtotali, che inseriremo con i passi seguenti:

• Selezionare una casella qualunque dell’elenco;
• Premere il pulsante “Subtotale” della scheda dati;

• Questo attiva la scheda di impostazione che richiede i parametri principali;

• Ad ogni cambiamento In: serve per selezionare rispetto a quale colonna eseguire il raggruppamento, nel nostro caso volendo l’ordinato per agente va selezionata la colonna “Agente” come in figura;
• Usa la funzione: richiama l’elenco delle funzioni disponibili nel subtotale, cioè ripropone l’elenco a discesa delle funzioni già viste in precedenza quando facevamo l’inserimento manuale;
• Aggiungi subtotali a: dobbiamo specificare in quale colonna fare le somme; in questo caso impostare “TotOrdine”;
• A questo punto si può dare l’ok lasciando invariate tutte le altre impostazioni, ottenendo questo risultato:

Ricapitolando, excel ha fatto automaticamente queste operazioni:

• Aggiungere una riga di riepilogo con il subtotale ogni volta che trova un cambiamento nella colonna “Agente” : per questo è importante mettere in ordine alfabetico la colonna rispetto alla quale raggruppare prima di far partire la procedura;
• Aggiungere una riga di totale complessivo in fondo all’elenco;
• Creare una struttura per il nostro elenco: so noti i pulsanti + e – che compaiono nell’area a sinistra del foglio, cliccandoli si può espandere o nascondere i raggruppamenti, permettendoci si scegliere se mostrare tutto il dettaglio o solamente i totali;

Funzioni excel per gli elenchi : come inserire subtotali su più livelli

Tenendo come esempio la tabella vista sopra ipotizziamo di voler riepilogare il venduto per agente, e in più per ogni agente il venduto in ogni provincia, i passi da seguire sono questi:

• Togliere il subtotale dall’elenco;
• Mettere la lista in ordine alfabetico per cliente e per provincia;
• Applicare i subtotali di primo livello (somma per agente);
• Applicare i subtotali di secondo livello (somma per provincia);

Per eliminare una struttura già applicata è sufficiente posizionarsi su una cella interna alla tabella, premere nuovamente “Subtotale” dalla scheda Dati, e nella maschera che appare premere “rimuovi tutti”.

Il passo seguente parte sempre dalla scheda dati:

• Scegliere una cella interna all’elenco;
• Dati -> Ordina;

• Compare la finestra di dialogo per gli ordinamenti;
• Scegliere “Aggiungi Livello” e inserire “Agente” ordinato dalla A alla Z;
• Ancora “Aggiungi Livello” e inserire “Provincia” ordinato dalla a alla Z;
• Poi confermare con “Ok”;

Il risultato di questa operazione è una lista in ordine alfabetico per client e all’interno di ogni cliente in ordine alfabetico di provincia, A questo punto la procedura è analog a a prima:

• Dati à subtotali da compilare come in figura:

• Questo ricrea la struttura per agente, poi di nuovo: Dati à Subtotali;
• Ad Ogni cambiamento in: “Provincia”;
• Usa funzione: “Somma”;
• Aggiungi subtotali a: “TotOrdine”;
• Poi va tolta la spunta dall’opzione “Sostituisci subtotali correnti”;

Il risultato che si ottiene è un livello in più nella struttura che riporta il totale di ogni provincia all’interno del totale per agente:

Naturalmente i pulsanti sulla parte sinistra dello schermo permettono di espandere o chiudere il dettaglio delle varie voci esattamente come prima.

Funzioni excel per gli elenchi: una somma che ignora le righe nascoste

A questo punto ci resta da rispondere all’ultima domanda: perché la funzione somma appare due volte nella lista di argomenti proposti dal subtotale?

La risposta è che la prima considera anche le righe nascoste, mentre la seconda le ignora. E’ importante non confondersi fra righe filtrate e righe nascoste: questa opzione riguarda quelle nascoste dall’utente con il comando “nascondi” sulla riga, o dai pulsanti di struttura che appaiono a sinistra; chiariamo con un esempio:

• Nel foglio appena creato selezioniamo il pulsante 2 in alto a sinistra in modo da visualizzare solo i totali;
• In AM2 digitiamo =SUBTOTALE(9;AM4:AM500)
• In AM3 =SUBTOTALE(109;AM4:AM500)
• Notiamo che in AM3 il risultato è zero, in quanto abbiamo usato l’opzione di sommare ignorando le celle nascoste;

Se si va ad espandere  le categorie, invece, man mano che le righe diventano visibili sono aggiunte alla somma, ad esempio nella figura sotto vediamo che in AM3 appare la somma del venduto a Foggia e del venduto a Perugia dell’agente gialli.

• Qualcosa per raccogliere, inserire e archiviare i dati;
• Funzionalità di calcolo per analizzare le informazioni;
• Strumenti per presentare i risultati mettendo in evidenza nel modo opportuno i risultati importanti, solo in questo modo infatti numeri grezzi diventano vere informazioni;

Excel offre funzioni adatte a tutti e tre le esigenze sopra descritte, anche se in realtà spesso e volentieri si usa la medesima cella per calcolare e presentare il risultato. Le opportunità fornite dal foglio di calcolo in questo ambito sono molte, ricordiamo fra le più importanti:

• Le funzioni Excel: come già visto permettono di fare calcoli all'interno di tabelle dati, ma anche di raggrupparli, ed aiutano estrarre quei risultati ne danno il significato;
• Le tabelle Excel:  introdotte di recente, comprendono strumenti per filtrare, ordinare e gestire elenchi di dati strutturati in modo facile;
• Le tabelle pivot: sono una delle armi più potenti di Excel, perché permettono di fare analisi decisamente avanzate su database anche molto grossi senza avere esperienza di programmazione, e senza a richiedere conoscenze informatiche avanzate;
• La formattazione del foglio: che sia eseguita manualmente o con i comandi di formattazione condizionale, è uno degli strumenti più importanti e intuitivi per presentare i dati enfatizzando risultati e informazioni importanti che non è così facile capire davanti a una lista di numeri. Dando l'evidenza che serve con una opportuna formattazione (ad esempio colore sfondo di cella, carattere, ecc.) si aiuta chi legge i risultati a capire il senso;
• I grafici: uno dei sistemi più usati per dare senso alle cifre è il grafico, in excel troviamo sia quelli standard, cioè costruiti leggendo una tabella normale, sia grafici cosiddetti pivot, cioè basati su una tabella raggruppata dinamicamente;
• Le macro e l’automazione: la possibilità di rendere autonomo il programma nell’eseguire compiti ripetitivi risparmiando tempo all’operatore è infine il punto cardine per costruirsi degli efficaci strumenti di lavoro basati su spreadsheet;

Usare le funzioni excel per presentare informazioni: guide ed esempi

Per esempio, è possibile capire se c'è una correlazione tra l'aumento dei prezzi e il costo delle materie prime, oppure se esiste un rapporto tra spesa in pubblicità e vendite, e così via. Vediamo, quindi, come si possono analizzare questi e altri dati aziendali e come applicare l'indice di correlazione usando un esempio semplice ma pratico.

Supponiamo di avere un foglio di lavoro Excel formato da due colonne, che abbiamo denominato Matrice X e Matrice Y. Naturalmente nelle celle, che fanno parte delle due colonne, sono contenuti determinati dati. Vogliamo sapere se esiste una relazione tra i dati presenti all'interno delle due colonne.

Prima di tutto, bisogna specificare che l'indice di correlazione deriva da una formula ben precisa, ovvero quella mostrata in figura, in cui la x e y con trattino rappresentano la media dei valori dei dati rispettivamente presenti nella Matrice X e nella Matrice Y. Ciò significa che, la condizione necessaria per  poter calcolare l'indice di correlazione, è la presenza di due matrici di dati che abbiano uguale lunghezza.

Non per niente, nel nostro esempio in figura, infatti, le due matrici sono formate proprio dalla stessa quantità di dati: quattro numeri per la Matrice X e altrettanti quattro per la Y.

Immaginiamo, nel nostro esempio, che la colonna della Matrice X indichi tutti i dati relativi alla spesa in pubblicità effettuata in quattro anni consecutivi, e che la colonna che contiene i dati relativi alla Matrice Y indichi le vendite del prodotto per cui è stata realizzata la pubblicità nei quattro anni di riferimento.

Per calcolare l'indice di correlazione tra i dati contenuti nella due Matrici, posizioniamoci su una qualsiasi cella vuota del foglio di lavoro.  Quindi, basterà selezionare il menu Statistiche dalla barra multifunzione di Excel.

Da qui, sarà sufficiente selezionare la funzione Correlazione e procedere con l'inserimento della funzione stessa, come mostrato nell'immagine.

Una volta scelto di selezionare Correlazione, si aprirà la finestra Argomenti di funzione con delle voci da compilare. Noterete che, nella finestra, vi sarà chiesto di inserire i dati relativi a Matrice 1 e a Matrice 2. Questo dipende dal fatto che la funzione di Correlazione è formata da due argomenti, in cui bisogna indicare appunto gli intervalli delle celle di dati relativi alle due matrici.

A questo punto, quindi, alla voce Matrice 1 selezioniamo l'intervallo di celle B3:B6, mentre alla voce Matrice 2 andrà inserito l'intervallo C3:C6. Una volta completata l'operazione, basterà cliccare su Ok per confermare il tutto.

A questo punto, apparirà nella nostra tabella Excel il risultato della funzione di Correlazione, che sarà compreso nell'intervallo da -1 a +1.

Come distinguere se esiste una relazione tra le due matrici e determinare di che tipo di rapporto si tratta? Basterà vedere se il risultato si avvicina a -1 o a +1.

Se il risultato ottenuto si avvicina a +1, vuol dire che esiste una relazione diretta tra i dati contenuti all'interno delle due matrici. Se, invece, il risultato dovesse essere più vicino a -1, vorrà dire che esiste una relazione inversa tra i dati delle due matrici considerate.

Nel caso in cui il risultato dovessere avvicinarsi allo 0, zero, significherà che tra i dati delle due colonne non sussiterà nè una relazione diretta nè una relazione inversa, ovvero non esiste alcun tipo di rapporto.

Nell'esempio riportato in figura, il risultato ottenuto è di -0,57. Significa che non esiste alcuna relazione tra la spesa in pubblicità e le vendite del prodotto pubblicizzato.

In realtà, dato il segno negativo, sussiste una relazione inversa tra i dati delle due matrici. Ciò si può spiegare analizzando la stessa tabella.

Basta notare i dati presenti alla terza riga di entrambe le matrici.

A fronte di una spesa in pubblicità di 60 effettuata nel terzo anno di rifermento, le vendite realizzate in assoluto risultano quelle più basse effettuate nei quattro anni. Il dato, infatti, è di 22.

Se ci spostiamo lungo la tabella e analizziamo i dati relativi al primo anno, invece, spicca subito all'occhio come per una spesa pubblicitaria di 25, l'azienda abbia ottenuto un fatturato di 140, in assoluto il più alto realizzato nei quattro anni di riferimento.

Cosa si evince dall'analisi dell'indice di correlazione?

Analizzando il risultato ottenuto dall'indice di correlazione, si può ben concludere che l'azienda oggetto d'analisi potrebbe fare a meno della pubblicità o perlomeno dovrebbe decisamente rivedere il tipo di messaggio pubblicitario da veicolare al pubblico e il canale usato per diffonderlo.

Se vi capita di usare spesso la funzione di correlazione mentre lavorate alla vostra tabella su un foglio di calcolo Excel, ricordatevi che bisogna tenere a mente che le variabili economiche dipendono spesso da una moltitudine di fattori contigenti e strutturali.

Ciò significa che non bisogna mai affidarsi a un solo indicatore per calcolare certi rapporti fondamentali.

Da notare, prima di tutto, che si tratta di una funzione formata da tre argomenti, ovvero Database, Campo e Criteri. La sintassi, quindi, sarà la seguente: =DB.SOMMA(database;campo;criteri).

Il primo argomento si riferisce all'intervallo di celle in cui è disponibile il database.

Il secondo argomento indica il campo di cui si vuole sapere la somma. Naturalmente il campo dev'essere di tipo numerico o non sarà possibile effettuare la somma.

Il terzo argomento della funzione indica i criteri di filtraggio che si vogliono usare per conoscere la somma dei valori inseriti nel secondo argomento. Infatti, per creare un prospetto riassuntivo, al posto di usare i criteri presenti nella formula, può essere utile associare questo argomento a delle celle del foglio di lavoro, e inserire al loro interno i fitri. Vediamo praticamente come applicare la funzione.

Immaginiamo di avere costruito un piccolo database di riferimento che riguarda le vendite effettuate da un'azienda.

Ogni colonna della tabella sarà contrassegnata da una specifica voce. Nel nostro caso, le colonne saranno intitolate "Prodotto", "Regione", "Prov" e "Vendite". Compiliamo, quindi, la tabella inserendo i dati che ci interessano e creiamo, a lato, un'altra tabella che riassuma le voci principali e in cui useremo la funzione somma.

Il vostro foglio di lavoro Excel dovrebbe avere un aspetto simile a quello mostrato nella figura sottostante:

In questo modo, avrete creato un database che riporta le vendite di tre prodotti in particolare, ovvero le Borse, le Scarpe e le Cinture.

Dalla tabella risulta anche che queste vendite sono avvenute in due provincie diverse, ovvero una provincia della Lombardia e una del Piemonte.

Sulla destra, quindi, avrete anche realizzato la tabella riassuntiva per assegnare i criteri di ricerca.

Avrete notato come, in questa tabella, manchi solo la voce "Vendite". Questo accade perché Vendite è oggetto delle nostre operazioni di calcolo. 

Procediamo ora all'applicazione della funzione DB.SOMMA e a capire come usare il nostro prospetto nel modo corretto.

All'interno della cella H3, inseriremo la nostra funzione DB.SOMMA, avendo cura di digitare la sintassi della formula nel modo seguente: =DB.SOMMA(A1:D13;D1;F1:H2).

In pratica, il primo argomento indica l'intervallo del database di riferimento, ovvero A1:D13, il secondo argomento, D1, sta a indicare la cella con il nome del campo numerico che bisognerà sommare, ovvero Vendite. Infine, F1:H2 indica l'intervallo di celle in cui andremo a inserire i nostri criteri di ricerca.

Una volta effettuato il calcolo della somma, noterete che il risultato corrisponde semplicemente al totale delle Vendite. In pratica, dato che non abbiamo ancora inserito dei criteri di filtraggio per il terzo argomento della formula, la funzione restituirà solo la somma totale dei dati presenti nel campo relativo, come mostrato  dalla figura.

Supponiamo, per esempio, di voler calcolare il totale delle Borse vendute in Lombardia. Basterà inserire Borse nella cella F2 e Lombardia all'interno di G2.

In questo modo, avremo ottenuto la somma del primo e del quarto dato numerico. 

Se, invece, si lasciano vuote le celle relative al Prodotto e alla Regione e si inserisce LC nella cella H3, si otterrà la somma delle vendite dei primi tre dati dell'elenco.

Quanto più si riescono a filtrare i dati presenti nella tabella, tanto più si arriverà rapidamente e facilmente a ottenere il risultato desiderato.

La funzione DB.SOMMA può anche far riferimento a criteri di filtraggio multipli, formati cioè da più filtri che si sommano tra loro. Per questo, sarà necessario creare un prospetto riassuntivo strutturato su più righe.

Prendiamo come esempio quello proposto dalla figura sottostante.

In questo caso, abbiamo creato una tabella nuova nell'intervallo di celle F5:H8 e cambiato leggermente la funzione della somma all'interno della cella H8.

L'unica differenza rispetto agli esempi precedenti è rappresentata dall'intervallo inserito come terzo argomento della formula, ovvero F5:H7, la parte dell'elenco che si struttura su due righe anziché una sola.

Supponiamo di voler sapere le vendite delle Borse nella province di Novara e di Milano.

Basterà compilare la tabella come in figura. Il risultato che si ottiene è 310, ed equivale alla somma del quarto e del decimo dato della tabella.

Bisogna considerare che un database aziendale prevede un aggiornamento continuo. Perché si tratti di un aggiornamento veloce e semplice, come primo argomento della funzione somma sarà possibile inserire non un intervallo specifico di celle, come visto finora negli esempi precedenti, ma si potranno calcolare direttamente le colonne del foglio di lavoro Excel per intero.

Per farlo, sarà sufficiente usare solo la lettera che contraddistingue le colonne prescelte.

Nel nostro esempio, al primo argomento della funzione dovremo digitare un intervallo di colonne, ciò significa che non dovremo più considerare l'intervallo di celle A1:D13, ma dovremo inserire solo A:D.

Questa soluzione è intuitiva e veloce, ma può penalizzare un po’ le prestazioni, ci sono altri modi per garantirsi un elenco dinamico, come spiegato tra gli articoli di questa sezione.

Prima di procedere, bisogna strutturare i dati della propria tabella in maniera ordinata, corredandola di tutte le necessarie intestazioni di colonna, dato che Excel esegue l'applicazione del filtro automatico per colonne.

Immaginiamo, quindi, di avere una tabella come quella mostrata nella figura sottostante:

• Per usare il filtro automatico, posizionatevi col mouse su una cella qualsiasi del foglio di lavoro.
• Quindi, selezionate il menu Dati che si trova nella barra multifunzione.
• All'interno del menu Dati, troverete il pulsante Filtro. Cliccateci su.
• Apparirà una finestra che vi chiederà di scegliere il tipo di filtro, quindi dovrete selezionare Filtro Automatico.

Attraverso questo comando, Excel individuerà le diverse intestazioni delle colonne e affianco a ogni titolo inserirà una piccola freccia rivolta verso il basso. Quest'ultima serve per attivare un classico menu a cascata.

Riferendoci all'immagine sottostante, supponiamo di voler ordinare le voci dell'elenco in base a tutti i libri scritti dal signor Bianchi. Sarà sufficiente cliccare sulla freccia presente accanto alla colonna Autore e selezionare il nome Bianchi.

In questo modo, Excel visualizzerà solo i record corrispondenti alla vostra selezione. Noterete anche come i numeri di riga e la freccia posta accanto ad Autore abbiano cambiato colore, proprio per evidenziare che si è appena applicato un filtro su quella colonna.

Il filtro automatico può essere usato anche per effettuare una selezione personalizzata.

Per esempio, se vogliamo cercare tutti i libri il cui prezzo varia dai 15 ai 30 euro, basterà aprire il menu nel campo Prezzo e selezionare la voce Personalizza.

Quindi, sarà sufficiente impostare i due campi "Maggiore o uguale a 15" E "Minore o uguale a 30" e dare l'Ok, come si vede nell'immagine seguente: 

Nel caso voleste rimuovere i filtri impostati, sarà sufficiente aprire il menu corrispondete al campo usato per settare il filtro.

Quando si vuole usare il filtro avanzato, invece, è necessario avere una tabella di appoggio. Immaginiamo di avere una tabella formata dalle sei colonne come quelle in figura. Vogliamo trovare tutti i libri scritti dal signor Rossi dopo il 2000 e che costano meno di 30 euro.

Per usare il filtro avanzato, ci serve una tabella strutturata in questo modo:

A questo punto, per applicare il Filtro Avanazato, tornate di nuovo sul menu Dati. Selezionate il pulsante Filtro e scegliete Filtro Avanzato.

All'interno della finestra che vi sarà apparsa, vi sarà richiesto di inserire alcuni dati per procedere all'applicazione del filtro.

Alla prima voce della finestra, selezionate "Filtra l'elenco sul posto" se volete ridurre l'elenco all'interno della posizione originale, altrimenti scegliete "Copia in un'altra posizione" se volete creare un elenco ex novo in base ai criteri applicati.

Alla seconda voce "Intervallo elenco", dovrete inserire l'intervallo di celle e le intestazioni a cui volete che Excel applichi il filtro. 

In "Intervallo criteri", invece, terza voce della finestra, basterà inserire l'intervallo di celle che contiene i dati per il filtraggio, ovvero la tabella di appoggio che avrete creato apposta. 

All'interno di "Copia in", dovrete inserire le coordinate della cella in cui volete che appaiano i nuovi dati filtrati.

Infine, prima di dare l'Ok, dovrete decidere se spuntare o meno l'ultima voce, ovvero "Copia univoca dei record". Se volete che i record duplicati siano segnalati una sola volta, allora spuntate pure la casella in questione.

A questo punto, potrete dare l'Ok. Di conseguenza, sul vostro foglio di lavoro dovreste aver ottenuto un elenco simile a quello mostrato dalla figura sottostante:

Avrete così ottenuto la tabella che desideravate grazie all'utilizzo della funzione di filtro avanzato.

Se fosse stato necessario  visualizzare l'elenco completo senza i filtri applicati, sarebbe stato sufficiente andare di nuovo nel menu Dati, selezionare il pulsante Filtro e scegliere Mostra tutto. In questo modo, Excel avrebbe mostrato tutta la tabella su cui si sta lavorando, ma priva dei filtri applicati. 

Immaginiamo di avere creato già una tabella come quella in figura, che contiene diverse colonne ognuna delle quali corrispondente a una determinata voce. Supponiamo di avere sei colonne che indicano rispettivamente l'Agente, la Provincia, il Nome e il Cognome dell'ordinante, il Numero dell'Ordine e il Totale degli Ordini effettuati da quel cliente. 

Volendo calcolare il totale di tutti gli ordini presenti in tabella, sarà sufficiente usare la funzione Somma. Supponiamo di volerla calcolare nella cella AM2, la formula corretta da inserire sarà: =SOMMA(AM4;AM170), in questo modo si sarà calcolato il totale di tutti gli ordini dell'elenco. 

Se, invece, non si vuole ottenere il totale complessivo di tutti gli ordini, ma si desidera calcolare tutti gli ordini relativi a una determinata voce della tabella, si dovrà ricorrere per forza alla funzione del subtotale.

Immaginiamo, quindi, di voler calcolare solo il subtotale delle celle che ci interessano, nel nostro esempio quelle relative agli ordini dell'Agente Verdi. La formula da usare sarà la seguente: =SUBTOTALE(109;AM4;AM170). In questo modo, abbiamo ordinato a Excel di tenere in considerazione solo i contenuti delle celle incluse nel filtro, ovvero solo gli ordini effettuati dall'Agente Verdi. 

Poiché la funzione subtotale di Excel è dinamica, nel momento in cui si andrà a modificare un determinato contenuto di una cella, il subtotale si aggiornerà in modo automatico. Per esempio, se si vuole calcolare il totale degli ordini dell'Agente Rossi effettuati in una specifica provincia, basterà impostare il filtro che mostri solo gli ordini dell'Agente Rossi avvenuti, per esempio, nella provincia di Bologna. Il totale cambierà automaticamente, come nella figura.

Una peculiarità, che rende differente la funzione subtotale dalle altre, è la possibilità di inserire dei subtotali annidati. Per esempio, tornando alla nostra tabella, possiamo far calcolare al foglio di Excel il totale degli ordini effettuati da ogni Agente presente nell'elenco. Quindi, si potrebbe inserire il totale di ogni Agente sotto la lista dei suoi ordini. Supponiamo di voler iniziare con il calcolo degli ordini dell'Agente Gialli, la funzione subtotale è strutturata in modo da permettere di ignorare gli altri subtotali presenti nella colonna. La formula esatta da inserire per conoscere il totale degli ordini dell'Agente Gialli sarà: =SUBTOTALE(9;AM5;AM13). 

In questo modo, avremo ottenuto la somma dei soli ordini di Gialli. Applicando la funzione anche per gli ordini degli altri Agenti, si potrà ottenere un riepologo proprio come quello mostrato in figura:

Bisogna  sempre ricordare che si tratta di una funzione dinamica, per cui a qualsiasi tipo di modifica dei dati corrisponderà un cambiamento della somma totale. Per esempio, se si modifca il contenuto di una delle righe della tabella, anche i subtotali calcolati si aggiorneranno di conseguenza.

Tenendo in considerazione la tabella di ordini già vista, supponiamo di voler riepilogare il totale degli ordini per ogni Agente e che per ogni agente vogliamo ottenere l'elenco degli ordini in ogni provincia. Prima di tutto, bisognerà eliminare il subtotale già applicato.

Per farlo, sarà sufficiente posizionarsi su una cella qualsiasi della tabella, andare sulla barra Dati e selezionare nuovamente la funzione subtotale.

All'interno della finestra subtotale, basterà cliccare semplicemente sul pulsante Rimuovi tutti, in questo modo saranno rimossi i subtotali precedentemente inseriti. 

Quindi, tornate sulla barra Dati e scegliete il comando Ordina.

Si aprirà la finestra corrispondente, selezionate il comando Aggiungi Livello.

Nella finestra vi sarà chiesto di inserire dei dati per le voci "Colonna", "Ordina in base a" e "Ordina".

Sotto Colonna, alla voce "Ordina per", inserite Agente. Continuando, alla voce "Ordina in base a" inserite Valori, quindi alla voce Ordine selezionate "Dalla A alla Z".

Cliccate di nuovo su Aggiungi Livello e procedete come sopra, inserendo Provincia alla voce "Ordina per" di Colonna. Selezionate Valori e Dalla A alla Z nelle successive voci e date l'Ok.

In questo modo, avrete ottenuto una lista ordinata alfabeticamente secondo i nominativi dei clienti, e ogni cliente sarà ordinato secondo la provincia in cui sono stati effettuati gli ordini. La procedura da eseguire sarà, quindi, simile alla precedente: tornate sulla barra Dati e compilate la finestra Subtotali, come mostrato in figura.

In questo modo, si è ordinato a Excel di applicare il filtro agli Agenti, mentre per applicare il filtro relativo alla Provincia, dovrete compilare la finestra nel modo seguente:

Prestate attenzione che non sia spuntata la voce "Sostituisci i subtotali correnti".

A questo punto, avrete ottenuto la tabella come riportata nell'immagine seguente:

Per finire, noterete il cambiamento nella parte sinistra del foglio di lavoro: qui sarà possibile espandere o chiudere il dettaglio delle diverse voci.

Immaginiamo che l’elenco con le diverse qualifiche, che supponiamo di realizzare per la cella B4, debba contenere le voci Dirigente, Quadro, Impiegato e Operaio.

Dal modulo suddetto, selezioniamo la cella B4, laddove vogliamo inserire il nostro elenco discendente. Quindi, dalla barra multifunzione Home, selezioniamo Dati.

Da qui, clicchiamo sul pulsante Convalida Dati. Apparirà un elenco, da cui sceglieremo proprio la voce Convalida Dati.

Si aprirà la finestra di Convalida Dati.

Selezioniamo Impostazioni.

Nella scheda apparsa di Criteri di Convalida, scegliamo Elenco all’interno della voce Consenti.

Nella casella sottostante, Origine, inseriamo le diverse voci dell’elenco che vogliamo creare, ovvero Dirigente, Quadro, Impiegato, Operaio.

Fate attenzione che ogni nome sia separato dagli altri da un punto e virgola, o il programma non li riconoscerà come validi.

Le voci dell’elenco possono anche essere inserite nelle celle del foglio di lavoro ed essere richiamate usando il pulsante di Collegamento con il foglio di calcolo, che si trova proprio a destra della casella Origine.

Rimanendo nella finestra di Convalida Dati, selezionate Messaggio di errore.

All’interno della scheda, nella casella Titolo inserite Dato non valido, mentre nella sottostante casella Messaggio di errore scrivete “Selezionare una voce dall’elenco della cella”, come in figura. Quindi, date pure l’Ok.

In pratica, abbiamo chiesto al programma di visualizzare un messaggio preciso quando viene selezionata la cella o quando viene inserito al suo interno un valore non valido.

A questo punto, torniamo sul foglio di calcolo e selezioniamo la cella interessata, ovvero la B4.

Vedremo che, cliccandoci sopra, comparirà subito l’elenco che abbiamo precedentemente creato e personalizzato.

Proviamo, quindi, a digitare all’interno della cella, una voce che non fa parte dell’elenco.

Avremo modo così di constatare se il procedimento d’inserimento dei dati nella scheda Messaggio di errore, è andato a buon fine.

Dato che la voce che vogliamo inserire non rientra nell’elenco, apparirà immediatamente il Messaggio di errore con la stringa di parole che abbiamo digitato durante la procedura precedente, come mostrato nell’immagine.

Una volta completata la tabella con i dati richiesti, immaginiamo di voler calcolare il Fatturato secondo l’Area Geografica.

All’interno della barra multifunzione Home, selezionate il pulsante Dati. 

Posizionate il mouse su una cella qualsiasi della tabella.

Quindi, selezionate il comando Subtotale, che si trova all’interno della barra Dati.

In questo modo, avrete dato il via al procedimento che vi permetterà di creare i totali parziali nella vostra tabella.

Una volta cliccato sul comando Subtotali, vi apparirà la finestra corrispondente.

Quindi, all’interno di ogni voce nella finestra, dovrete selezionare i parametri richiesti.

All’interno della voce “Ad ogni cambiamento in”, selezionate Area Geografica.

Dall’elenco relativo alla voce “Usa la funzione”, scegliete Somma.

Infine, per la casella “Aggiungi subtotali a”, spuntate la voce Fatturato.

Naturalmente, qualora fosse necessario, si possono eseguire anche altri calcoli sul database, come per esempio la Media, il Conteggio, Massimo e Minimo. Nel nostro caso, ci serve calcolare solo la Somma.

Noterete che la finestra Subtotali presenta tre caselle in basso, ovvero “Sostituisci i subtotali correnti”, “Interruzione di pagina tra gruppi” e “Riepilogo sotto i dati”.

Queste caselle permettono, rispettivamente, di rimuovere dei subtotali creati precedentemente, di realizzare un’interruzione di pagina, che può risultare molto utile per i report cartacei, e di ottenere il totale nella parte bassa della tabella, ovvero sotto i dati.

Delle tre caselle, dovete aver spuntate la prima e la terza. Quindi, date pure l’Ok.

Appena date la conferma, il foglio Excel verrà diviso in una struttura.

Noterete il cambiamento nella parte sinistra del foglio di lavoro, dove sarà possibile selezionare diversi livelli.

Il livello che ci interessa è quello più basso, ovvero il Livello 3, come cerchiato in figura. Questo livello permetterà la visualizzazione di tutti i dati presenti in tabella, comprensivi di subtotali.

Esplorando i livelli dell’area di lavoro, vedremo che, andando a selezionare il Livello 2, saranno visualizzati solo i subtotali del database di riferimento, mentre posizionandoci sul Livello 1, conosceremo solo i risultati del totale complessivo.  

Avrete notato anche che, al di sotto dei numeri che indicano i vari livelli, sono presenti dei pulsanti con i segni “+” e “-“. Questi pulsanti, cerchiati in rosso nell’immagine, permettono di espandere o di comprimere i record di dati.

Per esempio, immaginiamo di selezionare il Livello 2 e di usare il pulsante “+”. Se muoviamo il pulsante spostandolo in corrispondenza della scritta Centro Totale, saranno individuati solo i dati relativi all’Area Geografica e, nello specifico, quelli corrispondenti all’area Centro.

Si tratta di un procedimento molto utile, soprattutto per realizzare dei report personalizzati.

A questo punto, se non si hanno altre particolari necessità, è possibile togliere la struttura presente a sinistra del database e lasciare solo i subtotali generati automaticamente dal foglio di calcolo.

Per poterlo fare, dalla barra Dati, selezionate il comando Separa.

Dal menu contestuale del comando, scegliete Cancella Struttura, come mostrato in figura.

In questo modo, avrete ottenuto rapidamente il calcolo delle somme parziali della vostra tabella.

Nel foglio di calcolo di Excel 2007 la novità è rappresentata dal fatto che, tutti quei comandi avanzati o meno usati del programma relativi a cartelle o a singoli fogli di calcolo, non fanno più parte delle schede della barra multifunzione, ma sono stati tutti inseriti in una nuova finestra di dialogo, ovvero in Opzioni di Excel. Si tratta di una finestra che è possibile visualizzare su schermo cliccando semplicemente sul pulsante Opzioni di Excel, che si trova nella parte bassa del menu del Pulsante di Office. 

Appena cliccherete sul pulsante Opzioni di Excel, si aprirà subito la finestra corrispondente che vi chiederà di spuntare alcune voci. Nello specifico, la finestra presenta sul lato sinistro un elenco di azioni da poter eseguire, da cui dovrete selezionare la voce “Impostazioni avanzate”.

Una volta che vi avrete cliccato sopra, apparirà a destra la finestra “Opzioni avanzate per l’utilizzo di Excel”. Noterete che, al suo interno, è ben evidente la voce “Opzioni di visualizzazione per il foglio di lavoro”, che va completata selezionando il foglio di calcolo interessato all’interno del riquadro posto sulla destra.

Sotto Opzioni di visualizzazione, si trovano diverse voci, che magari saranno già spuntate. Oltre a quelle che risulteranno già selezionate, l’importante è che sia compresa anche l’opzione “Visualizza formule nelle celle anziché i risultati calcolati”.

Al termine del procedimento, bisognerà anche riadattare la larghezza delle colonne del foglio per permettere una corretta visualizzazione delle formule.      

Poiché lo scopo di questo procedimento è quello di stampare su carta tutte quelle formule che risultano più usate, per un’eventuale correzione è necessario avere il riferimento delle celle del foglio di lavoro. Per questo motivo, sarà necessario, durante la stampa del foglio, poter visualizzare la tabella Excel con tanto di griglia e di intestazioni di riga e di colonna. Si tratta di due operazioni che si possono effettuare direttamente all’interno della scheda Imposta pagina.

Cliccando su Anteprima di stampa, attraverso il pulsante Imposta pagina, si potrà accedere alla finestra corrispondente e si potrà spuntare subito la voce “Intestazioni di riga e di colonna”, che si trova all’interno di Imposta pagina, nello specifico, nel riquadro denominato Stampa.

Dovrete spuntare la voce proprio come mostrato nella figura sottostante:

Inoltre, se il vostro prospetto lavorativo è senza i bordi, può essere comodo e utile spuntare anche la voce Griglia, ovvero la prima opzione che si trova sempre nel quadro Stampa.

In questo modo, avrete ottenuto il prospetto ideale da poter stampare e in cui saranno contenute tutte le formule di Excel 2007 che usate maggiormente sul vostro foglio di calcolo.   

Immaginiamo di aver già creato una tabella contenente il prospetto delle vendite riguardante tutti i prodotti della nostra azienda, come in figura.

La tabella sarà formata in modo da contenere due colonne, l’una dedicata alle Linee di Prodotto, all’interno della quale saranno stati riportati tutti i diversi tipi di prodotti trattati dall’azienda, mentre l’altra colonna riporterà solo il Fatturato di ciascuna linea di prodotti. Naturalmente il fatturato sarà stato calcolato usando la funzione Somma, come specificato nell’immagine.

Volendo creare la nostra visualizzazione personalizzata, è bene iniziare con una che comprenda l’intero foglio di lavoro Excel che stiamo usando. Quindi, per poterla realizzare, selezioniamo dalla barra multifunzione Home il pulsante Visualizza.

Si aprirà la barra apposita. Dai diversi comandi della barra, selezioniamo “Visualizzazioni personalizzate”, come nell’esempio in figura.

Una volta selezionato il pulsante, apparirà la finestra corrispondente.

Da qui, scegliamo il comando “Aggiungi”.

Come avrete notato, all’interno della finestra, è presente anche il pulsante “Elimina”, che permette di poter eventualmente cancellare una visualizzazione già presente nel foglio di lavoro. Nel nostro caso, “Elimina” risulterà non essere attivo come comando, ma, in seguito alla realizzazione della visualizzazione, apparirà attivo. Per ora continuiamo a creare la nostra visualizzazione.

Una volta cliccato sul comando “Aggiungi”, si aprirà la finestra relativa, che vi chiederà di inserire il Nome della visualizzazione. Nel nostro esempio, abbiamo scelto il nome “Standard”.

Quindi, spuntiamo anche le altre voci presenti sotto il Nome, e diamo l’Ok.

A questo punto, è possibile cambiare il foglio di lavoro per formare altre visualizzazioni.

Per esempio, nella nuova visualizzazione che andremo a creare, potremmo nascondere le righe corrispondenti ai prodotti, lasciando visibili nella tabella solo i totali delle vendite di ogni linea di prodotto.

Per farlo, basta selezionare le righe in questione e cliccare col tasto destro del mouse.

Apparirà il menu contestuale, da cui dovremo selezionare il comando Nascondi, che si trova in basso all’elenco di voci.

A questo punto, basterà ripetere il procedimento già eseguito prima, ovvero posizioniamoci sulla barra Visualizza e selezioniamo il comando “Visualizzazioni personalizzate”.

Quindi,  sulla finestra apparsa, basterà cliccare nuovamente sulla voce “Aggiungi” e affibbiare un altro nome alla visualizzazione. Per esempio, potremmo nominare quella appena creata come “Fatturato Linee Prodotto”.

Usando sempre questo stesso procedimento, è possibile realizzare diverse altre visualizzazioni personalizzate, per esempio, potrebbe essere d’aiuto crearne una che comprenda in dettaglio solo il Fatturato di ogni linea di prodotto.

Se si desidera passare da una visualizzazione all’altra, basterà tornare di nuovo su Visualizzazioni personalizzate, selezionare quella prescelta dall’elenco creato e cliccare sul pulsante Mostra. In questo modo, la visualizzazione scelta sarà immediatamente visibile in tabella, come mostra la figura.

Creare queste visualizzazioni può agevolare il report delle vendite dettagliate di un’azienda, contribuendo a renderlo anche più chiaro e immediatamente comprensibile nel caso di stampa cartacea.

Per fare degli esempi concreti, si possono citare il conto del fornaio, il libretto del pane, le somme e le divisioni a scuola, la lista della spesa, il libro presenze, il registro con i voti, eccetera. Dunque, come per altri strumenti informatici, il foglio elettronico prende ispirazione per la sua conformazione e per il suo uso dai corrispettivi cartacei, a lungo usati prima dell’avvento e della diffusione dei computer e dei software per la gestione familiare e aziendale. Tale parallelismo tra le due modalità di calcolo si riscontra anche nella terminologia inglese (lingua da cui derivano tutti i termini impiegati in informatica). Infatti, attingendo dalle definizioni fornite da Businessdictionary.com, esse recitano che:

1. Accounting: Tabular worksheet with numbered rows and columns for ordered analysis and presentation of financial (numeric) data.

2. Computing: Software that allows entry of numeric data in rows and columns to facilitates its analysis and manipulation with mathematical formulas, and presentation as charts and graphs. Visicalc was the first desktop computer spreadsheet, published in late 1970s to run on Apple II.

Entrambe le definizioni, sia quella di contabilità che quella di elaborazione, fanno riferimento all’inserimento di dati numerici in righe e colonne, ossia, in tabelle, atte a fornire un’analisi e una rappresentazione grafica dei valori inseriti. Ciò che distingue queste due azioni è il supporto, infatti, nel primo caso può essere cartaceo, mentre nel secondo è informatico.

Ancora, attingendo sempre dal Business Dictionary, il termine Spreadsheet, foglio di calcolo, indica sia il foglio cartaceo su cui fare contabilità, sia il programma informatico che permette di elaborare dati numerici, simulando l’antenato di carta. Qui la definizione di Spreadsheet: http://www.businessdictionary.com/definition/spreadsheet.html#ixzz2Ua4FExDY

Anche la definizione di Wikipedia rimanda al formato cartaceo del foglio di calcolo, facendo sempre riferimento alla forma tabulare con righe e colonne, così come si configurano da secoli i libri di conti. Dunque, in base alle diverse definizioni, si evidenzia come il foglio elettronico altro non sia che la trasposizione informatica del tradizionale foglio di calcolo. Ecco perché il conto del fornaio, sia cartaceo che informatico, riporta sempre le stesse caratteristiche, ossia righe e colonne con i riferimenti del cliente, le date di acquisto, il conto da pagare. La differenza risiede nel fatto che il foglio elettronico è in grado di svolgere automaticamente i calcoli richiesti, garantendo velocità e precisione. Quindi, Excel è un software per la gestione familiare e aziendale che fa uso di fogli elettronici, pensati per svolgere con più rapidità e dovizia quei conti una volta affidati al solo strumento cartaceo, il foglio di calcolo da compilare a mano.

Nella nostra tabella d’esempio, avremo creato, quindi, un prospetto a due colonne, l’una contenente i nominativi degli studenti della classe in oggetto, e l’altra che riporterà la materia di insegnamento. Le celle, in cui andranno inseriti i voti di ogni alunno, saranno riempite dagli insegnanti relativamente alla propria materia.

Salviamo, quindi, varie copie del file, rinominandole a seconda della materia scolastica, quindi salviamo il tutto all’interno di una stessa cartella.

Per esempio, nel nostro caso, possiamo creare una cartella con i riferimenti dei voti avuti dagli studenti della classe 1C, quindi la nomineremo “Voti 1C”.

Al suo interno, salveremo diversi file nominandoli in base alle materie trattate in quella classe dai vari docenti. Per esempio avremo i file Excel di storia, geografia, diritto e italiano, come mostra la figura.

A questo punto, è possibile assegnare i file Excel ai relativi insegnanti, e preparare un prospetto che riassuma i voti che gli alunni hanno avuto in tutte le materie. Per crearlo, basterà semplicemente richiamare i dati dalle celle dei fogli di lavoro già compilati. In questo modo, quando saranno restituiti i file compilati dai docenti, basterà sostituire quelli precedenti con le versioni aggiornate.

Per iniziare, creiamo il file che nomineremo, appunto, Prospetto Voti.

Nella prima colonna inseriamo i nomi degli alunni della classe in questione.

In concomitanza, apriamo il file che contiene i voti di Storia, come nell’esempio in figura.

Dal foglio di lavoro di Storia, selezioniamo la colonna in cui sono riportate le diverse votazioni e clicchiamo col tasto destro del mouse.

Apparirà il menu contestuale, dal quale selezioniamo il comando Copia.

A questo punto, torniamo nel file Prospetto Voti e selezioniamo il comando Incolla dalla barra multifunzione Home.

Da qui, selezioniamo il pulsante Incolla e, all’interno dell’elenco che apparirà, clicchiamo sulla voce Incolla Collegamento che si trova nel riquadro “Altre opzioni Incolla”.

È possibile anche selezionare Incolla direttamente dal menu contestuale che appare se si clicca sul tasto destro del mouse.

Come mostrato dalla figura, nel momento in cui si collega una cella esterna al foglio su cui si sta lavorando, dev’essere indicato il nome del file di origine tra parentesi quadre, nel nostro caso è Storia.xlsx, seguito dal nome del foglio da cui si estraggono i dati, ovvero Foglio1 corredato dal punto esclamativo “!”, e infine il riferimento alla cella in cui devono essere inseriti i dati, in questo caso B1. Se la cella risulta vuota, sarà inserito il valore “0”, zero.

Bisogna notare che, quando il file collegato viene chiuso, al collegamento viene assegnato un percorso assoluto. Ciò significa, in pratica, che il percorso di salvataggio conterrà la posizione fisica del file che è stato richiamato nella cella.

Spesso, quando si apre un file che contiene delle celle collegate ad altri file, appare una finestra che vi chiede se desiderate aggiornare le celle con i dati esterni. Ciò risulta utile se effettivamente qualche dato è cambiato.

A questo punto, basta ripetere lo stesso procedimento collegando anche le colonne B degli altri file già creati, oppure è possibile duplicare la formula e rettificare il nome del file dalla barra fx delle formule.

Naturalmente, è possibile anche completare il prospetto, a cui si sta lavorando, con altre funzioni. Per esempio, nella figura è stata creata un’altra colonna F, che contiene il calcolo della Media dei voti che saranno importati.

• Selezioniamo le celle che contengono solo i diversi dati numerici.
• Quindi, nella barra multifunzione Home, clicchiamo il pulsante Formattazione condizionale.
• Si aprirà un elenco di azioni, tra queste scegliamo la voce Barre dei dati.
• Accanto a questo elenco, apparirà un altro piccolo sottomenu.
• Da qui, selezioniamo un tipo qualsiasi di Riempimento, tra quelli sfumati o quelli a Tinta unita presenti, come mostra la figura.

Per rendere i dati, presenti all’interno delle celle, più leggibili sarebbe meglio aumentarne la dimensione, così che le celle possano tranquillamente contenere sia i dati numerici che le barre colorate.

Dopo aver ridimensionato le celle del nostro modulo, potremo notare come quella che contiene il dato numerico maggiore venga colorata per intero dal programma. Nel nostro esempio, si tratta della cella B3, che risulterà colorata completamente.

Se non si desidera che il valore numerico venga coperto dal colore delle barra, come è successo in figura, si può usare un piccolo accorgimento.

 È possibile copiare i valori numerici della colonna B all’interno della colonna C, e nascondere i numeri quelli della colonna B.

Come fare? Posizionamici sulla cella  C2 e inseriamo la formula =B2. Affinché la formula sia valida per tutta la colonna, trasciniamola fino alla cella C5.

Selezioniamo di nuovo le celle della colonna B.

Dalla barra multifunzione Home, clicchiamo di nuovo su Formattazione condizionale, scegliendo nuovamente dal menu apparso la voce Barre dei dati.

Questa volta, dal sottomenu che apparirà di fianco, selezioniamo l’ultima voce, ovvero Altre Regole.

A questo punto, si aprirà la finestra Nuova regola di formattazione.

Al suo interno, dovremo semplicemente spuntare la voce Mostra solo la barra, che nella figura è evidenziata dal cerchio rosso. 

Noterete che, all’interno della stessa scheda, è possibile anche cambiare lo stesso aspetto grafico della barra, basta solo modificare qualche opzione della voce Aspetto barra.

Una volta deciso il tutto, basta salvare le modifiche apportate.

A questo punto, otterremo nel grafico che le celle della colonna B contengano solo le barre colorate, e le celle della colonna C solo i dati numerici.

Le barre dei dati, a differenza degli altri tipi di grafico, possono essere spostate senza che sia apportato alcun cambiamento al lavoro fatto. In pratica, le celle possono essere mosse dalla loro posizione originaria senza che il resto del lavoro eseguito sul foglio di calcolo venga compromesso.

Per esempio, nella nostra figura abbiamo spostato la colonna che contiene i fatturati, ovvero la C, e l’abbiamo sistemata prima della colonna B, che contiene le barre colorate. 

In questo modo, il nostro lavoro finale avrà assunto un tono e uno stile professionale in pochi clic. 

Prima di tutto, dalla barra Home aprite la finestra Formato Celle puntando il mouse sulla freccetta che si trova in corrispondenza del gruppo Carattere. Nella figura è evidenziata con un cerchietto rosso. 

Si aprirà così il menu Formato Celle, da cui selezionerete la scheda Carattere. Poiché, a differenza di Word, in Excel non esiste l’opzione Tutto Maiuscolo, dovrete agire di conseguenza.

Tornate sulla barra Home. Selezionate Formule. Quindi, cliccate su Testo all’interno di Formule e vi apparirà un elenco di possibili opzioni.

Le funzioni che vi servono in questo caso sono essenzialmente tre: MAIUSC, MAIUSC.INIZ e MINUSC.

Selezionate la prima funzione, MAIUSC.

Posizionatevi sulla cella B2 per inserire la formula che vi permetterà di cambiare il carattere del testo nella cella. La formula corretta è la seguente: =MAIUSC(A2). In questo modo, il testo presente all’interno della cella A2 sarà totalmente convertito in maiuscolo. Potete scrivere la formula sia manualmente che servendovi della finestra Argomenti Funzione, come mostrato in figura.

Per trasformare anche il testo presente nella cella A3 o nelle successive celle, sarà sufficiente copiare verso il basso la funzione. Il  testo all’interno delle celle sarà convertito in maiuscolo in modo automatico.

Volendo mantenere come valida solo la colonna con i testi in maiuscolo, bisognerà cancellare i nomi scritti in modo diverso presenti nella colonna A. Come fare?

Basterà usare un semplice copia/incolla. Dovete, infatti, ricopiare le celle della colonna B contenenti la funzione MAIUSC e incollarle sulla colonna A, proprio come se fossero dei semplici valori.

Selezionate, quindi, le celle della colonna B e cliccate col tasto destro del mouse. Selezionate Copia dal menu contestuale.

Ora posizionatevi sulla cella A2.

Cliccate su Incolla, apparirà un menu da cui sceglierete la prima opzione di Incolla Valori, come da figura.

A questo punto, avrete anche nella colonna A i valori della colonna B.

Ora vi ritrovate due colonne uguali, l’una delle quali va cancellata in quanto inutile. È  possibile ripulire la colonna B, che non vi serve più, e tenere la A con i nominativi scritti correttamente in maiuscolo.

Selezionate, quindi, la colonna B e scegliete Elimina dal menu contestuale.

In questo modo, all’interno del foglio di lavoro si saranno salvati solo i testi in Maiuscolo scelti, senza avere la colonna doppione e senza aver dovuto eseguire alcuna formula complessa.

Alcune volte, quando si redige un elenco nel foglio di lavoro, è possibile riscontrare la necessità di volere solo l’iniziale dei nomi scritta in Maiuscolo. Come fare, quindi, per ottenere in Maiuscolo solo quella lettera? È necessario usare la funzione MAIUSC.INIZ.

Proprio come la funzione MAIUSC appena vista, la MAIUSC.INIZ permette di trasformare in Maiuscolo solo la prima lettera di un nome.

Immaginiamo di avere un elenco di città già scritto sul nostro foglio di lavoro. Di ogni nome vogliamo la lettera iniziale in Maiuscolo. La formula  da usare in questo caso sarà: =MAIUSC.INIZ(A1). 

Abbiamo ordinato a Excel di trasformare la lettera iniziale del nome contenuto nella cella A1, nel nostro caso “torino” in maiuscola, per cui avremo ottenuto “Torino”.

Per estendere la formula al resto dei nomi, basterà trascinare la funzione verso il basso tenendo premuto il tasto sinistro del mouse sul quadratino nero situato in basso a destra della cella, come mostrato in figura.

In questo modo, tutti i nomi di città presenti nella colonna A saranno riscritti nella colonna B con la sola loro iniziale in Maiuscolo.

Per riuscire a estrapolare la parte iniziale o finale di un testo, andiamo sulla barra multifunzione Formule.

Al suo interno, clicchiamo sulla voce Testo.

Apparirà una finestra con un elenco di funzioni. Quelle che ci interessa usare sono le funzioni Sinistra e Destra.

Poiché ciò che ci interessa è l’estrazione della parte iniziale del testo della colonna A, ovvero il numero del quesito e le lettere delle risposte, per farlo, dobbiamo servirci della funzione Sinistra. Quindi, posizioniamoci sulla cella B1 e selezioniamo Sinistra dall’elenco di funzioni presenti in Testo.

La funzione Sinistra è formata da due argomenti, ovvero Testo e  Num_caratt. Il primo argomento serve a indicare il testo che Excel deve prendere in considerazione. Di norma, questo testo è formato da un riferimento a un’altra cella del foglio. Seguendo il nostro esempio, in Testo andremo a inserire il riferimento della cella A1. Il secondo argomento, invece, sta a indicare il numero di caratteri da estrapolare. Sempre secondo l’esempio, i caratteri che dobbiamo estrarre in questo caso sono 4, se vogliamo estrarre solo “1400”, mentre saranno 5 se intendiamo estrarre anche il punto dopo il numero della domanda, ovvero “1400.”. 

A questo punto, possiamo inserire una funzione simile direttamente nella cella B2. Dato che dobbiamo estrarre solo i primi due caratteri dalla cella A2, sarà sufficiente inserire la formula seguente: =SINISTRA(A2;2). Quindi basterà trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella fino alla cella A4, come in figura. 

Sebbene la cella B1 contenga una formula diversa da quelle delle celle da B2 a B4, possiamo copiare verso il basso l’intero intervallo da B1 a B4, perché, nel nostro caso, le funzioni si ripetono a intervalli regolari, ovvero la funzione da inserire nella cella B5 sarà uguale a quella della B1, e la funzione della B6 sarà uguale alla B2, e così via. Per copiare le funzioni, basterà trascinare di nuovo verso il basso il quadratino di riempimento. Naturalmente, nel caso in cui il questionario fosse formato da più di 9.999 domande, alla domanda numero 10.000, bisognerà cambiare il secondo argomento della funzione, ovvero Num_caratt, aumentandolo da 4 a 5.

Nel caso si debba estrarre una parte di testo partendo da una determinata posizione, bisognerà usare la funzione Stringa.Estrai. Come procedere? È sufficiente selezionare Testo nel menu Formule e, all’interno dello stesso elenco dove abbiamo precedentemente selezionato Sinistra,  troveremo la funzione Stringa.Estrai. Diversamente dalla precedente, questa funzione ha ben tre argomenti. Il primo, ovvero Testo, indica la parte di testo o il riferimento alla cella in cui si trova il testo interessato, mentre il secondo argomento, ovvero Inizio, indica il primo carattere da estrarre. Il terzo argomento, Num_caratt, sta a indicare il numero totale di elementi da estrarre.

A questo punto, posizioniamoci sulla cella C1 e inseriamo all’interno della finestra Argomenti Funzione di Stringa.Estrai i vari parametri richiesti. Alla voce Testo inseriremo il riferimento della cella A1, nella casella Inizio inseriremo il numero 7, che corrisponde alla lettera Q di Qual. In Num_caratt, infine, scriveremo il numero 255 o un valore maggiore, se il questionario avrà delle domande o risposte più articolate. Se la lunghezza della parte del testo da estrarre risulterà minore del numero di caratteri inserito nella funzione, l’estrazione terminerà con la stringa di testo, senza riportare nella cella alcuno spazio vuoto.

Ora possiamo inserire la funzione Stringa.Estrai anche nella cella C2, per cui la formula da usare sarà la seguente: =STRINGA.ESTRAI(A2;4;255). In questo caso, l’argomento Inizio conterrà il valore 4, corrispondente alla lettera P di Parigi. Trasciniamo, quindi, la formula fino alla C4, selezioniamo le celle dalla C1 alla C4 e trasciniamo l’intervallo verso il basso fino all’ultimo quesito del questionario.

Ora bisogna trasformare le funzioni inserite in solo testo, così da eliminare qualsiasi formula dal foglio di lavoro Excel. Selezioniamo, quindi, l’intervallo di celle dalla B1 alla C8, e clicchiamo col tasto destro del mouse. Apparirà il menu contestuale da cui sceglieremo la funzione Copia. Quindi, tornando sulla barra Home, selezioniamo Incolla. Dalla finestra di Incolla clicchiamo sulla prima icona di Incolla Valori, come illustrato nella figura.

A questo punto, non ci sono più funzioni che si riferiscano alla colonna A, per cui è possibile eliminarla completamente dal foglio di lavoro, tenendo come buone solo le colonne B e C. In questo modo, avremo completato il lavoro di separazione del testo, come ben illustra l’ultima immagine.

A questo punto, è necessario duplicare il foglio di calcolo. Come fare? Trasciniamo  la linguetta denominata Foglio 1 verso destra, tenendo premuto Control sulla tastiera del computer. Il Foglio 1 si sarà duplicato in Foglio 1(2). Quindi, cambiamo l’intestazione della seconda colonna nel nuovo Foglio 1 (2) e, di conseguenza, tutti gli altri dati. Questo procedimento va ripetuto per tutti i fogli di calcolo che conterranno i trimestri dell’anno. 

Quindi, il foglio va duplicato un’ultima volta per creare una tabella delle vendite dei prodotti relative a tutto l’anno. Selezioniamo le celle dalla B2 alla B4, quindi premiamo il pulsante Consolida presente all’interno della barra Dati in Home. 

Si aprirà la finestra Consolida. Qui, alla voce Funzione, selezioniamo Somma, mentre alla voce Riferimento clicchiamo sul pulsante che si trova a destra della casella per effettuare il collegamento con il foglio di lavoro. In figura, il pulsante in questione è evidenziato dal cerchietto rosso.

Una volta cliccato sul Riferimento, la finestra Consolida risulterà ridimensionata in modo da permettere di selezionare le celle o l’intervallo interessato. Evidenziate le celle che ci interessano, spostiamoci sul Foglio 1 e selezioniamo le Vendite Primo Trimestre, ovvero le celle dalla B2 alla B4. Clicchiamo di nuovo sul collegamento presente nella finestra Consolida.

Quindi, sempre dalla finestra Consolida, diamo Aggiungi che ci serve per aggiungere nell’elenco i riferimenti dell’intervallo selezionato. Questo procedimento va ripetuto selezionando le celle relative ai dati delle vendite degli altri trimestri. 

Una volta aggiunti i riferimenti relativi a tutti e quattro i fogli di lavoro, ovvero a tutti e quattro i trimestri di vendite, rimanendo nella finestra Consolida, diamo l’Ok in basso. 

A questo punto, dopo aver chiuso la finestra Consolida, nelle celle dalla B2 alla B4 del Foglio 5 appariranno le somme totali delle vendite dell’anno corrispondenti a ogni singolo articolo della tabella, nonché il totale Fatturato durante l’anno, come mostrato in figura.

La funzione di consolidamento dei dati dev’essere aggiornata se uno o più dati di riferimento negli altri fogli di calcolo vengono cambiati. Infatti, poiché si tratta di una funzione non automatica, bisognerà modificare uno per uno i dati del Foglio 5. Per poterlo fare in modo più veloce, sarà sufficiente posizionarsi nella prima cella dell’intervallo di consolidamento e cliccare di nuovo su Consolida dalla barra Dati. Quindi, basterà dare l’Ok per ottenere il risultato desiderato. Inoltre, proprio perché la funzione di consolidamento nasce come funzione dinamica, è possibile rendere automatico l’aggiornamento quando si modifica qualche elemento nelle celle dei fogli precedenti. Per rendere il lavoro più veloce e immediato, è sufficiente spuntare la voce “Crea collegamento con i dati originari” presente nella finestra dell’azione Consolida, come evidenziato in figura. 

Questa accortezza permetterà un aggiornamento immediato e automatico di tutti i fogli di lavoro, nel momento in cui viene cambiato all’interno di una o più celle qualche elemento. Quest’uso della funzione Consolida è sicuramente il più diffuso e interessante, perché rivela l’aspetto attivo della funzione stessa. 

Ammettiamo che sia necessario presentare questa richiesta di permesso almeno due giorni prima al direttore del personale dell’azienda presso cui si lavora.

Dopo aver selezionato la cella A4, quella in cui avete inserito il primo giorno dal quale parte il congedo, spostatevi sulla barra Home e selezionate la finestra Dati.

Quindi, cliccate sulla voce Convalida dati dal pulsante omonimo della barra Dati, come mostrato in figura.

Apparirà una finestra più grande che fa sempre parte di Convalida Dati.

Cliccate sulla voce Impostazioni. Uscirà la tabella Criteri di Convalida.

Nella prima voce Consenti, selezionate Data.

Nella seconda voce Dati, inserite Maggiore di.

Infine, nell’elenco Data di Inizio inserite la seguente formula: =OGGI()+2. Quindi, potete confermare il tutto premendo il pulsante Ok che si trova in basso a destra del riquadro.

In questo modo, inserendo la formula di cui sopra, avrete permesso di richiedere il congedo di lavoro con due giorni di anticipo rispetto alla data di compilazione del modulo di permesso stesso.

Quella assegnata alla cella A4 non è, però, l’unica condizione da dover impartire al foglio di lavoro.

Bisogna assegnare anche alla cella B4 una convalida simile, così da non rischiare errori nella compilazione delle date del modulo per i giorni di permesso.

In pratica, bisogna impartire alla B4 una convalida che limiti la data in cui finisce il permesso.

Quindi, basterà che ripetiate il procedimento eseguito precedentemente per inserire nella finestra Convalida Dati gli elementi che vi servono. Questa volta, alla voce Dati, dovrete selezionare l’opzione Maggiore o uguale a.

Quindi, all’interno della casella Data di Inizio, dovrete scrivere semplicemente il riferimento della cella, ovvero =A4, che corrisponde alla data di inizio del permesso.

Ora potete dare l’Ok, esattamente come fatto prima.  

Praticamente, la convalida posta alla cella B4 serve per far evidenziare al programma che la data contenuta nella cella sia davvero uguale alla data della cella A4, nel caso si prenda un solo giorno di permesso, oppure sia maggiore della stessa data, nel caso che i giorni di permesso richiesti siano più di uno.

Ora non vi resta che assegnare un’operazione di convalida anche alla terza colonna, quelle che contiene il totale dei giorni di permesso.

Per calcolare questo totale, basta semplicemente inserire in alto, nello spazio dedicato alla funzione, ovvero fx, la seguente formula: =B4-A4+1. Nell’esempio in figura, il risultato ottenuto dal calcolo della formula è di 3 giorni. 

È sufficiente che applichiate questa formula per poter calcolare la differenza tra le due celle, ovvero tra la data di fine permesso e quella di inizio. L’elemento +1, che abbiamo inserito, permette di comprendere nel totale anche il primo giorno di permesso, per cui se ci fosse la richiesta di un solo giorno di congedo, il risultato sarà uguale a 1.

Volete, quindi, evidenziare quali dei diversi prodotti hanno registrato un fatturato migliore, ovvero quelli che hanno saputo contribuire più degli altri al ricavo complessivo della vostra attività. Vediamo come poter attribuire un carattere differente a questi articoli.

Selezionate le celle della colonna B, che riporta i fatturati di ogni articolo.

Dalla barra Home, selezionate il pulsante Formattazione Condizionale.

Apparirà un menu con diverse voci, cliccate su Regole Primi/Ultimi.

Comparirà un’altra finestra, da cui dovrete selezionare la voce Primi 10 elementi.

Dalla finestra Primi 10 elementi, inserite il numero di celle a cui volete assegnare la Formattazione Condizionale. Quindi, dall’elenco presente affianco al numero, scegliete il vostro stile preferito, come mostrato in figura.

Se tra gli stili di cui sopra, non avete trovato niente che vi piaccia, è possibile crearne uno ex novo.

Selezionate la voce Formato personalizzato dalla stessa finestra di Primi 10 elementi. 

Una volta creato lo stile desiderato, o dopo aver selezionato uno degli stili già presenti, è sufficiente dare l’Ok.

A questo punto potrete notare come le celle dell’intervallo scelto, quelle con i valori più alti degli altri, siano state evidenziate rispetto al resto.

Nel caso vogliate evidenziare gli ultimi elementi, è sufficiente seguire lo stesso procedimento di cui sopra fino al punto in cui scegliete la Formattazione Condizionale.

Si aprirà lo stesso menu di prima, ma questa volta andrete a scegliere la voce Ultimi 10 elementi. Si tratta della funzione che vi permetterà di evidenziare tutti quegli articoli che hanno prodotto il fatturato più basso rispetto agli altri. Il procedimento per la scelta del numero di elementi e del tipo di carattere da assegnare a questi valori è esattamente identico al precedente.

Se desiderate, invece, evidenziare solo i due articoli che sono risultati meno venduti, basterà inserire sempre dalla finestra Ultimi 10 elementi il numero 2 e scegliere, come già fatto precedentemente, lo stile di formattazione preferito. Per esempio, potreste selezionare il Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro, come nell’esempio in figura.

In conclusione, il tipo di formattazione presentata in questo esempio è diverso rispetto alla formattazione condizionale standard. Si tratta di una formattazione che potremmo quasi definire “dinamica”, in quanto nel momento in cui cambiano i valori dell’intervallo di riferimento, Excel ricercherà e riformatterà automaticamente i primi o gli ultimi elementi in base al comando dato.

La formula classica della funzione è la seguente: =SOMMA(argomento1; argomento2; argomento3;…) e così via, fino a un massimo di trenta argomenti. Un esempio della funzione può essere il seguente: =SOMMA(A1;B10), ovvero si chiede a Excel di sommare i valori della cella A1 e quelli della B10. Per sommare più valori, si può scrivere la formula in questo modo: =SOMMA(A1:B100), così saranno sommati tutti i valori delle celle dalla A1 alla A100 e dalla B1 alla B100. Ancora un altro esempio per sommare tre intervalli di celle, la formula corretta sarà: =SOMMA(A1:B10;F1:F10;H1:H10), che permette di sommare le celle dell’intervallo tra A1 e B10, e le celle della colonna F e H fino alla riga 10.

La funzione SOMMA può essere scritta o direttamente all’interno della cella o si può usare la Somma automatica presente nella barra degli strumenti o ancora si può usare l’Incolla funzione.

Nel caso si utilizzi il pulsante della Somma automatica per avere il totale di una colonna, come in figura, Excel  evidenzierà automaticamente l’intervallo di celle contente numeri posto al di sopra della cella in cui si vuole ottenere il totale. Se l’intervallo suggerito da Excel è esatto, basta dare Invio per ottenere il risultato, altrimenti si può selezionare manualmente con il mouse l’intervallo desiderato e quindi dare l’invio.

Funzioni MEDIA, MAX e MIN

Sempre nell’ambito della creazioni di prospetti quantitativi, molte volte è possibile trovarsi di fronte all’eventualità di dover eseguire il calcolo di un valore medio, o di un valore minore o maggiore all’interno di un determinato intervallo di numeri.

Queste operazioni sono possibili in Excel attraverso l’applicazione delle funzioni MEDIA, MIN e MAX, che permettono di estrapolare da un gruppo di argomenti il valore medio, quello minimo e quello massimo. Le formule generiche di ciascuna funzione sono le seguenti:

=MEDIA(argomento1; argomento2; argomento3;...)

=MAX(argomento1; argomento2; argomento3;…)

=MIN(argomento1; argomento2; argomento3;…)

Immaginiamo di voler calcolare la media aritmetica di tutti i valori dalla cella A2 alla A50, la formula da scrivere sarà: =MEDIA(A2:A50); oppure  se si deve verificare la media tra il valore della cella A2 e il numero 300, si scriverà: =MEDIA(A2;300).

Se invece si desidera conoscere il valore più piccolo tra quello della cella B2 e 10, la formula della funzione sarà: =MIN(10;B2). Per calcolare, invece, il valore più grande tra quelli presenti nelle colonne C ed E dalla riga 2 alla 20, allora si dovrà formulare la seguente: =MAX(C2:C20; E2:E20).

Proprio come la funzione SOMMA, anche queste tre funzioni possono essere inserite direttamente nella cella di riferimento o usando l’Incolla funzione. 

Inoltre, come mostra la figura, se sono state usate già precedentemente, è possibile selezionare queste funzioni direttamente dal sottomenu del pulsate Somma automatica.

Immaginiamo di avere un database come quello in figura e di voler riunire in un’unica cella i campi dei valori Cognome e Nome. Prima di tutto, creiamo una nuova colonna affianco intitolandola proprio CognomeNome. 

Per unire il contenuto delle due celle, si può far ricorso all’operatore di concatenazione & che andremo a inserire tra i riferimenti delle due celle, e nello specifico la formula risulterà così composta: =A2&B2. In questo modo, il contenuto presente all’interno della cella A2 verrà unito a quello della cella B2. Bisogna fare attenzione di aggiungere anche uno spazio tra Cognome e Nome, e  per ottenerlo basta semplicemente aggiungere tra la & di concatenazione le doppie virgolette. Riscrivendo la formula con spazio annesso, risulterà così: =A2&” “&B2. In pratica, si sta chiedendo a Excel di unire i contenuti delle due celle e di separarli tra loro con uno spazio. Per far sì che la formula sia valida per tutti i contenuti delle celle di Cognome e Nome, basterà trascinarla verso il basso con il quadratino di riempimento. In questo modo, nella colonna CognomeNome si otterranno tutti i Cognomi e Nomi delle celle precedenti uniti in un’unica colonna. 

A questo punto, bisognerebbe ricompattare la tabella eliminando i campi singoli di Cognome e Nome diventati ormai inutili. Prima di procedere alla cancellazione, però, si  devono trasformare le celle della colonna CognomeNome in celle di solo testo. Questo per evitare che, dopo la cancellazione dei dati, Excel dia errore. Quindi, basta selezionare le celle della colonna D e cliccare sul tasto destro del mouse per far comparire il menu contestuale. Da questo menu, selezioniamo Copia. 

Quindi, cliccando di nuovo sul pulsante destro del mouse, selezioniamo Incolla speciale all’interno del menu contestuale. Apparirà un sottomenu, dal quale andremo a selezionare la voce 123 di Incolla valori. 

A questo punto, è possibile cancellare i contenuti delle prime due colonne Cognome e Nome senza che Excel segnali un errore, e spostare la colonna CognomeNome all’inizio del foglio di lavoro.

Più nello specifico, le add-in funzionano come veri e propri programmi che possono essere aggiunti su Excel per ottimizzarne le funzionalità esistenti. Una volta che una componente viene installata, è possibile sfruttarne le funzioni aprendo qualsiasi foglio di lavoro: al suo avvio, infatti, Excel legge e apre automaticamente l’add-in. Naturalmente le add-in di Excel sono state create specificamente per il programma e non possono essere usate da altre applicazioni di Windows.

È possibile rendersi conto di quali componenti siano installate cliccando sulla tabella Opzioni di Excel: qui apparirà una lista di diverse add-in disponibili, in questo elenco quelle spuntate saranno le add-in già installate e presenti in Excel.

A cosa serve un addin?

Le addin servono essenzialmente per rendere disponibili su tutte le cartelle excel alcune macro appositamente scritte: tutte le istruzioni che è possibile scrivere in codice Viual Basic, possono essere racchiuse in una add-in. È possibile, infatti, usare predeterminate funzioni o personalizzare il foglio di lavoro, e sia la Barra degli strumenti che il Menu si possono personalizzare rimuovendo o aggiungendo comandi diversi, e ciò vale anche per i menu contestuali. Inoltre, si possono estrarre o importare dati da altri database connessi.

Se è vero che le componenti sono utili per accelerare alcuni processi di Excel, è anche vero che quante più se ne saranno installate tanto più tempo impiegherà Excel ad avviarsi: per una configurazione ottimale, infatti, il programma  carica prima tutte le varie componenti e poi sarà pronto per l’uso. Per questo, se possibile meglio alleggerire Excel delle add-in che non si usano e che appesantiranno inutilmente il processo di avviamento del lavoro.

I vantaggi di aver installato le add-in sono legati alla velocità e all’automaticità delle azioni che si potranno selezionare sul foglio di lavoro, e che appariranno direttamente sul programma facilitando in questo modo anche il lavoro dell’utente più inesperto.

Molte addin sono rese disponibili direttamente con l’installazione del pacchetto Office di Windows. Per esempio, con la versione 2010 di Excel si possono installare le seguenti add-in:

• strumenti di analisi, che aggiungono funzioni e strumenti di analisi dei dati al foglio di lavoro;
• strumenti di analisi VBA, che permette di usare le funzioni e gli strumenti aggiunti direttamente dal codice Visual Basic;
• strumenti di conversione Euro, permette la conversione di qualsiasi valuta in Euro secondo gli attuali tassi di cambio;
• componente aggiuntivo risolutore, può essere usato per ottimizzare l’uso di una formula per estenderla ad altri fogli di lavoro.

Come scaricare le addin

Esistono diversi tipi di add-in che forniscono comandi e funzioni aggiuntive per Excel, alcune di queste, come Strumenti di analisi e Risolutore, sono già disponibili al momento dell’installazione del pacchetto Office o del solo Excel. Altre add-in si possono facilmente trovare e scaricare direttamente dal sito  della Microsoft nella sezione Downloads, oppure dai siti di altri produttori.

Come installare un addin

Per installare e caricare una componente bisogna aprire Excel, quindi cliccare sul menu File e selezionare la voce Opzioni di Excel. Si aprirà un menu con diverse voci, tra cui Componenti aggiuntivi. Selezionando tale voce, si potranno visualizzare e gestire le componenti aggiuntive di Office e decidere, tra quelle visualizzate sulle schermo, quali installare, quindi dare l’Ok. Nel caso in cui le add-in non fossero presenti nell’elenco visualizzato, è possibile cliccare su “Vai” e sceglierle tra quelle presenti già sul pc oppure si possono installare quelle necessarie scaricandole dal sito Microsoft. A questo punto, per installarle basterà dare l’Ok e seguire le istruzioni che compariranno di seguito per caricare sul pc le componenti aggiuntive prescelte.

Per disinstallare le componenti, basta tornare nel menu di Opzioni di Excel e togliere la spunta a quelle non più desiderate, quindi dare l’Ok e riavviare Excel.

In molti casi i produttori forniscono appositi pacchetti di installazione e disintallazione che fanno il lavoro in automatico.

Si dice che il tempo è denaro e non è affatto falso; in diverse occasioni, perdere minuti o ore significa perdere soldi. Quando si mette a punto un piano finanziario personale o familiare, anche il fattore tempo è molto importante. Difatti, quando ci si pone un obiettivo, di norma si fissa anche una data in cui raggiungerlo, ovvero, si definisce un lasso di tempo durante il quale operare per il raggiungimento dello scopo. Questi obiettivi possono essere a breve o lungo termine, perciò il tempo a disposizione influenza le azioni da compiere. Ma il tempo incide sulla propria vita e sul portafoglio anche quando si concretizza nel trascorrere delle ore, dei giorni o dei minuti. Per esempio, in molti lavori, si fissa una paga oraria, mentre in altri una giornaliera; queste sono prove di quanto il tempo possa essere collegato al denaro. In altre circostanze, magari, è il lavoratore autonomo stesso che vuole dare una valore economico alle sue ore di lavoro, da cui poi ricavare il compenso da richiedere ai clienti. In questo caso, si può ricorrere alla funzione Excel Somma per il calcolo delle ore.

Excel Somma: come calcolare le ore

La funzione Excel Somma può essere davvero utile quando si necessita di calcolare quanto tempo è stato speso per un’attività. Ponendo che il professionista preso a esempio lavori dal lunedì al venerdì, su diversi progetti, può essergli utile calcolare il tempo totale dedicato a uno di questi. Partendo dal foglio bianco, si possono mettere in colonna i cinque giorni della settimana e, nella cella accanto, inserire il tempo dedicato, nel seguente formato hh:mm:ss, ovvero, ore, minuti e secondi (es: 14:45:33). A questo punto, per avere il monte ore totale, ci sono diverse vie percorribili. Con la prima, si selezionano le celle in colonna e si clicca il comando Somma Automatica nella barra delle formule. Oppure, si seleziona la casella in cui si vuole visualizzare il risultato e si inserisce nella barra delle funzioni la formula =SOMMA (B2:B6), utilizzando i riferimenti alle celle. In ogni caso, il risultato potrebbe apparire fasullo, perché il programma in automatico potrebbe ripartire da zero ogni volta che il calcolo raggiunge le 24 ore. Se questo avviene, basta cliccare sulla casella con il tasto destro e selezionare formato celle; qui, si apre un menù che contiene la voce Personalizzato, che a sua volta presente una serie di formati, tra cui scegliere quello che si presenta nella forma [h]:mm:ss. Lo stesso passaggio si può fare attraverso la barra degli strumenti Home. In alcuni casi, Excel riconosce da sé che i dati inseriti sono in formato orario e non c’è bisogno di fare ulteriori passaggi una volta ottenuto il risultato.

Prima di procedere a emettere una fattura in Excel, occorre sapere quale aliquota applicare. La più diffusa è quella ordinaria fissata, al momento, al 21%; questa si applica a tutti i casi non compresi nelle altre due aliquote esistenti. La minima, fissata al 4%, riguarda i beni di prima necessità, come alimentari, quotidiani, riviste, eccetera. La ridotta del 10%, invece, si applica ai servizi alberghieri e turistici, a particolari prodotti alimentari e a determinate operazioni di recupero edilizio. I liberi professionisti, per esempio, sono tenuti ad applicare un’aliquota del 21%. In realtà, alcune transazioni non sono soggette a IVA, ma si tratta di casi particolari, che generalmente non riguardano coloro che operano in regime di libera professione. Dunque, il professionista che si accinge a emettere la sua prima fattura in Excel, deve sapere che la percentuale da applicare è del 21%. Conoscere la cifra, però, non spiega come applicare effettivamente l’aliquota. Innanzitutto, bisogna calcolare la base imponibile, ovvero il netto a cui poi aggiungere l’IVA. Ipotizzando che il professionista sia un web designer, si può fingere che abbia costruito cinque siti per un’azienda in un mese. Se due siti costano al netto 100 euro l’uno e tre, invece, 50, l’imponibile si dovrà calcolare attraverso prodotti e somme. Il risultato finale è la base imponibile netta.

Applicare la percentuale IVA in Excel

Utilizzando Excel per emettere la fattura, tutti i dati relativi ai servizi erogati sono solitamente inseriti in una tabella; anche la questione relativa all’IVA trova una sua giusta collocazione in una tabella a sé stante. Bastano due colonne e tre righe per impostare una tabella che contenga le intestazioni Imponibile, IVA 21% e Totale Fattura e i relativi valori numerici. Ipotizzando una base imponibile di 340 euro, per calcolare l’IVA da applicare, si può inserire nella barra delle funzioni la seguente formula “=(340*21)/100”. In questo modo, nella casella si visualizzerà direttamente il valore 71,4. Per avere il prezzo finale, selezionare le due caselle (imponibile e IVA) e cliccare Somma Automatica nella barra delle formule. Gli stessi procedimenti di calcolo, si possono effettuare con i riferimenti delle caselle, perciò nella barra delle funzioni si può inserire la formula “=(C2*21)/100”, se il valore dell’imponibile si trova in posizione C2. Oppure, sempre utilizzando i riferimenti, si può inserire il netto in una casella e la percentuale in un’altra e poi inserire nella barra delle funzioni la formula “=C2*C3”; in questo modo si ottiene il valore di IVA da sommare alla base imponibile. Ci sono diversi modi per applicare l’IVA con Excel, ma per i meno esperti, la via migliore resta l’utilizzo di un programma di fatturazione apposito, come quelli realizzati da Pianificazione Intelligente.

Esistono due vie principali per emettere una fattura con Excel, una più complicata e l’altra più semplice. Partendo dalla più tortuosa, occorre costruire il documento ex novo, iniziando dal foglio bianco. Come prima cosa, attraverso il menù layout di pagina, selezionare l’area di stampa, così che alla fine tutto ciò che verrà impaginato e inserito, verrà stampato correttamente su carta o convertito in pdf. Un processo analogo si può ottenere passando dal menù file e selezionando il comando stampa; a livello grafico, si noterà un margine diverso che comprende una serie di caselle. Una volta impostata l’area di stampa, si può procedere con l’inserimento delle intestazioni e dei dati, adattando le caselle al contenuto, in modo che i testi siano perfettamente visibili. Le prime informazioni da inserire sono quelle relative all’azienda o al professionista che fattura; a questa intestazione, se presente, occorre aggiungere il logo. Dopo aver inserito i riferimenti della fattura e i dati del cliente, bisogna compilare le informazioni relative alla merce venduta o al servizio offerto. Per fare ciò, selezionare con il mouse le colonne e le righe necessarie a contenere i valori. Per evidenziare graficamente l’area, selezionare nella barra degli strumenti Home il comando Bordi e poi cliccare su Tutti i bordi; in questo modo, le caselle selezionate presenteranno dei bordi neri, ovvero, l’area si presenta graficamente come una tabella ordinata. Per migliorare l’aspetto grafico, modificare la larghezza delle celle, diminuendo quelle che contengono solo cifre, per esempio. Analogamente, creare infine una piccola tabella simile, per inserire la base imponibile, la percentuale di IVA e il totale della fattura. Ogni prima cella delle tabella, ovviamente, necessita di essere etichettata con i nomi giusti. Dopo tutto questo lavorio grafico, occorre anche svolgere dei calcoli attraverso le formule di Excel. Somme, prodotti e percentuali sono le funzioni da applicare ai diversi valori, facendo attenzione a non incorrere in errori. Per non dover rifare ogni volta tutto da capo, ricordarsi di salvare il modello impaginato. La seconda modalità per emettere una fattura con Excel, invece, consiste nel cliccare il comando Nuovo nel menù File e scegliere il modello Fatture, selezionando quello più confacente alle proprie esigenze di fatturazione. In questo modo, si scarica un modello di fattura già impaginato e pronto per essere compilato con i dati specifici.

PIFatt Professional: un programma completo per la fatturazione

Grazie a Excel, quindi, si possono emettere fatture in maniera più o meno agevole. Tuttavia, il programma di per sé propone solo singole azioni, ovvero l’impaginazione, la creazione di database, ecc. Il software PIFatt Professional, invece, oltre a offrire un modello già pronto di fattura per professionisti, che comprende in automatico anche i calcoli necessari, propone un servizio completo per la gestione della fatturazione. Il programma di Pianificazione Intelligente, infatti, offre un archivio dedicato ai clienti e uno alle fatture già emesse, da cui è poi possibile compiere diverse azioni che agevolano il processo di fatturazione. Partendo da un modello Excel o un foglio vuoto, tutti questi servizi aggiuntivi sono da creare manualmente.

Nel pianificare la propria finanza personale, tutto parte dalla testa, perciò è indispensabile iniziare con l’atteggiamento mentale giusto. Quindi, come prima cosa, ricordarsi di divertirsi finché si è giovani, imparando a bilanciare il divertimento con gli amici, la famiglia, la scuola e il lavoro. A livello finanziario, questo equilibrio è molto importante, perché le decisioni sulle spese incidono sul conto in banca e sul portafoglio di oggi e di domani. Poi, è utile tenere a mente che il proprio principale bene economico è rappresentato da se stessi; le proprie conoscenze, esperienze e capacità sono la risorsa finanziaria migliore che si ha a disposizione, soprattutto per la ricerca del lavoro. Dopo tutto, è il lavoro l’arma più efficace per raggiungere la stabilità economica, perciò è opportuno investire in questo campo. Un altro suggerimento per affrontare le proprie spese è assicurarsi di vivere secondo le proprie possibilità, non sperperando denaro. Chi inizia a lavorare, con un contratto e un compenso decenti, ha la sensazione di avere soldi in più, ma questi non devono essere necessariamente spesi, anzi, si possono conservare per creare un fondo di risparmio.

Pensare al futuro e progettare

Il tema del risparmio è un altro punto focale della questione, anche se l’ideale non è diventare dei risparmiatori a tutti costi, ma dei pianificatori. Ovvero, risparmiare senza un progetto in mente, può rivelarsi inutile e frustrante, mentre pianificare il futuro aiuta a gestire meglio le finanze, soprattutto a lungo termine. Per questo motivo, è utile porsi degli obiettivi a breve e a lungo termine; anzi, meglio ancora iniziare con piccoli obiettivi a scadenza ravvicinata, per poi passare con gli anni a mete più difficili da raggiungere. In tutto questo, mai lasciarsi sfuggire delle opportunità, anche se queste richiedono di correre dei rischi calcolati. Sbagliare quando si è giovani significa imparare, perciò prendersi dei rischi calcolati può essere d’aiuto per crescere. Tra gli sbagli possibili compare il contrarre debiti per soddisfare il proprio stile di vita; chiedere denaro in prestito è fruttuoso sole se serve per un investimento, mentre è controproducente se lo scopo è ottenere beni superflui, che non ci si può permettere. Poi, un altro consiglio è di imparare quanto più possibile nozioni su come si risparmia, si investe e quanto altro è possibile fare per raggiungere una certa sicurezza economica. Conoscere l’ambito della finanza personale aiuta a non commettere errori quando si gestiscono i risparmi. Infine, mai perdere di vista la pensione, nemmeno quando il raggiungimento di questa meta sembra davvero remoto. Se si hanno dei contratti che non prevedono il versamento di contributi previdenziali, se possibile sarebbe auspicabile aprire una polizza assicurativa al fine di accumulare denaro ai fini pensionistici.

In tutta onestà, al giorno d’oggi non sono pochi coloro che non percepiscono nemmeno uno stipendio, ma esistono anche diverse persone che, invece, ne hanno più di uno. Magari non ogni mese si ricevono più compensi, ma i pagamenti trimestrali sono sempre più diffusi. Qualunque sia la frequenza di pagamento, il risultato è di ricevere buste paga diverse da datori di lavoro diversi, con tutto ciò che ne consegue sotto il profilo fiscale. Al momento dell’eventuale dichiarazione dei redditi, è importante verificare se il totale di tutti i compensi superi una certa soglia, dopo la quale diventa obbligatorio fare il modello Unico o il 730, se si è dei dipendenti. Dunque, a grandi linee, se non si superano i 4800 euro di reddito l’anno, non è necessario compilare la dichiarazione dei redditi. Alla luce di ciò, è importantissimo calcolare quanto si guadagna annualmente se si hanno più lavori, magari sotto forma di collaborazioni occasionali o altri contatti atipici. In caso il lavoro non preveda nemmeno l’emissione del CUD, è necessario sommare tutti i singoli compensi percepiti nell’anno. Per fare ciò, si può aprire un foglio di Excel e inserire in colonna o in riga tutti i singoli stipendi; per ottenere un documento più ordinato, è possibile specificare i mesi e l’origine del compenso. Una volta inserite manualmente tutte le cifre, si può calcolare il tutto facilmente con la funzione somma Excel. Il metodo più veloce consiste nel selezionare tutte le caselle utili e poi cliccare il comando Somma Automatica del menù formule. Oppure, un’altra tecnica veloce consiste nel selezionare la casella in cui si vuole visualizzare il totale e nell’inserire una formula nella barra delle funzioni. La formula si deve presentare nel modo seguente “=SOMMA (A1:A12)”, così Excel sommerà tutti i valori compresi tra la casella A1 e la A12.

PIBudget App, la soluzione migliore per monitorare le entrate

Sommare con Excel è possibile utilizzando diversi strumenti, ma se si gestiscono le proprie finanze con un programma come PIBudget App, non occorre fare calcoli, o meglio, richiedere al foglio elettronico di fare delle operazioni matematiche. Ciò perché PIBudget App, come la versione gratuita, è già programmato per fare calcoli, come la somma delle entrate mensili e annuali. Nel menù Budget è possibile fare una stima delle entrate previste per l’anno in corso, mentre nella sezione Consuntivo, si devono inserire i dati reali, così che, alla fine dell’anno, sarà il programma stesso a mostrare quale è stato il totale degli stipendi percepiti.

Come fare una tabella formattata che si adatta da sola aggiungendo dati

Per inserire questa tabella, bisogna cliccare sul menu inserisci e scegliere Tabella, la seconda opzione da sinistra. Immaginiamo di voler creare una lista di ordinativi con i dati dei clienti, il tipo di merce, la quantità richiesta e il costo. La prima cosa da fare è creare l’intestazione digitando all’interno della Casella Nome la cella da cui si vuole partire, quindi sulla barra della formula si scriverà Nome. A questo punto si andrà a completare l’intestazione inserendo nelle celle Cognome, Indirizzo, CAP, Città (ved. Immagine). Per creare una tabella per ogni intestazione, basta selezionarne una e dare il comando di inserisci tabella: Excel proporrà già da sé la posizione giusta delle tabelle per cui si dovrà solo scegliere l’opzione “Tabella con intestazioni”.

Una volta dato l’ok, si noterà come le celle d’intestazione si contraddistingueranno per lo sfondo più scuro e il carattere in grassetto,  e come la riga sotto le celle avrà assunto un colore più chiaro mentre apparirà in alto a destra un nuovo menu Strumenti Tabella con comandi specifici.

Ora si potrà scrivere all’interno della tabella.  Quando si inizia a scrivere confermando i diversi inserimenti con la funzione Tab, arrivati in fondo alla riga Excel andrà automaticamente a capo creando una nuova riga, anche inserendo un testo in una cella della prima riga, Excel in automatico aggiunge la riga stessa alla tabella.

Lo stesso discorso vale anche per le colonne. Inoltre per cambiare le dimensioni della tabella basta trascinare il triangolino scuro che si trova in basso sulla destra.

Come formattare velocemente una lista ed evidenziare le righe alterne

Se si seleziona una cella all’interno di una tabella del foglio di lavoro, si attiva il menu Strumenti Tabella che riporta le funzioni Opzioni stile tabella e Stili tabella: espandendo questa funzione si possono vedere alcune combinazioni di colori possibili tra cui scegliere il proprio schema preferito.

In fondo all’elenco degli Stili tabella si trova il comando Nuovo stile tabella, che serve per salvare combinazioni personalizzate di stili.

La funzione Opzioni stile tabella si usa, invece, per personalizzare maggiormente la tabella in questione agendo sulla riga d’intestazione in modo da attribuire alla testata un formato diverso, oppure si possono impostare sulla riga totale diverse funzioni di calcolo, o ancora si può scegliere l’opzione righe alternate evidenziate per cui le righe risulteranno evidenziate in modo alternato. Le  stesse funzioni  valgono anche per le colonne. Se si decide di aggiungere altre righe o altre colonne alle esistenti, le nuove subiranno la stessa formattazione di quelle già esistenti.

Come stampare i dati e ignorare il resto del foglio

Capita che nel foglio di calcolo siano presenti anche note, appunti, commenti e quant’altro possa risultare utile a chi gestisce la tabella. Tutte queste annotazioni in genere non devono apparire nella stampa del documento, quindi come fare per stampare solo quello che interessa? Basta selezionare una cella qualsiasi della tabella e cliccare Stampa: a questo punto si avvierà un riquadro comprendente i dati della stampante e le impostazioni di stampa.

Tra le impostazioni si deve selezionare l’ultima voce, per cui l’anteprima si adatterà a stampare solo i dati ignorando il resto del foglio.

Come inserire la stessa formula su una colonna intera

È facile che capiti di dover eseguire lo stesso calcolo per tutte le voci di una tabella e magari anche di dover aggiungere la stessa formula per ogni nuova riga che si aggiunge alla tabella. Tutto ciò in Excel avviene in modo automatico e per verificarlo si può continuare l’esempio di prima in questo modo:

• Aggiungere una colonna: basta scrivere “Ordinato” in J2 e dare invio; alla conferma la tabella si

aggiorna;

• Inserire “Prezzo unitario” in K2 e confermare;
• “Importo” in L2;
• In L3 =
• Poi puntare e cliccare J3
• Digitare *
• Toccare K3

Appena si darà Invio, questo stesso calcolo apparirà su tutte le celle della colonna Importo che risulterà calcolato in maniera corretta moltiplicando la quantità per il prezzo unitario di una stessa riga.

Va notato che, anche se si aggiunge un ordinativo nella prima casella libera, il calcolo viene effettuato automaticamente da Excel: man mano che si aggiungono ordini all’elenco, sarà stesso Excel a calcolare il tutto

Come eliminare righe duplicate da una tabella in Excel

Può capitare che all’interno del foglio di lavoro risultino delle informazioni doppie da dover cancellare, operazione poco pratica e non facile se i dati in questione sono tanti. Nel menu Strumenti tabella è presente il comando Rimuovi duplicati che serve proprio a individuare ogni riga doppia per poi eliminarla. È sufficiente scegliere i campi che si vogliono controllare:

Dopo aver dato Ok, il programma rimuoverà tutti i doppioni. Attenzione a come si usa questa opzione: i valori non univoci saranno eliminati in modo definitivo.

Come aggiungere la riga dei totali

Quando serve il totale dei valori di alcune colonne, basterà spuntare l’opzione corrispondente nella tabella di Excel come mostrato nell’immagine di seguito.

Si tratta di un’opzione che va ad aggiungere una riga in cui viene calcolato il totale: Excel dà la possibilità di scegliere quale  operazione usare per il calcolo del totale, ovvero la somma, il conteggio o altri tipi di calcolo statistici. Il calcolo inserito sarà applicato solo alle righe visibili.

In figura appare chiaro come, filtrando la colonna Cognome in modo tale che mostri solo Rossi, il totale venga aggiornato secondo i soli ordini effettuati dal signor Rossi.

Se si vogliono aggiungere nuove righe, si può usare il menu contestuale che appare in tabella o si può togliere la spunta da Riga Totale presente nella barra multifunzione, inserire i nuovi dati e poi rispuntare l’opzione.

Non bisogna mai smettere di ripetere quanto sia importante fatturare quando si è un libero professionista. In un paese come l’Italia, dove l’evasione è all’ordine del giorno, è importante imparare a emettere fattura, per non incappare in errori più o meno volontari. Se da una parte esistono malfattori che non fatturano volontariamente, per truffare il fisco, dall’altra certe “evasioni” nascono da errori nella procedura di fatturazione. Seppure manchi il dolo, di fronte al fisco, permane la colpa di chi ha compilato erroneamente una o più fatture. Se non corretti in tempo, questi errori si trasformano in pene pecuniarie, che non aiutano certo a fare fiorire gli affari. Dunque, prima di cimentarsi nell’emissione di fatture, ricordarsi che queste devono essere numerate in ordine crescente e ognuna deve riportare anche l’anno di emissione. Poi, inserire nel documento tutti i propri dati fiscali e quelli del cliente; inserire tutte le informazioni relative alla prestazione eseguita, compreso il corrispettivo netto. A questo netto, applicare la giusta aliquota IVA, evitando di fare errori di calcolo. Una volta costruita, emessa e stampata, inviare la fattura al cliente per dare avvio alla procedura di pagamento. Infine, conservarne una copia da inserire in un registro, il quale servirà per la dichiarazione annuale IVA di ogni febbraio. In sintesi, queste sono le indicazioni di massima per fatturare correttamente, ma quando si usa Excel, bisogna fare attenzione anche alle specificità dello strumento informatico.

Fatture in Excel: le competenze necessarie

Se si decide di realizzare fatture in Excel, senza il valido supporto di un programma informatico apposito per la fatturazione, occorre davvero saper usare questo strumento di Office. Excel, infatti, sa essere uno strumento utile e versatile, ma non tutte le attività possibili sono adatte agli utenti meno esperti. La fattura è una di queste procedure sconsigliate se non si sa usare bene il pacchetto Office. Creare un documento fiscale partendo da un foglio elettronico bianco può rivelarsi laborioso e complicato. Come conseguenza, il lavoro può risultare poco accurato e viziato da errori. Da una parte, è vero che Excel è in grado di svolgere calcoli complicati su richiesta, dall’altra però, bisogna sapere bene cosa chiedere al programma, quando si ha a che fare con le funzioni necessarie alla fatturazione. Per chiunque debba fatturare, ma soprattutto per i meno esperti di informatica, si suggerisce l’utilizzo di programmi di fatturazione basati su piattaforme Excel, come PIFatt Professional di Pianificazione Intelligente. Una volta costruita la tabella di Excel, sfruttare i tanti strumenti del programma risulta molto più facile, perciò affidarsi a piattaforme già predisposte, semplifica notevolmente le procedure, riducendo il rischio di commettere errori. Inoltre, il software PIFatt Professional permette di conservare l’archivio delle fatture e di creare una completa anagrafica clienti.

La vita di molte persone ora è incentrata sul guadagnare per pagare tasse, spese e bollette, non lasciando spazio ad altro. Altri ancora, lavorano come muli per comprarsi l’ultimo modello di SUV o di smartphone, ma non hanno tempo da dedicare ai figli. Per un motivo o per l’altro, nessuna di queste categorie può dirsi soddisfatta pienamente della propria vita. Una soluzione a tutto ciò potrebbe risiedere nel semplificare la propria gestione delle spese di casa e delle altre uscite. Attingendo dal gergo dei motori, è possibile scalare le marce della propria vita, vivendo in modo più sereno. Chi ne ha la possibilità, potrebbe lavorare meno ore e trascorrere il tempo guadagnato con la propria famiglia o dedicandosi agli hobby preferiti. Ovviamente, meno ore di lavoro corrispondono a uno stipendio più basso, ma non sempre il denaro in più è usato per cose davvero necessarie. Rinunciare al vestito firmato potrebbe tradursi in un pomeriggio al parco con i figli. Può sembrare banale, ma al giorno d’oggi sono davvero cambiate le priorità di molte persone. Basti pensare che con la crisi sono crollati i consumi di beni alimentari, elettrodomestici, viaggi e svaghi, ma sono cresciute le vendite di smartphone. Prima di passare alla fase operativa, è necessario capire che vivere in modo più semplice non significa vivere male o da poveri.

Gestione spese di casa: parola d’ordine organizzazione

In questo piano di semplificazione della propria vita e delle proprie finanze, è importantissimo predisporre un’oculata gestione delle spese di casa, aiutandosi con software appositi, come quelli prodotti da Pianificazione Intelligente. Innanzitutto, bisogna aver chiaro quali siano tutte le proprie uscite e le entrate, così da poter decidere dove tagliare. Per fare questo, un valido supporto di base è dato dal programma gratuito PIBudget Free di Pianificazione Intelligente; più preciso e funzionale ancora, poi, è la versione a pagamento PIBudget App, che offre tutti gli strumenti necessari a monitorare l’andamento economico personale e familiare. In entrambi i casi, una volta aperto il software, occorre impostare delle voci di entrata e di uscita; l’interfaccia propone già dei capitoli pre-etichettati (5 per la versione Free e ben 15 per la App), ma cliccando nella casella è possibile modificare la dicitura con le voci che più si confanno alla propria situazione. Poi, lo stesso lavoro va fatto per le voci di uscita e di entrata (10 per ogni capitolo). Questa prima fase di impostazione viene seguita dalla predisposizione del budget, che consiste nel pianificare le spese dell’anno, divise mensilmente. Questa attività di impostazione e pianificazione è ciò che permette di osservare con chiarezza quali siano le voci da tagliare per semplificare la propria vita economica, senza compiere gravosi sacrifici.

Per alcuni la parola budget provoca lo stesso effetto fastidioso del termine dieta, eppure, sono entrambi dei semplici mezzi per raggiungere un obiettivo; nel secondo caso una perfetta forma fisica, nel primo una stabilità economica o una spesa importante. Per non farsi frenare dal vocabolario, è utile focalizzarsi sul processo, piuttosto che sulla terminologia. In più, potrebbe essere d’aiuto sostituire la parola budget con “piano di spesa”. In ogni caso, pianificare il proprio budget significa svolgere un processo sistematico e accurato, che trova il suo massimo supporto nell’informatica. Per essere meno vaghi, esistono software appositi per la gestione delle spese e questi fanno un largo uso della funzione somma di Excel. Purtroppo, anche questa è una parola che può scoraggiare i meno esperti del computer, soprattutto in assenza di guide adeguate. In questi casi, è altamente consigliabile affidarsi a programmi progettati appositamente per svolgere certe funzioni. Tra i suoi prodotti, Pianificazione Intelligente offre anche software specifici per la gestione del budget personale e familiare.

Somma Excel: lo strumento perfetto per il budget

Qualche che sia il supporto informatico prescelto, la somma è la funzione che viene maggiormente usata nella pianificazione del budget. In caso di software appositi, come PIBudget App di Pianificazione Intelligente, i calcoli vengono svolti in automatico dal programma. In caso si decida per il fai da te, ovvero aprendo un foglio Excel bianco e costruendosi da sé la tabella, è necessario richiedere al programma di effettuare la somma dei valori inseriti. Questo avviene perché la caratteristica peculiare di un piano di spesa è il contenere diverse voci di budget, tra entrate e uscite, le quali sono infine da sommare tra loro. Per sapere quanto si guadagna mensilmente e annualmente ma, soprattutto, per capire quanto si spende, è necessario sommare tutti i valori inseriti in tabella. Come fa PIBudget App in automatico, per svolgere al meglio i calcoli, è utile inserire i dati necessari in colonna o in riga. Ciò è utile perché selezionando le caselle interessate, è possibile chiedere al programma di effettuare il calcolo cliccando direttamente, nella barra delle formule, il tasto Somma Automatica. Ipotizzando di aver messo in colonna tutte le spese di un determinato mese, in questo modo, con pochi click si ottiene il totale delle uscite mensili. Volendo indagare più nel dettaglio l’andamento delle finanze, si possono suddividere le voci di spesa per categoria, è sommare i totali di ogni capitolo, sempre con il veloce strumento della Somma Automatica. Ponendo in riga i dati per ogni mese, è possibile calcolare anche il totale annuo, oppure bimestrale, trimestrale e così via. Giocando con la funzione somma di Excel è possibile ricavare diversi totali e analizzare nel dettaglio il proprio budget. Tutto ciò è fornito in automatico dai software per la gestione del budget progettati da Pianificazione Intelligente.

Sia che gli addendi siano solo due, sia che occorra calcolare il totale dei soldi spesi giornalmente per prendere un caffè alle macchinette, durante un anno passato in ufficio, la funzione somma in Excel è davvero di grande utilità. In base al numero di addendi in gioco, si possono seguire diverse vie per calcolare il totale di un’addizione. Se le cifre sono poche, si può digitare, nella barra delle funzioni, il segno = seguito dall’addizione, così come si impara in prima elementare. Un esempio di formula simile è = 45+15 che dà, come risultato visualizzato nella casella selezionata, direttamente il 60. Attenzione a ricordarsi di inserire il simbolo dell’uguale, colui che “ordina” al programma di eseguire la formula che segue. Ciò non vale solo per la somma, ma anche per le altre funzioni, come la moltiplicazione, la sottrazione, la divisione, eccetera. Se si inserisce solo la dicitura 45+15, non si visualizzerà il risultato, perché Excel non riconosce quanto digitato come una formula. Comoda e utile sempre per addizioni con poche cifre è la via che passa dalla barra delle Formule. Qui, selezionando il comando Inserisci Funzione, si può cercare la somma e passare allo svolgimento del calcolo, inserendo mano a mano gli addendi negli spazi appositi. Quando i numeri da sommare sono più di due, il programma non solo fornisce il totale finale, ma anche quelli parziali, ben visibili ai lati delle caselle dedicate agli addendi. Una volta completato il calcolo, nella casella selezionata si visualizzerà il risultato. In caso di numerosi addendi, la via migliore consiste nell’inserire in colonna tutti i numeri, selezionare il tutto e cliccare il comando Somma Automatica, nelle barra delle formule.

Excel per l’uso domestico

Sopra, sono state brevemente illustrate tre modalità di svolgimento della funzione somma in Excel e, una volta imparato ad usarlo, è possibile impiegare questo strumento per diversi scopi domestici. Innanzitutto, la somma è utilissima nel monitoraggio delle spese di casa, perché riporta velocemente il totale di quanto si è speso. Svolgere tutto questo con la calcolatrice è possibile, ma si tratta di un’operazione lenta e predisposta a compiere errori; è vero che la calcolatrice non sbaglia, ma è facilissimo inserire le cifre sbagliate o dimenticarsi totalmente di una voce di spesa; tale dimenticanza non è registrata dall’apparecchio, che non serba memoria di tutti gli addendi inseriti. Con Excel questo non avviene, perché l’utente deve solo inserire le cifre, che rimangono visibili nella tabella, e non preoccuparsi dei calcoli durante la compilazione dell’elenco. Allo stesso modo, questo programma informatico è d’aiuto nel compilare una lista della spesa che preveda un tetto di budget, oppure, quando si vuole sapere quanto si andrà a spendere, prima di effettuare gli acquisti. Insomma, per chi vuole tenere monitorato il proprio conto e le spese, utilizzare Excel e le sue funzioni rappresenta la soluzione migliore.

Pensando ai passi da svolgere per emettere una fattura, le funzionalità offerte da Excel si prestano perfettamente allo scopo. Innanzitutto, la fattura è un documento fiscale che attesta una transazione tra due soggetti, chi eroga il servizio o la merce e chi gode del bene oggetto del contratto. Essendoci passaggio di denaro, è necessario un documento valido ai fini fiscali, che testimoni che è avvenuto un movimento soggetto a IVA. A livello di funzione, potrebbe essere sufficiente fatturare a mano con carta e penna, ma questa procedura è tutt’altro che comoda e conveniente. Infatti, chi è tenuto a fatturare, compila numerosi documenti fiscali al mese, i quali presentano sempre delle informazioni fisse. Dunque, è utile fatturare con un programma informatico, perché è possibile salvare un modello con tutti i dati fissi, ovvero gli estremi fiscali del titolare della partita IVA. Ma emettere una fattura con Excel offre anche tanti altri vantaggi, che altri software non sono in grado di fornire. Ciò che differenzia questo programma da altri è la possibilità di svolgere calcoli, sia su richiesta dell’utente, che in modo automatico. Questo si rivela davvero utile nella fatturazione, in quanto si richiede di applicare l’aliquota IVA alla base imponibile del compenso da riscuotere. Con un’aliquota del 21%, per esempio, è possibile chiedere al programma di calcolare quanta IVA c’è da pagare sulla cifra netta pattuita con il cliente. Se, poi, si utilizza un software apposito, come quelli prodotti da Pianificazione Intelligente, non c’è nemmeno bisogno di chiedere attivamente a Excel di svolgere il calcolo, tutto è già predisposto dal programma progettato da esperti informatici.

Come emettere una fattura in Excel

La via maggiormente consigliata è di scaricare un programma informatico apposito, come PIFatt Professional e gli altri prodotti di Pianificazione Intelligente. Questi software, molto intuitivi, permettono di impostare una struttura di base della fattura, da cui poi ricavare di volta in volta i documenti fiscali specifici. Questi supporti sono davvero utili e funzionali, ma è possibile impostare una fattura partendo anche da un foglio di Excel bianco. Per provare a fare da soli, quindi, si può utilizzare il foglio elettronico di Excel come se fosse un foglio di Word, inserendo i valori necessari nelle caselle. Partendo dall’alto, occorre inserire il numero seriale e l’anno di fatturazione, per esempio, 4-2013, che indica la quarta fattura emessa nel 2013. Poi, più sotto, bisogna inserire in diverse caselle i dati fiscali del titolare di Partita IVA, perciò nome, cognome, indirizzo dello studio/negozio, numero di partita IVA, eccetera. Le stesse informazioni devono essere riportate per il cliente, con la differenza che questo potrebbe essere un privato, perciò si sostituisce la partiva IVA con il codice fiscale. Poi, occorre inserire i dettagli della prestazione svolta, riportando il numero, le caratteristiche e il costo netto. All’ammontare del netto, bisogna applicare l’aliquota IVA corrispondente al tipo di servizio o di bene in oggetto. Il risultato finale, da calcolare con le diverse funzioni di Excel, è quanto il cliente deve al titolare di partita IVA. Tutti questi passaggi sono già predisposti dai programmi di fatturazione come quelli realizzati da Pianificazione Intelligente, perciò risulta molto più conveniente affidarsi a un software apposito, piuttosto che complicare la procedura utilizzando un documento Excel vuoto.

Ogni libero professionista non chiede altro di avere nel suo carnet un lungo elenco di clienti; senza di essi, infatti, non si lavora. Avere molti clienti e, quindi, molte commissioni, significa dover gestire una anagrafica della clientela molto lunga e articolata. Per ognuno, difatti, è necessario riportare nome, cognome, ragione sociale, indirizzo (via, numero civico, città, codice di avviamento postale), numero di telefono, indirizzo e-mail, partita IVA o codice fiscale. In pratica, tutti i dati relativi al libero professionista e necessari alla fatturazione, devono essere riportati in fattura anche per ogni cliente. Inserire di volta in volta queste informazioni quando si emette il documento fiscale è davvero una procedura lunga, ma soprattutto, evitabile con l’ausilio dell’informatica. Se si utilizza un programma come PIFatt Professional, si ha a disposizione un menù già predisposto per accogliere le informazioni sui committenti; inoltre, da qui è possibile generare in automatico una fattura da compilare manualmente solo con i dettagli della prestazione erogata. Si tratta di automatismi che velocizzano e semplificano enormemente la procedura della fatturazione. Alla base di tutto ciò, c’è la creazione, in fase di progettazione, di tabelle Excel.

Tabelle Excel: formattazione e usi

Tutti i programmi che usano come piattaforma Excel fanno un largo uso delle tabelle, uno strumento utilissimo e adatto anche agli utenti meno esperti. Rimanendo nell’ambito dell’anagrafica clienti, in PIFatt Professional, questi dati sono racchiusi in una tabella pre-impostata, ma non è così difficile prepararsene una da sé; inoltre, è possibile creare a parte una tabella per l’anagrafica clienti e poi importare il tutto nel programma, una volta acquistato e scaricato. La procedura da seguire non è tanto complicata e permette di lavorare non solo sulla formattazione, ma anche su altri strumenti. Partendo da un foglio Excel bianco, si inizia inserendo lungo una riga tutte le intestazioni necessarie per identificare i clienti, così come si presenta anche il menù Clienti di PIFatt Professional. Una volta inseriti in riga i nomi della categorie, occorre cliccare il tasto Inserisci sulla barra della applicazioni in alto e selezionare il comando Tabella, ovvero il secondo della lista. Una volta fatto questo, si nota che le intestazioni inserite hanno preso la forma in grassetto e lo sfondo delle caselle si è colorato; ciò significa che è stata creata una tabella, che è possibile formattare per colore, lavorando sugli stili, contenuti nel nuovo menù che si è aperto, dedicato agli strumenti della tabella. Una volta selezionato il colore che si preferisce, non resta che inserire tutti i valori richiesti; man mano che si va avanti, si nota che ogni riga è distinta dall’altra, a riprova del fatto che si sta lavorando in una tabella e non più su un foglio bianco. Ora, la tabella è finita ed è possibile utilizzarla in diversi modi; ad esempio, è possibile stamparla per avere una versione cartacea dell’anagrafica clienti. Per farlo, basta cliccare su una qualsiasi riga, poi, selezionare il comando Stampa nel menù File e spuntare l’opzione Tabella; infine, occorre solo dare l’avvio alla stampa. Questa funzione offerta dalle tabelle Excel è sfruttabile anche quando si utilizza l’archivio clienti di PIFatt Professional.

In modo un po’ generico, si possono distinguere le fatture più tradizionali, ordinarie, da quelle un po’ più particolari, magari di carattere straordinario. Nella prima categoria rientrano la fattura immediata, la accompagnatoria, la proforma, la parcella e l’avviso di parcella. La prima, la fattura immediata, è quella che viene emessa e inviata al cliente, nel giorno stesso in cui è avvenuta la vendita di un bene o l’erogazione di un servizio; questa può essere fatta recapitare sia in versione cartacea, che in formato elettronico, se il cliente accetta questa modalità di invio. Nell’ambito specifico dei beni e delle merci, con questo tipo di fattura non è necessario emettere anche il relativo documento di trasporto. La fattura accompagnatoria, invece, “accompagna” il bene durante il trasporto e riporta sia i dati tipici delle fatture, sia le informazioni di viaggio della merce. La terza tipologia, la proforma, è una specie di fattura priva di valore fiscale e serve per comunicare al cliente l’importo che dovrà andare a pagare. Una volta ricevuto il compenso, si passa ad emettere la fattura vera e propria; con il programma di fatturazione PIFatt Professional si può trasformare un proforma in una parcella in modo automatico. Tranne che tra i liberi professionisti, non si tratta di un documento largamente impiegato. Nel settore della libera professione, anche se si tratta di studi professionali, non si dovrebbe parlare di fattura, ma di parcella. Questo documento viene emesso al momento dell’effettivo pagamento del compenso e può essere preceduto dall’avviso di parcella, che ha funzione simile al proforma.

Le fatture straordinarie

Come anticipato, esistono delle tipologie di fattura che vengono emesse solo in talune occasioni, più o meno frequenti. La prima di queste è il documento di trasporto, che viene generato in caso di emissione differita di una fattura; non è un documento con valore fiscale, ma una sorta di copia della fattura che verrà emessa in seguito. Seppure non si tratti di una fattura canonica, è obbligatorio emettere tale documento prima dell’emissione della fattura effettiva, la quale attesta l’esecuzione di un contratto di vendita. Il DDT riguarda la vendita di merci e viene emesso quando si stabilisce che la fattura effettiva sarà rilasciata dopo la consegna dei beni al cliente. In questo caso, di solito le merci devono fare un viaggio per arrivare al cliente, perciò il documento di trasporto “accompagna” i beni in questo tragitto, al pari della bolla di accompagnamento, di cui sta prendendo il posto. Come una tradizionale fattura, il DDT riporta la data di emissione e un numero progressivo, insieme ai dati identificativi del venditore e del compratore, nonché altre informazioni che poi verranno riportate nell’effettiva fatturazione. Come le fatture canoniche, anche i DDT devono essere riprodotti in duplice copia. Le ultime due forme straordinarie di fatture sono le note di accredito e quelle di addebito. Le prime vengono utilizzate dall’emittente per stornare gli importi già fatturati al cliente, a causa di resi o errori di prezzo e situazioni simili. Le note di addebito, invece, vengono usate per integrare importi inseriti in precedenza in fattura e modificati, magari, al ribasso. Utilizzare un programma di fatturazione per generare tutti questi documenti semplifica molto la procedura, riducendo al minimo le possibilità di errore.

Se ancora non si ha iniziato a mettere da parte dei soldi, ci sono dei passi preliminari da fare. Si tratta di azioni concrete che spianano la strada verso un piano coerente di finanza personale. Innanzitutto, premunirsi di cartelle e porta documenti, reperibili in qualsiasi cartoleria o supermercato. Poi, raccogliere tutti gli scontrini, gli estratti conto, le ricevute e le bollette più recenti, collocando il tutto nelle cartelle; l’ideale sarebbe dividere il materiale per categoria, ma l’importante è almeno seguire un ordine cronologico nella disposizione dei documenti. Parallelamente, creare un database, anche cartaceo, con tutte le password più utili, come quella di Ebay, per esempio. Tutto questo lavoro preliminare, serve a creare una banca dati fisica a cui attingere le informazioni che servono per mettere a punto un piano di risparmio. Infatti, prima di passare a sfruttare i tanti vantaggi forniti dall’informatica, è utile prendere in mano tutto questo materiale e dare una prima occhiata d’insieme all’andamento delle proprie finanze.

Finanza personale: risparmiare con l’aiuto dell’informatica

Il lavoro preliminare di raccolta dei documenti cartacei deve fungere da base per creare una banca dati informatica che aiuta a monitorare le spese. I programmi informatici di finanza personale, come quelli realizzati da Pianificazione Intelligente, vengono completati da questa archiviazione cartacea, che deve essere continua. Per essere più specifici, un buon modo per imparare a risparmiare fin da giovani è inserire le proprie spese in un software appositamente creato per la gestione economica personale. Grazie a questi strumenti, si può osservare l’andamento delle proprie uscite in riferimento alle entrate, avendo una visione più chiara delle voci che è possibile tagliare. Soprattutto se le entrate non sono cospicue, è indispensabile tagliare alcune spese, intervenendo su quelle più superflue e dispendiose. Per inserire con precisione tutti questi dati, con cadenza periodica possibilmente ravvicinata, è utile conservare tutti quei documenti che attestano i movimenti di cassa. Una volta inseriti in tabella questi valori, è consigliabile riporre la documentazione nelle cartelle cartacee, allestite nella fase preliminare di questo piano di risparmio. In questo modo, si avrà un controllo completo sulle proprie finanze. Da una parte, si può usufruire delle comodità offerte dall’informatica, dall’altra, è utile conservare anche i documenti originali, testimonianza fisica dei valori inseriti nel software di gestione delle spese. Svolgere queste piccole azioni di archiviazione quotidianamente consente di mettere via del denaro progressivamente e senza eccessivi sacrifici. Iniziare presto significa non farsi cogliere impreparati in futuro e godersi con più serenità il resto della vita. Tra le altre cose, ciò permette anche di andare in pensione con più tranquillità, oppure di fare investimenti più cospicui, come l’acquisto di una casa, senza essere stretti nella morsa del risparmio obbligato.

Sono due le grandi categorie finanziarie in gioco in un software per il budget familiare o personale. La prima è rappresentata dalle voci di entrata e, normalmente, si suddivide in al massimo un paio di capitoli, in caso di coppie o famiglie; questi due capitoli sono gli stipendi dei due adulti di casa. Dunque, nella compilazione di un piano di gestione del budget familiare, il tempo da dedicare alle entrate è piuttosto breve e la somma dei valori si rivela facile e rapida. Tutto un altro discorso merita la categoria delle voci di uscita, che in PIBudget App trova largo spazio; in questo programma è possibile inserire fino a 15 capitoli di budget, con un massimo di 10 voci ciascuno, per un totale di ben 150 voci di spesa/entrata. Dopo aver impostato questi capitoli all’inizio, per ogni mese dell’anno, il programma riporta i campi da compilare con i valori numerici, sia per quanto riguarda la pianificazione del budget, sia in fase di compilazione del consultivo con i valori effettivi. Ipotizzando una famiglia con due voci di entrata, gli stipendi dei genitori, e innumerevoli capitoli e voci di spesa, i valori da sommare diventano davvero tanti e i calcoli a mano non sono più possibili. Con PIBudget App i calcoli a mano diventano veramente superflui, in quanto è il programma stesso a svolgere tutti i calcoli più utili nella gestione del budget familiare. Tra le forme di calcolo più usate da PIBudget App, si trova proprio la funzione somma in Excel.

Somma in Excel: il suo utilizzo in PIBudget App

Nell’utilizzare PIBudget App, si osservano numerose caselle riportanti dei totali; ad esempio, nel menù Budget, in alto trovano collocazione il totale delle entrate in euro per ogni mese dell’anno e il totale delle uscite. Questi valori si visualizzano perché il programma è progettato per applicare automaticamente la funzione somma in Excel, piattaforma su cui si basa questo software di Pianificazione Intelligente. Tali calcoli, vengono automaticamente effettuati dal programma in diversi momenti e spazi della struttura, al variare dei dati inseriti. Grazie alle interacce pre-programmate da informatici esperti, ciò che l’utente visualizza è solo il risultato dell’applicazione delle diverse funzioni offerte da Excel. Sono davvero tante e utili le informazioni proposte da PIBudget App, che non si limita a sommare le uscite e le entrate, ma offre la differenza tra questi due valori, che prende il nome di saldo, oppure mostra in che percentuale le uscite incidono sulle entrate e così via.

Prima di vedere quando e quanto può rivelarsi utile usare questa funzione, è indispensabile fornire qualche spiegazione sul funzionamento e sull’utilizzo della somma. Come per altri strumenti del programma, esistono diversi modi per richiedere a Excel di svolgere questo calcolo. Innanzitutto, partendo da una griglia già completa di numeri da trattare, nella barra in alto, si clicca il tasto Formule e si seleziona Inserisci Funzione; così si apre una finestra di dialogo che domanda quale funzione cercare, perciò si digita la parola “somma” o si clicca direttamente sul nome del calcolo che compare poco più in basso, tra le categorie usate di recente, oppure, si può selezionare il tipo di categoria tra cui si vuole scegliere la funzione più adatta. Comunque, una volta selezionato il tasto Somma, la finestra di dialogo comunica che verranno sommati i numeri presenti in un intervallo di celle, intervallo da selezionare precedentemente. Oppure si possono inserire manualmente, sempre nella stessa finestra di dialogo, i numeri che si vogliono addizionare. Man mano che si inseriscono valori, il programma riporta tutti i risultati, sia parziali che totali. Un metodo più comodo e veloce per sommare delle cifre in Excel, invece, consiste nel selezionare le caselle contenenti i valori necessari al calcolo e cliccare, nella barra delle Formule, il comando Somma Automatica; questo strumento è utilizzabile per le caselle in colonna o in riga.

Quando utilizzare la somma

Questa brevissima introduzione sulla funzione Somma di Excel serve per capire quanto possa rivelarsi utile nella gestione delle proprie spese. Infatti, le uscite mensili sono caratterizzate da un aspetto preponderante, ovvero, si sommano man mano che passano i giorni. Dunque, per sapere quanto si sta spendendo, tra affitto, bollette, spesa alimentare e altre voci ancora, è indispensabile sommare tutti gli importi. Nulla vieta di fare questi calcoli a mano o con la calcolatrice, ma il metodo più facile, veloce e accurato è l’utilizzo di Excel. Basta aprire un nuovo documento e inserire tutti i valori in colonna, poi, selezionare le caselle e cliccare Somma Automatica. Già così, si ha la somma di tutte le spese effettuate, ma il programma permette di svolgere attività anche più accurate e precise. Infatti, si possono suddividere in categorie le spese, così oltre al valore numerico, è possibile visualizzare quale sia la fonte di tale uscita. Poi, si possono creare diversi fogli per ogni mese, salvando tutto sul computer. In questo modo, si crea un database con le informazioni relative alle proprie finanze. Il metodo più semplice ed efficace per ottenere tutto ciò, è scaricare un programma per la gestione del Budget, come quelli progettati da Pianificazione Intelligente, che si basano proprio su Excel e sulle sue funzioni, come la somma, la media matematica o la differenza.

rivelarsi utile usare questa funzione,

1. Finestra della applicazione
2. Barra multifunzione
3. Casella nome
4. Barra della formula
5. Finestre dei documenti
6. Fogli con le relative griglie di celle
7. Barra di stato
8. Riquadri attività
9. Smart Tag
10. Menu contestuali e mini toolbar

Finestra

Appena si apre Excel si nota subito la somiglianza della finestra con le altre del pacchetto Office di Microsoft: è possibile infatti ridimensionarla ai lati o cliccando sugli spigoli e trascinarli fino a raggiungere la dimensione desiderata. La  barra del titolo presenta al centro il nome del file che è stato aperto, a destra i comandi di ridimensionamento e di chiusura della finestra e a sinistra, cliccando sull’icona dell’applicazione, si potrà ottenere un menu con tutti i comandi della finestra. In alto a sinistra si troveranno i comandi più usati quali nuovo foglio, salva, annulla, ripeti e così via.

Barra multifunzione

La barra contiene praticamente tutti i menu principali di Excel, ovvero File, Home, Inserisci, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione e Visualizza. Ogni menu racchiude specifiche funzioni: per esempio, se si clicca su Inserisci appaiono una serie di icone che rappresentano vari schemi, disegni e diagrammi che è possibile inserire nel foglio di Excel. Ciò vale per ogni menu: basterà cliccare sul nome del menu e apparirà tutta una serie di icone che indicano le diverse funzioni disponibili nel menu.

Scheda File

Se si clicca su File presente sempre nella barra multifunzione, si apre il cosiddetto ‘backstage’, un elenco di tutte le funzioni riguardanti il file, quali apertura, stampa, anteprima di stampa, salva, proprietà e così via.

Menu Home

Tornando alla barra multifunzione, all’interno del menu Home si potranno facilmente distinguere i diversi comandi che riguardano la formattazione del foglio di Excel, ovvero lo stile e il tipo di carattere da usare, la possibilità di creare tabelle in più, celle o colonne e altri comandi di uso frequente come ricerche e filtri.

Inserisci

Selezionando questa funzione è possibile scegliere cosa inserire nel foglio, come per esempio grafici, tabelle, clip art, immagini o altri file.

Layout di pagina

Proprio come in Word, anche in Excel è possibile stabilire l’impaginazione e la grafica dei fogli di lavoro, sia a schermo che in stampa. I comandi sono pressoché identici a quelli di Word, dalla scelta dei margini all’orientamento, dalle interruzioni allo sfondo.

Formule

Si tratta di una funzione essenziale per Excel che serve per costruire le formule che si andranno a usare nel foglio di lavoro. Alcuni approfondimenti su come usarle si trovano in questa sezione del sito: funzioni excel - approfondimenti.

Dati

Oltre alla costruzione di formule, Excel è utile anche nell’analisi e nell’elaborazione di elenchi di dati sia che siano interni al foglio di lavoro che provenienti da database esterni o da altre applicazioni. Nel menu Dati, infatti, si possono collegare database esterni, importare dati, applicare filtri e così via.

Revisione

Questa funzione serve per rivedere il documento nella sua totalità e correggerlo laddove viene indicato dal programma stesso: si tratta di un menu dotati di funzioni per correggere errori di ortografia, per segnalare miglioramenti grammaticali, oppure per rivedere il documento aggiungendo annotazioni e commenti che possono risultare utili se lo stesso dev’essere visto da una seconda o una terza persona.

Visualizza

Questo menu serve a gestire le varie finestre e permette di usare opzioni per confrontare fogli diversi, affiancarli o passare da una cartella all’altra.

Altri menu

In genere Visualizza è l’ultimo menu presente nella barra multifunzione, ma è possibile che siano presenti altri menu, di cui uno importante è Sviluppo, perché racchiude molte funzioni avanzate di Excel. Sviluppo di solito riporta funzioni che riguardano la personalizzazione del foglio di lavoro, e che rendono possibile costruire nuovi comandi o una sequenza automatica di quelli più usati dall’utente.

Gli altri elementi

Al di sotto della barra multifunzione si trova la Casella Nome, che serve per individuare le varie aree del foglio di lavoro e a definire e ritrovare specifiche caselle.

Affianco alla Casella Nome si trova la barra della formula dove bisogna inserire la funzione-formula da usare.

In basso a sinistra sono presenti i Fogli numerati di cui ogni documento di Excel è formato. È  possibile passare semplicemente da un foglio all’altro selezionandoli, oppure si possono creare altri fogli nuovi, si possono cancellarli, spostarli e così via.

La barra di stato ricopre principalmente una funzione informativa sulle operazioni in corso all’interno del foglio, e può essere utile per interagire velocemente con il foglio di lavoro: per esempio,  selezionando direttamente una colonna di numeri, sulla barra apparirà il totale senza dover inserire la formula.

I riquadri attività appaiono a seconda dei comandi usati e in maniera del tutto automatica. Se per esempio si vuole inserire nel foglio di lavoro un’immagine da una clip art, si cercheranno quelle disponibili e sarà possibile controllare tutto il procedimento attraverso un riquadro che si attiva nel momento in cui si seleziona il comando di inserimento.

Le smart tags sono delle icone che appaiono sullo schermo dopo aver svolto alcune operazioni e servono soprattutto per dare assistenza all’utente durante i comandi più usati segnalando errori o incongruenze nelle celle.

I menu contestuali e le mini toolbar sono degli elenchi di comandi rapidi che appaiono in qualsiasi area del foglio se si preme il pulsante destro del mouse. Sono comodi perché si hanno subito a disposizione tutte le funzioni più comuni di Excel.

Quando si prende confidenza con tutti questi comandi, si sarà capaci di usare il foglio di lavoro in tutte le sue funzionalità. 

Prima ancora di imparare a usare un software per la fatturazione, ogni libero professionista dovrebbe imparare a fatturare, ovvero, conoscere la procedura a prescindere dal supporto che si utilizza. Tuttavia, se si dispone di una buona piattaforma informatica, la procedura risulta immediatamente più semplice e anche la fase di apprendimento. Vediamo insieme quali sono i principali problemi riscontrabili nell’iter di creazione di una fattura. Innanzitutto, il layout del documento, l’impaginazione corretta di tutti gli elementi; benché ormai l’informatica sia insegnata fin dalle elementari, esistono ancora soggetti che hanno poca dimestichezza con questi strumenti e potrebbero trovare difficoltà a impaginare un documento particolare come la fattura. In questo contesto, rientrano anche i dubbi su dove collocare ogni punto richiesto, ammesso che si sappia cosa inserire. Infatti, i neofiti della fatturazione, probabilmente, ancora non sanno bene quali dati servono e potrebbero dimenticarsi informazioni essenziali. Una volta impostato tutto, questi “imbranati del computer” potrebbero trovare difficoltà nei calcoli da compiere, non sapendo che alcuni programmi informatici sono progettati per svolgere calcoli e formule.

Le soluzioni di PIFatt Professional per i meno esperti

Il programma di fatturazione PIFatt Professional risolve facilmente tutti i problemi sopra proposti; se per gli utenti normali o esperti si tratta di problemucci da poco, i neofiti potrebbero davvero trovarsi in difficoltà con queste procedure, se non sono adeguatamente supportati. Vediamo il primo punto, l’impaginazione del documento; il software di Pianificazione Intelligente propone un layout predefinito, chiaro e semplice, in cui è possibile inserire facilmente il proprio logo aziendale, se presente. Dunque, lo scheletro della fattura è già pronto, occorre solo inserire i dati fisali del professionista. Anche in questo caso, PI Fatt Professional viene in aiuto proponendo i titoli delle informazioni richieste in fatture; ovvero, la tabella contiene già le caselle etichettate con i valori da inserire. Quindi, se non si è sicuri di come compilare la fattura, il software indica cosa serve e dove inserire i dati. A questo punto, grazie al menù Imposta del programma, il neofita della fatturazione è riuscito a impaginare il layout, inserendo nel posto giusto tutti quei dati fissi che si richiedono in una fattura. Ora, non gli resta che inserire i dati del cliente, i dettagli della prestazione e il compenso a lui dovuto. Tutti queste informazioni trovano posto nelle relative caselle della tabella di ogni nuova fattura, così l’utente è guidato nella compilazione come per i suoi dati fiscali. A questo punto, sono richiesti dei calcoli di applicazione dell’IVA sulle prestazioni erogate; tali calcoli devono essere precisi per non incorrere in errori che possono costare cari. Anche da questo punto di vista, con PIFatt Professional si è in una botte di ferro, perché una volta impostata l’aliquota IVA e il valore in denaro dei servizi prestati, il programma svolge in autonomia i calcoli necessari.

Nonostante un piccolo imprenditore non sia un lavoratore dipendente, in realtà è vincolato a due importanti forme di dipendenza, da cui deriva la sua sopravvivenza nel business. Il primo è la dipendenza dai clienti, coloro che commissionano il lavoro, richiedendo prestazioni o acquistando beni. Se un solo cliente rappresenta più di metà delle entrate aziendali, più che di piccolo imprenditore, si tratta quasi di un contratto da libero professionista. Se anche questo cliente paga tutto regolarmente ed è affidabile, concentrare tutte le attività su una sola unità può rivelarsi pericoloso. Benché non facile da realizzarsi, soprattutto all’inizio, l’ideale è diversificare la clientela e ampliarla, così nell’eventualità che qualcuno non paghi il compenso pattuito, restano presenti i pagamenti degli altri committenti. Nello specifico del cliente più fruttuoso, se questo non pagasse o interrompesse il rapporto, l’impresa vedrebbe mancare all’improvviso metà delle sue entrate. La seconda dipendenza, invece, è interna all’attività stessa, nel caso in cui sia formata da più persone. Si tratta della dipendenza dal fondatore dell’impresa, che spesso controlla tutti gli aspetti più importanti del business, anche quando ormai questo è cresciuto. Se il piccolo imprenditore avesse, per esempio, un improvviso incidente, l’impresa andrebbe a rotoli o cesserebbe di vivere. Se, invece, fin dall’inizio, il fondatore formasse alcuni suoi dipendenti delegando loro parte del lavoro decisionale, in casi di emergenza, l’attività potrebbe continuare senza correre il rischio di fallire. In collegamento a questa sfida, ne esiste un’altra che consiste nella fatica che il piccolo imprenditore sopporta all’avvio dell’attività. Alcuni, infatti, credono che in loro assenza, il lavoro potrebbe non funzionare o fermarsi, perciò saltano il pranzo, evitano pause e restano in ufficio fino a tardi, quando il resto dei dipendenti è ormai a casa. Trovare un equilibrio e una certa stabilità, è essenziale per non crollare nei primi tempi, prendendosi le giuste pause e ponendo fiducia nei dipendenti.

Finanza aziendale: gestione oculata ed equilibrio

Le ultime due principali sfide da affrontare riguardano temi di finanza aziendale, in senso più stretto. Infatti, un’importante sfida è la gestione del denaro, ovvero, l’avere risorse finanziarie a disposizione per pagare i conti e per affrontare casi di emergenza. Questo non vale solo per la finanza aziendale, ma anche per quella personale, e per entrambi i casi, la posta in gioco è la sopravvivenza. Dunque, un imprenditore dovrebbe avere un capitale da parte per avviare l’attività, perciò molti avviano attività mentre stanno facendo altri lavori, conducendo le due cose in contemporanea. Se questo suddividersi tra due attività rende difficile fare crescere il business, l’essere a corto di denaro la rende impossibile questa crescita. Nella gestione dei soldi, si ha a che fare anche con calcoli e imposte, per cui è utile affidarsi a un professionista per non commettere errori, soprattutto quando l’impresa inizia a crescere. Infine, un’ultima sfida è sapere bilanciare la qualità con la crescita. Finché un business è piccolo, il fondatore è solitamente molto attaccato alla cura dei dettagli, spendendo tanto tempo su ogni aspetto del prodotto fornito. Questo genera servizi e/o beni di qualità, ma la cui realizzazione è piuttosto lenta. Man mano che l’impresa cresce, aumentano i clienti e le relative richieste, mentre, al contempo, diminuisce il tempo da dedicare alla produzione e al rapporto con la clientela stessa. Un buon imprenditore dovrebbe trovare il modo di bilanciare tutti questi aspetti, velocizzando il lavoro, ma tenendo alto il livello di ciò che si realizza. Non trovare un equilibrio tra questi fattori può compromettere la sopravvivenza dell’impresa.

La crisi che ancora attanaglia l’economia europea ne è una prova: una cattiva gestione delle finanze può portare a grandi problemi, o meglio, causa un’incapacità a reagire in maniera efficace in caso di emergenza e di crisi. Non resta che imparare a gestire bene il proprio denaro, soprattutto se si ha famiglia. Le entrate di molti nuclei familiari si stanno riducendo, ma contemporaneamente, aumenta il costo della vita. In alcune situazioni, non sembra esserci via d’uscita, ma in altre potrebbe essere sufficiente solo un po’ di organizzazione. Le spese sono tante, le entrate sono poche e risparmiare risulta sempre più difficile, se non si fa affidamento su validi strumenti di supporto. Un aiuto consistente arriva dall’informatica e dai programmi di gestione finanziaria, come PIBudget App di Pianificazione Intelligente. Questo strumento aiuta a pianificare efficacemente il proprio budget familiare e a tenere sotto controllo l’andamento della condizione economica del nucleo familiare. Per fare questo, il software propone tanti utili tool, ossia strumenti informatici che mettono in evidenza certe azioni e svolgono calcoli, che possono aiutare ad avere una visione completa della situazione.

La visione di insieme e i dettagli

Sono quattro i menù di cui è composto il software per la gestione familiare PIBudget App; tranne quello dedicato alle impostazioni, ognuno fornisce una visione di insieme sulla situazione economica della famiglia. Nel menù Budget, in cui si inseriscono le entrate e le uscite previste, vengono riportati per ogni capitolo il totale e la media mensili, ma anche annuali; in cima alla tabella, poi, vengono riportati i totali annuali e mensili globali e si offre un raffronto tra entrate e spese previste. Se il saldo è negativo, il programma segnala l’anomalia, colorando di rosso il valore numerico corrispondente. La stessa cosa avviene nel menù Consuntivo, in cui non vengono inserite le previsioni, ma i dati reali. Alla fine, nel menù Cruscotto si offre un raffronto tra il budget previsto e il consuntivo effettivo; tale confronto si può fare su base annuale o mensile. Già questi strumenti sono molto utili, ma PIBudget App offre ulteriori tool di controllo sull’andamento delle finanze. In particolare, per ogni capitolo di spesa, viene indicato quanto questo incide in percentuale sulle entrate e sulle uscite; tali dati vengono forniti sul totale annuo e su quello mensile. Tale informazione è presente sia nel budget che nel consuntivo, perciò è possibile vedere la percentuale di incidenza prevista e quella reale. Per esempio, in base alle entrate previste, la previsione sulle bollette incide per il 5% annuo delle uscite e sul 4% delle entrate; nel compilare il consuntivo, invece, si nota che tale percentuale media arriva al 10 e all’8%. Il programma, quindi, esprime in percentuale che si sta superando il budget previsto, inoltre, offre informazioni su quanto una spesa incide sulle entrate e sulle uscite di una famiglia, ponendosi come suggerimento per una revisione del piano finanziario iniziale.

Esistono diversi indicatori che suggeriscono che qualcuno sta vivendo oltre le proprie possibilità; da una parte l’aumento di certe spese, dall’altra la riduzione di alcune buone abitudini. In quest’ultimo caso, ciò che si riducono sono i risparmi, ovvero, in media, chi risparmia meno del 5% di ciò che guadagna, probabilmente, sta vivendo sopra i propri mezzi. Ciò potrebbe significare che, in caso di una spesa improvvisa, non si sarà in grado di affrontare l’emergenza. L’ideale sarebbe risparmiare almeno il 10% del guadagno annuo totale, così da essere maggiormente al sicuro. Inoltre, sarebbe auspicabile non mettere mano ai risparmi per spese evitabili e non necessarie; ciò sarebbe un altro indicatore di una vita spendacciona. Se si spende oltre il 28% dei propri guadagni per il mutuo/affitto, imposte e assicurazioni per la casa, allora si corre il rischio di sforare i propri budget. Sebbene queste siano spese necessarie e inevitabili, sopra tale soglia del 28%, secondo gli esperti, non si vive serenamente e in modo ragionevole. Nel momento in cui si decide di acquistare un’abitazione, è importante valutare anche questo aspetto. Mantenersi oltre questo livello, significa tagliare molte altre voci di budget e ciò, oltre che triste, potrebbe risultare anche pericoloso.

Finanza personale in allarme

Ci sono altri campanelli di allarme che segnalano che la propria finanza personale non è gestita al meglio. Innanzitutto, per chi ne fa uso, dovrebbe destare preoccupazione quando il saldo della carta di credito cresce più del solito. Se tale cifra si è sempre mantenuta piuttosto bassa, un suo aumento testimonia la crescita delle spese. Ma non solo, il momento in cui non si riesce ad affrontare il pagamento del conto della carta di credito, è la prova che si sta vivendo oltre le proprie possibilità, se ciò avviene regolarmente ogni mese. Pagare più avanti, significa pagare di più, perciò tale abitudine è doppiamente controproducente. Un altro indicatore è la crescita dei conti, dovuti ai pagamenti rateali. Come resistere all’acquisto di un televisore da 50 pollici, se si può pagare con 50 euro al mese? Il problema è che, così facendo, si crede di poter acquistare qualsiasi cosa e ogni mese aumentano le rate. 50 euro per la tv, 200 per l’automobile, 100 per lo smartphone, sommati insieme raggiungono cifre ragguardevoli. Quando ciò accade è un chiaro sintomo che si sta vivendo oltre le proprie possibilità. Ciò appare ancora più significativo alla luce del fatto che, oltre a queste rate, bisogna aggiungere i normali conti da pagare mensilmente, come la spesa alimentare, le bollette, l’affitto e così via. Mai dimenticare che pagare a rate non significa non pagare o pagare di meno, anzi, alla fine il televisore da 50 pollici è costato ancora di più a causa dei tassi di interesse sul debito.

Il dilagare di prestiti finanziari, dilazioni e carte di credito è un marchio distintivo di questa era. Già le campagne promozionali fanno credere al consumatore che pagando a rate possono mettersi qualsiasi cosa, senza correre rischi finanziari. Come conseguenza, molte famiglie o singoli vivono al di sopra delle proprie reali possibilità. In un mercato del lavoro normale e sano, probabilmente, questo boom di rate e prestiti non sarebbe così pericoloso, ma alla luce degli innumerevoli contratti atipici e alle continue notizie di cassa integrazione, questa nuova pratica finanziaria può destare preoccupazioni. Infatti, capita spesso che uno perda il lavoro, per scadenza o licenziamento, proprio nel mezzo della restituzione di un prestito finanziario, o nel momento in cui arriva il conto della carta di credito. Che sia un acquisto necessario o un capriccio, è importante valutare se sarà davvero possibile concludere il pagamento dilazionato, ovvero, se si ha un lavoro stabile o delle entrate assicurate sufficienti a coprire la spesa. Tale problema non è confinato all’Italia, anzi, negli Stati Uniti i debiti sulle carte di credito stanno continuando ad aumentare, mentre il mercato del lavoro non naviga in buonissime acque.

Tagli di spese importanti

Se da una parte, grazie o per colpa delle rate, cresce il numero di acquisti di grandi beni, dall’altra, nella gestione delle spese di casa, molte famiglie tagliano alcune voci importanti. Un esempio che accumuna molti paesi europei, ma anche gli Stati Uniti, è l’assicurazione di viaggio. Questa polizza è davvero molto utile quando si viaggia all’estero, perché copre spese mediche e garantisce delle coperture per casi particolari, come può essere lo smarrimento dei bagagli. Nonostante ciò, pochissimi ne stipulano una prima della partenza, in un’ottica di risparmio, sebbene il costo sia relativamente basso, soprattutto rispetto ai benefici che ne derivano. Dunque, sembra che possa andare bene spendere dei soldi per un viaggio, ma non per assicurarsi contro eventuali incidenti e/o danni. Per chi non viaggia, questo esempio non è calzante, ma è una prova di quanto il denaro assuma valore diverso in base alla sua destinazione. Inoltre, questo esempio è l’ennesima prova di quanto ormai molte persone siano diventate insensibili di fronte ai rischi finanziari e alla crisi economica. Se all’inizio di questa sfortunata congiuntura, in molti hanno adottato pratiche di austerità come forma di tutela e prevenzione, ora sembra si sia affievolita la preoccupazione, sebbene la situazione sia peggiorata ulteriormente. Il perseverare in tali atteggiamenti “spericolati” preoccupa molti esperti finanziari, che temono che tali comportament possano, in futuro, portare a una nuova crisi economica o peggiorare quella esistente. Una nuova recessione potrebbe essere potenzialmente pericolosa non solo per l’economia, ma anche per la società stessa, sempre a detta di alcuni economisti.

Nella maggior parte dei casi il programma fornisce una soluzione già pronta per tante esigenze, specie se si tratta di usare excel per un calcolo o per analizzare dati; per sfruttare queste potenzialità si deve individuare lo strumento adatto, comprendere come va usato e, infine, compilare correttamente la formula.

Per questo ci sono molte fonti di informazione, dalla guida del programma ai vari siti web sull’argomento, che spiegano quello che serve; in alternativa è possibile cimentarsi direttamente nel foglio di lavoro e iniziare a capire il funzionamento delle formule excel. Si comincia usando il comando “Inserisci funzione” nella scheda Formule:

Questo pulsante attiva una scheda con tutto quello che serve per trovare lo strumento adatto alle proprie esigenze e capire come usarlo:

1. Area di ricerca per parole e frasi chiave: sarebbe impensabile ricordare i nomi di ogni funzione, inoltre a volte i nomi non sono così intuitivi come SOMMA();
2. Selettore categoria: le funzioni excel sono suddivise per categorie di impiego; da notare che oltre a quelle proprie di excel esiste una voce “definite dall’utente”, infatti chi ha un po’ di rudimenti di programmazione può sviluppare funzioni proprie e far eseguire ad excel il calcolo;
3. Elenco;
4. Descrizione riepilogativa;
5. Rimando alla guida in linea;

Scrivendo nell’area di ricerca la descrizione di cosa si vuole ottenere, spesso si viene indirizzati ad uno o più risultati; selezionando una a una le voci dell’elenco, la descrizione riepilogativa da un’idea di cosa fa la funzione indicata e, spesso, è sufficiente per risolvere il problema.

In ogni caso digitando il rimando all’help si apre una descrizione dettagliata, spesso con esempi utili. 

Da non trascurare anche il selettore per categorie che mostra in ordine alfabetico tutte le voci appartenenti alla categoria scelta; spesso, infatti, il nome stesso da un’idea di cosa facciano le funzioni excel (anche se non sempre è così immediato).

Una volta selezionata la voce più adatta, il pulsante OK porta ad ulteriori schede che guidano ad inserire e usare la formula senza errori. Per seguire meglio conviene provare con un problema concreto:

• Come inserire la data odierna e fare in modo che si aggiorni tutte le volte che viene aperto o stampato il foglio?
• Come sommare i valori di una colonna?

Funzioni excel: la data del giorno

Per questi calcoli, Excel si basa sulla data del computer, per vederlo in pratica:

• Comando “Inserisci funzione” nella scheda Formule;
• Nel quadro di ricerca, inserire “data di oggi” e, poi, premere ‘vai’ (come nell’immagine poco sopra);
• La maschera propone tre scelte, scorrendo e leggendo le descrizioni si arriva ad una funzione denominata OGGI() la cui descrizione recita: “restituisce la data corrente nel formato data”;
• Con il pulsante “Ok” si attiva il passo successivo: nell’esempio in questione non servono parametri, quindi viene semplicemente presentato un pannello di riepilogo, dando conferma la funzione viene inserita ed excel esegue il calcolo;

Funzioni excel: come funziona la Somma

La somma in excel è uno dei calcoli più utilizzati e versatili:

• Avviare la procedura “Inserisci funzione” come prima;
• Digitare, ad esempio: “sommare una colonna” e confermare col pulsante “Vai”;
• Scorrendo fra le proposte si arriva su SOMMA() che appena sotto viene descritta: “Somma i numeri presenti in un intervallo di celle”;

• Confermando si passa alla procedura “Argomenti funzione”;

Il pannello è diviso in tre aree:

1. la parte superiore richiede di inserire gli addendi fra gli argomenti: è possibile digitare direttamente, oppure usando il pulsante con la freccia rossa a fianco della casella di testo si selezionano in modo interattivo caselle, intervalli per costruire riferimenti (per approfondire i riferimenti e il loro uso si può vedere questo articolo)
2. la zona centrale spiega brevemente il funzionamento.
3. In basso si vede in anteprima il risultato: in questo modo è facile capire se tutti i parametri inseriti sono corretti.

Un primo modo per usare il pannello è digitare direttamente i valori: man mano che si aggiungono, la procedura mostra nuove caselle di inserimento (si noti come a fianco di ogni argomento appare il valore corrispondente e in fondo l’anteprima del risultato):

L’anteprima aiuta anche ad individuare eventuali errori, come ad esempio l’inserimento di un testo fra gli addendi:

Naturalmente la vera comodità si vede quando si inizia ad inserire dei riferimenti tra i parametri della funzione, usando come esempio la situazione della figura di seguito:

• Posizionare il cursore nell’area bianca di fianco a “Num1”;
• Poi puntare su A4 e trascinare fino a C22;
• Si nota che l’intervallo è stato trascritto nell’area bianca, di fianco appare l’elenco dei valori e l’anteprima del risultato mostra la somma parziale;
• Poi posizionarsi nell’area bianca di fianco a “Num2”;
• Selezionare E4;
• Analogamente in “Num3” E7;
• Confermare con “Ok”;
• Excel inserisce la funzione e fa il calcolo;

Questa procedura aiuta i neofiti anche quando si tratta di modificare una formula, o semplicemente capire meglio come è strutturato un calcolo impostato da qualcun altro. Se si usa il comando “Inserisci funzione”, nella scheda Formule, partendo da una cella che già contiene dei calcoli, la scheda si apre già compilata con i parametri letti dalla cella corrente, facilitando la modifica.

Quando si ha un po’ di pratica

In teoria una volta appreso come scrivere una funzione, si potrebbe digitarla direttamente nella barra della formula, ma in realtà non è così semplice. Per questo, è importante ricordare almeno tre passi da seguire sempre:

1. Inserire nome della funzione adatta;
2. Inserire i parametri necessari, l’ordine di inserimento e la sintassi;
3. Non commettere errori di digitazione.

Per questo non occorre ripetere tutte le volte la procedura guidata, ma è possibile applicare una procedura più veloce, che aiuta a non sbagliare. Lo strumento in questione è disponibile direttamente nella cella:

• Digitare =O in una cella;
• Appena si scrive un’iniziale, compare un elenco a discesa delle funzioni che iniziano con la lettera digitata. A fianco di quella evidenziata, un fumetto riporta la descrizione riepilogativa e con i tasti ‘freccia su’ e ‘freccia giù’ si può scorrere l’elenco e leggere la descrizione di ognuna;
• Posizionarsi su OGGI(), con il tasto TAB si conferma la selezione e la funzione viene inserita nella cella;
• Il fumetto in basso rimane per indicare i parametri, nel caso di OGGI() non servono, infatti l’etichetta mostra che basta chiudere la parentesi per completare il lavoro e confermare ad excel il calcolo; si noti che il nome della funzione in realtà è un collegamento ipertestuale che se selezionato rimanda direttamente alla guida in linea con le istruzioni che servono; 

condensate all’interno della cella.

L’altro esempio rivela qualche dettaglio in più:

• Scrivere =S in una cella
• Questa volta la lista delle funzioni proposte è piuttosto lunga: è possibile scorrere come prima oppure continuando a scrivere fino a selezionare SOMMA() per poi  confermare con il tasto TAB;

• Rispetto al caso di prima il fumetto mostra quali sono i parametri e come inserirli: in particolare, viene evidenziato in grassetto quello a cui corrisponde la posizione del cursore; in altri termini, excel sta suggerendo che il numero o il riferimento che si sta scrivendo sarà utilizzato con primo parametro;

In ambito commerciale ciò avviene spesso, ma anche i liberi professionisti si trovano sovente a prestare servizi molto simili, magari allo stesso cliente. Poniamo il caso di un redattore web free lance; da una parte, questo professionista scrive di argomenti molto vari e, per ogni committente, redige un certo numero di articoli; dall’altra, invece, la prestazione è sempre la stessa. Tra cliente e cliente, cambiano la quota di testi da preparare e il valore del pezzo in base alle specifiche, ma spesso, per ogni committente, si presta ogni mese lo stesso numero e la stessa tipologia di servizio. Tale ripetizione può avvenire anche per altre professioni ma, solitamente, non tutti hanno sempre gli stessi clienti. Il medico, per esempio, ha un giro di pazienti molto ampio e capita spesso di visitare una persona solo una volta. Chi offre la medesima prestazione professionale per tanti clienti è molto facilitato da una applicazione come PI fatt Professional, in quanto è sufficiente prendere una fattura di un lavoro simile, duplicare e poi nell’editor della fattura scegliere il cliente. Infine, è possibile - eventualmente - cambiare quantità e prezzo del servizio e il gioco è fatto.

Registrazione delle fatture: come duplicarle

Riprendiamo come esempio il copywriter free lance e poniamo che abbia siglato un contratto con un cliente della durata di sei mesi; ogni mese, il redattore deve preparare venti testi su un determinato argomento. A questo punto, il pagamento può essere erogato in diversi modi; si può decidere di farsi saldare il conto alla fine dei sei mesi, creando un’unica fattura cumulativa, oppure, richiedere il compenso mensilmente, o ancora ogni due/tre mesi. Nel caso di pagamento mensile, il professionista deve emettere una fattura ogni mese, riepilogando tutto il lavoro svolto nei trenta giorni precedenti. Nel caso che abbiamo preso ad esempio, bisogna indicare il numero e la tipologia di testi fatti, riportando il corrispettivo compenso. Se tutti gli articoli hanno lo stesso valore, basta moltiplicare la cifra in euro per il numero di testi scritti; in caso di valori diversi, occorre specificare la differenza e svolgere dei calcoli separati. In ogni caso, sarà il programma di fatturazione a calcolare i risultati senza errori e in modo immediato. Poniamo il caso che, ogni mese, si richiedano dieci testi lunghi e dieci brevi, per un compenso lordo rispettivamente di 10 e 5 euro; dunque, questi dati devono essere riportati in tutte le sei fatture previste per la durata del contratto. Iniziamo a redigere la prima partendo dal nominativo del cliente, recuperabile dal menù Clienti di PIFatt Professional; selezionando il record, è possibile chiedere al programma di aprire una nuova fattura, riportando in automatico i dati relativi al committente. A questo punto, nella finestra DocEdit, compare la fattura da compilare, la quale riporta già alcune informazione fisse, tra cui i dati fiscali relativi sia al cliente che al professionista. Fatto questo, non resta che inserire i dettagli della prestazione, da cui il software ricaverà in automatico il compenso finale che il committente dovrà versare al redattore. Una volta salvato, il documento resta conservato nell’archivio Fatture. Da qui, il mese successivo, si può cercare la prima fattura compilata, selezionare il comando Copia e modificare il duplicato intervenendo sulla data, senza dover reinserire tutti quei dati che sono rimasti invariati.

Prima di intraprendere un percorso imprenditoriale, è necessario conoscere il settore in cui si vuole operare; ciò significa svolgere numerose ricerche sulla materia. Questo lavoro deve essere eseguito in due modi, leggendo tutto ciò che viene pubblicato sull’argomento e parlando direttamente con chi è già attivo nel settore. Imparare il più possibile è la parola d’ordine per mettersi in affari. Il secondo step dice di determinare i propri scopi per il piano aziendale; questo, infatti, serve per cristallizzare la propria visione degli affari e guidare l’imprenditore verso il raggiungimento di questa meta. Se si tratta di un progetto auto-finanziato, questo piano servirà solo a guidare il soggetto verso l’obiettivo, ma in caso siano necessari degli investitori esterni, il determinare gli scopi aziendali serve anche a individuare coloro che potrebbero essere interessati a investire.

Finanza aziendale: determinare i destinatari del business plan

La determinazione degli scopi si collega al terzo passo da fare, ovvero, il determinare i destinatari del business plan, il pubblico che dovrà essere convinto dal piano aziendale. Gli investitori esterni, che possono anche essere semplici amici o familiari, dovranno capire quale siano le intenzioni dell’imprenditore, prima di investire del capitale. Per questo motivo, bisogna modulare il piano in base ai destinatari, infatti, i genitori sono diversi dagli istituti di credito, ma entrambi devono essere trattati con lo stesso riguardo e lo stesso rispetto verso le loro competenze in materia di affari. Tuttavia, in ogni caso, il piano dovrà contenere quattro punti essenziali che gli investitori cercano. La prima è la fiducia nell’imprenditore che propone il progetto; etica e integrità dovranno trasparire dal business plan. In secondo luogo, gli investitori devono capire in cosa consiste l’attività in avvio; è compito dell’imprenditore articolare chiaramente quale sia la mission aziendale, quali prodotti/servizi vengono offerti e come si pensa di guadagnare con l’attività. Per descrivere ciò, occorre tenere in considerazione a chi ci si rivolge; investitori meno esperti non gradiscono il gergo finanziario, mentre banche e istituti lo richiedono. La terza cosa ricercata in un business plan riguarda le informazioni sulla sicurezza finanziaria, ovvero, bisogna esplicitare quali sono i rischi di investimento. Parallelamente, è necessario mostrare all’investitore anche come recuperare il proprio denaro in caso di fallimento del progetto. Infine, gli investitori vogliono sapere a quanto ammonta il ritorno dell’investimento. Sta all’imprenditore assicurarsi che i guadagni per gli investitori siano pari a quelli ottenibili dall’ingresso in altre attività simili. Tutto l’impegno in questo senso deve essere profuso per convincere che si tratta di una manovra di finanza aziendale fruttuosa.

In un’ottica di un’ottimale pianificazione finanziaria aziendale, il business plan dovrebbe contenere una decina di voci, nel seguente ordine: una dichiarazione di intenti (la cosiddetta “mission”), un riepilogo del progetto, i prodotti o i servizi offerti, il target di mercato, il piano di marketing, l’analisi dei competitor e del settore di riferimento, il bilancio di esercizio formale, un riepilogo dei capitali aziendali, le indicazioni su che tipo di finanziamento si cerca e, infine, altre eventuali informazioni aggiuntive.

Il business plan, dunque, dovrebbe aprirsi con la dichiarazione di intenti, ovvero, l’illustrazione degli obiettivi; questa parte non dovrebbe essere più lunga di tre paragrafi. Qui si evidenzia un’unica proposta di vendita, oppure ciò che distingue questa nuova attività dalle altre già attive nel settore. La mission dovrebbe essere succeduta da un paio di pagine in cui si presenta un riepilogo del progetto; gli investitori si basano soprattutto su questa parte per prendere le loro decisioni in merito. Poi, è utile dedicare una sezione alla descrizione dettagliata del prodotto o del servizio che si intende commercializzare, comprendendo anche il prezzo di vendita. Dopo questo, è necessario inserire nel piano quale siano i target di mercato primari e secondari, riportando le ricerche che hanno condotto a questa scelta. A ciò si associa il piano di marketing che, nel dettaglio, deve spiegare come raggiungere i segmenti di mercato individuati; trovano spazio qui le strategie promozionali e pubblicitarie. Inoltre, non deve mancare una sezione dedicata agli operatori del settore, ovvero, aziende concorrenti, ma anche agenzie governative e di regolamentazione; in generale, ogni stakeholder (portatore di interesse) del settore in cui si intende operare deve essere studiato e inserito nel business plan.

Business plan: pianificare il successo di un’azienda

I punti sopra illustrati riguardano soprattutto la fase di ricerca iniziale e la definizione degli obiettivi, ma il business plan contiene anche molte specifiche di carattere prettamente finanziario. Infatti, una lunga e dettagliata sezione deve essere dedicata ai bilanci di esercizio, che devono essere basati su calcoli reali; ogni cifra nel progetto deve significare qualcosa. Ciò significa che non basta fare una stima delle retribuzioni dei dipendenti, bisogna calcolare a quanto ammontano davvero; oppure, assicurarsi che la dichiarazione dei redditi corrisponda alle attestazioni dei movimenti di cassa, che a loro volta dovrebbero corrispondere al bilancio aziendale. Nel business plan, quando ancora gli affari non sono iniziati, il bilancio d’esercizio non è effettivo, ma viene riportato come un modello di come andrà l’attività una volta avviata. Tutto ciò si basa su proiezioni che devono essere realizzate in maniera ottimale, per risultare realistiche. Poi, nel piano bisogna inserire tutti i capitali aziendali, compresi le esperienze professionali degli impiegati principali dell’attività, qualora non si tratti di un’impresa singola. Infine, è necessario inserire nel business plan che tipo di investimento si sta cercando e quale sia lo scopo della ricerca di fondi. Raccolte tutte queste informazioni, è necessario redigere il piano in forma professionale, a tutto vantaggio della presentazione del progetto agli investitori.

In molti hanno letto il romanzo di Sophie Kinsella “I love shopping”, oppure hanno visto il film; protagonista della vicenda è una giovane ragazza dipendente dagli acquisti. In inglese, si usa il termine “shopaholic” per identificare tutti coloro che sono malati di shopping. Nel mondo non sono pochi questi soggetti che sono portati a fare acquisti compulsivi e, spesso, insensati. Il libro si conclude, ovviamente, con il lieto fine che vede la protagonista guarire dalla sua dipendenza, trovare un lavoro e pure fidanzarsi, ma senza arrivare ai casi limite del romanzo, non è così difficile cadere in tentazione facendo acquisti spropositati. Forse, con l’aiuto di un programma per la contabilità familiare, la protagonista di I love Shopping sarebbe guarita senza doversi affidare a gruppi di recupero, però la vicenda sarebbe apparsa più noiosa.

Programma contabilità familiare: mai più shopaholic

La protagonista di I love Shopping compra soprattutto vestiti, ma non solo; come si vede anche dal film, la giovane acquista in modo compulsivo qualsiasi cosa, compresi alcuni articoli che fanno parte delle normali spese domestiche. L’anomalia del personaggio sta nel fatto che vengono comprati molti più beni di cui si ha bisogno. Ciò che accade al personaggio uscito dalla penna di Sophie Kinsella è di sforare completamente il proprio budget mensile, arrivando a non poter pagare l’ammontare maturato sulla carta di credito. Con un programma contabilità familiare come PIBudget App, ogni superamento della soglia consentita viene prontamente segnalato. Infatti, sia nella tabella di predisposizione del budget che in quella del consuntivo, nel riassunto in alto compare la differenza tra le entrate e le uscite; quando le seconde superano le prime, il dato si evidenzia in rosso. Ciò avviene quando, in fase progettuale, si fanno le stime sul budget, ma anche quando si inseriscono i dati effettivi nel consuntivo. Nel primo caso, è possibile correggere le stime, cercando di rientrare nel budget almeno a livello teorico; nel secondo, accorgersi dell’anomalia permette di rivedere man mano le spese per non superare la soglia fissata. Nel consuntivo, inoltre, è evidente il residuo di budget rispetto alle spese reali, che appare in negativo quando le uscite superano la quota prevista. Lo stesso dato sulla disponibilità residua mensile è ben visibile nel menù cruscotto, che permette di visualizzare l’andamento del periodo di riferimento. Tutte queste informazioni sono indicate sia a livello generale, che per ogni singola voce di spesa. Dunque, se nelle impostazioni di budget si prevede una quota massima per lo shopping, il programma PIBudget App mette in evidenza ogni volta che questa soglia viene superata. Uno strumento simile sarebbe stato molto utile nelle mani della giovane protagonista di I love Shopping.

Nelle decisioni di finanza personale non dovrebbero entrare i sentimenti e le emozioni, eppure, le mosse dei consumatori sono spesso guidate da impulsi. Non solo, chi è portato a spendere molto per alleggerire le proprie frustrazioni, è maggiormente soggetto ad azioni di marketing che spingono a spendere più del dovuto. Tutto ciò, a meno che non si parli di miliardari, si rivela piuttosto dannoso per le finanze di singoli, ma anche per quelle di intere famiglie. Per non fare danni economici a se stessi, è opportuno prendere decisioni di spesa basate sulla propria situazione finanziaria, facendo attenzione alle entrate annuali, alle spese, al tipo di contratto di lavoro che si possiede e alle scadenze per il pagamento di tasse o bollette. Sempre a proposito di atteggiamenti mentali verso le situazioni, è importante distinguere tra benessere effettivo e credito. Con il persistere della crisi finanziaria mondiale, è cresciuto il ricorso alle carte di credito e ai prestiti, anche per affrontare piccole spese. Quando si opta per una soluzione simile, è importante valutare quanto la restituzione del debito andrà a intaccare le proprie entrate mensili, oppure, nel caso della carta di credito, occorre assicurarsi che sul conto ci siano risorse sufficienti al momento dell’addebito delle spese. Non bisogna mai dimenticare che pagare a rate o posticipare i pagamenti, non significa non pagare.

Finanza personale: sopravvivere adottando uno stile di vita frugale

In tutto questo, ciò che può aiutare a vivere bene, senza perseguire cattive abitudini finanziarie, è adottare uno stile di vita più frugale e sostenibile. Nei momenti di crisi economica, quando gli stati nazionali accumulano debiti pubblici stratosferici, i governi cercano di adottare misure di austerità, per riparare i danni economici fatti in passato. In alcune nazioni, invece, si tende a tenere sempre sotto controllo la spesa, in modo da resistere agli scossoni delle cicliche crisi economiche. Anche il singolo individuo o intero nucleo familiare possono seguire questa via, evitando di sperperare soldi quando ci sono. Una vita più frugale e sostenibile permette di risparmiare del denaro da investire in progetti più concreti e duraturi, oppure di conservare delle risorse per le emergenze. Gli stati nazionali che adottano queste pratiche sono gli unici che posseggono dei fondi da investire per progetti a lungo termine. Questi sono, inoltre, gli unici paesi che stanno resistendo meglio di altri alla pesante congiuntura economica in atto, riuscendo anche a crescere. Questi suggerimenti sarebbero da tenere in alta considerazione soprattutto da parte di coloro che hanno compiuto scelte finanziarie sbagliate, contraendo tanti inutili debiti o spendendo molto più delle loro effettive possibilità economiche. 

Probabilmente i liberi professionisti sanno cosa sia un ordine professionale, per lo meno quelli che vi appartengono, ma non è detto. Si tratta di un’istituzione di autogoverno riconosciuta dalla legge; il fine è di garantire la qualità dei servizi prestati dai professionisti. In Italia, gli ordini prendono la forma di enti pubblici autonomi, che fanno capo al Ministero della Giustizia. I loro compiti principali sono di garantire il rispetto dei codici deontologici delle professioni e di tenere aggiornati gli albi professionali. Questi ultimi non sono altro che dei registri in cui si iscrivono i professionisti che vogliono esercitare la propria professione; l’iscrizione è vincolata a una serie fasi preliminari, tra cui molto spesso compare l’esame di stato. Senza tale iscrizione, l’esercizio di una determinata professione risulta illegale. Basta ricordare ai professionisti che l’esercizio abusivo di una professione è un reato punibile con una multa di 100/500 euro e un periodo di reclusione che può arrivare ai sei mesi. Per quanto riguarda la materia fiscale, e nello specifico la fatturazione, l’appartenere a un ordine professionale comporta alcune variazioni nell’emissione di una fattura.

Programma di fatturazione: come gestire l’appartenenza a un ordine

Con un programma di fatturazione come PIFatt Professional, gestire la questione fiscale legata all’appartenenza a un ordine professionale è davvero facile e intuitivo. Innanzitutto, il menù nel quale operare è uno solo e il procedimento deve essere svolto una volta sola al primo avvio del software. Dunque, una volta aperto il programma per la prima volta, i primi da passi da compiere sono nel menù Imposta; qui, occorre inserire i propri dati identificativi e fiscali, come nome o ragione sociale, il numero di partita IVA, l’indirizzo, il codice fiscale e così via. A questo dati occorre aggiungere una specificazione solo se si è iscritti a un ordine professionale; quindi, nel riquadro apposito bisogna indicare l’ordine di appartenenza e la relativa modalità di versamento dei contributi, ovvero, l’ente di riscossione incaricato dall’ordine regionale. Ciò avviene perché, come anticipato, l’iscrizione a un albo professionale comporta il sottostare a una certa regolamentazione comunitaria, le cui specifiche si differenziano in base alla regione in cui si è iscritti. Ogni ordine, infatti, ha delle sottocategorie locali, suddivise per regioni. In prima istanza, il libero professionista deve dar conto al suo ordine professionale regionale. Dunque, per gli iscritti a un albo professionale, il versamento dei contributi è legato alle direttive dell’ordine regionale di appartenenza. Quale che sia l’ente di riscossione dell’utente, PIFatt Professional riporta in ogni documento creato i dati inseriti inizialmente nel menù Imposta.

Ecco allora qualche consiglio per mettere a punto una valida pianificazione finanziaria personale e per diventare un risparmiatore migliore. Una prima regola punta a spendere in modo meno impulsivo, ragionando a lungo su ogni acquisto; dunque, è consigliabile aspettare almeno 24 ore prima di acquistare il bene che si è visto in un negozio o online. Se dopo questo lasso di tempo, la voglia di comprare una certa cosa è rimasta, allora, si può tornare nel punto vendita (o sul sito) e passare all’acquisto. In realtà, molti desideri che sembrano impellenti spariscono nel giro di poche ore, perciò questa regola consente di evitare spese inutili o addirittura folli. A ciò si accompagna la necessità di fare tagli sulle spese superflue, come possono essere i mille caffè presi durante le pause in ufficio, oppure il mangiare al ristorante in pausa pranzo, invece di portarsi qualcosa da casa. Alla fine dell’anno, queste uscite sommate insieme vanno a incidere pesantemente sul bilancio economico personale. Inoltre, i soldi risparmiati per i pranzi possono essere versati in un deposito di risparmio, fosse anche un semplice salvadanaio. In merito a quest’ultimo punto, per rimpolpare il proprio conto di risparmio, si possono versare nel salvadanaio tutte le monetine che si ricevono in resto quando si paga qualcosa; ogni tot di tempo, ci si può recare nella propria banca e versare  sul deposito la somma accantonata. Anche eventuale denaro extra, come bonus, regali e rimborsi delle tasse, può essere subito versato sul conto risparmio, per evitare di spenderlo per frivolezze.

L’importanza del budget

Oltre a queste piccole azioni pratiche, diventare dei bravi risparmiatori è anche una questione mentale. Quindi, bisogna sempre tenere a mente la propria stabilità finanziaria, che deve essere il perno di ogni azione direttamente o indirettamente economica. Un buon metodo, quasi indispensabile, è fissarsi un budget per ogni spesa, con l’aiuto di strumenti informatici come quelli progettati da Pianificazione Intelligente. Gli stessi esperti finanziari consigliano ai propri clienti di pianificare un proprio budget e segnare ogni uscita e ogni entrata che si verifica. Tracciare le proprie spese aiuta anche a tagliare in quelle aree in cui si spende troppo, ammesso che si trattino di spese eliminabili. Grazie all’attività di budgeting si ha una visione chiara e globale di quali siano le proprie abitudini di spesa. Una volta messo a punto il budget, è consigliabile darsi degli obiettivi di risparmio. Tali obiettivi, però, devono essere commisurati alla propria situazione finanziaria e possono variare nel tempo. All’inizio, magari, si può cominciare con il prefiggersi di risparmiare 100 euro al mese; col tempo, se si è bravi e le condizioni lo permettono, si può alzare il tetto minimo a 200 euro e così via. L’importante è che siano degli obiettivi realistici e raggiungibili; in caso contrario, tutti gli sforzi potrebbero risultare vani e si corre il rischio di “ammalarsi di risparmio”, conducendo, poi, una vita grama inutilmente. L’ideale, secondo gli esperti, sarebbe risparmiare, ovvero mettere da parte mensilmente, il 20% delle proprie entrate.

I tanti sforzi volatili per risparmiare qualche soldino si sono rivelati infruttuosi ed è arrivato il momento di affidarsi all’informatica. I programmi per la finanza personale di Pianificazione Intelligente, facili e intuitivi, rappresentano un valido sostegno in questa attività di messa a punto di un budget. Se un single, forse, si barcamena più facilmente nelle questioni finanziarie, una famiglia rischia grosso se non imparare a gestire le proprie risorse economiche. E, quindi, con cosa ha a che fare una normale famiglia di quattro persone? Proviamo a delinearne una insieme, composta dai due genitori e due figli di 6 e 14 anni. Immaginiamo che lavorino sia la madre che il padre, entrambi a tempo pieno. Già solo con queste poche nozioni, si può capire che le voci di spesa di questa famiglia potrebbero non essere proprio poche. Iniziamo a elencare le principali: mutuo, IMU, assicurazione delle due autovetture, spesa alimentare, equipaggiamento scolastico e bollette. Queste sono le spese di base, a cui aggiungono una polizza sulla vita stipulata dal coscienzioso capo famiglia, la baby sitter per i figli, il patentino per i figlio quattordicenne e il successivo acquisto del motorino, l’abbonamento ai mezzi pubblici per condurre a scuola i pargoli, regali di natale e di compleanno, qualche uscita serale, le vacanze estive e chi più ne ha più ne metta. Senza continuare nel lungo elenco, appare evidente quanto possa essere complicato un budget che prevede così tante voci di spesa.

Organizzare le voci di spesa con PIBudget App

Una famiglia coscienziosa e previdente, su cui pendono decine e decine di voci spesa, dovrebbe avvalersi del supporto dell’informatica. PIBudget App è un’ottima soluzione perché permette di gestire numerosi dati in modo semplice e intuitivo. Con meno di 10 euro all’anno, è possibile scaricare e utilizzare questo programma basato su piattaforma Excel. Questa versione di PIBudget propone 15 capitoli di budget, suddiviso ognuno in al massimo 10 voci di spesa, per un totale di ben 150 voci. Nel menù Imposta del programma, i capitoli di budget sono già pre-impostati con dei nomi, che rappresentano le categorie di spesa più diffuse, ma cliccando nelle caselle, è facilissimo modificare i valori in base alle proprie esigenze. Allo stesso modo, se i capitoli di budget o le voci reali sono in numero inferiore rispetto a quello proposto dal software, è possibile eliminare le righe della tabella, grazie alle funzionalità offerte dalla piattaforma di Excel. Riprendendo a esempio la famiglia summenzionata, si può inserire un capitolo di budget per le spese relative ai figli e specificare nelle voci le diverse destinazioni, ovvero, l’equipaggiamento scolastico, lo stipendio della baby sitter, il costo del pantentino, l’acquisto del motorino e così via, fino a un massimo di 10 voci di spesa.

Come accennato, il primo mito da sfatare sul budget è che non ci sia bisogno di pianificarne uno. In realtà, anche chi ha un ricco conto in banca, può ottenere numerosi benefici da questa pratica. Tracciare mensilmente ogni entrata e ogni uscita, con il valido aiuto di un software per le spese di casa, permette di verificare che il proprio denaro sia impiegato nel migliore dei modi. Un secondo mito riguarda coloro che sostengono di non essere bravi in matematica e perciò non sono in grado di gestire un budget. Questa credenza è facilmente confutabile dai software per le spese di casa, il cui uso non richiede di fare calcoli o di avere avanzate conoscenze matematiche. Pianificazione Intelligente offre tanti facili programmi di gestione del budget, per i quali è necessario avere delle conoscenze informatiche di base. Un terzo mito, invece, comprende coloro che credono che risparmiare e prefissarsi un budget significhino deprivarsi dei propri agi; in realtà, basta risparmiare anche poco denaro al mese e riuscire a condurre una vita più che dignitosa. Fare un budget non significa tagliare tutte le spese, ma assicurarsi che le uscite non superino le entrate, cercando di mettere da parte qualcosa per il futuro.

La fiducia nel futuro

Il futuro è proprio uno temi chiave di molti miti da sfatare sul budget. L’ultima crisi finanziaria, ma non solo, dovrebbe aver insegnato ai risparmiatori che il futuro non è mai così certo, eppure, alcuni credono ancora che certe fortune siano eterne. Ad esempio, è necessario sfatare che il lavoro sia sempre sicuro, anche quello a tempo indeterminato; forti del proprio contratto permanente, molte persone non si preparano economicamente a un’eventuale disoccupazione. Quando si perde il lavoro, inoltre, alcuni pensano di fare affidamento sull’assegno di disoccupazione, il quale, però, è solo temporaneo, perciò sarebbe meglio aver approntato un piano di risparmio e un budget per incorrere in rischi minori. Altri ancora vivono pensando che a loro non potrebbero succedere nulla, invece, disgrazie o spese insormontabili sono sempre dietro l’angolo, perciò non bisogna farsi cogliere impreparati. Un altro mito riguarda coloro che dicono di non avere intenzione di fare grandi spese, perciò non necessitano di preventivare budget e risparmiare del denaro. Questo punto di vista può essere insidioso perché le cose possono cambiare; magari, non si intende comprare un’auto perché ci si può muovere facilmente con i mezzi pubblici, a piedi o in bici, però l’azienda per cui si lavora potrebbe cambiare sede e finire in una zona non servita dai mezzi. Alcune persone, invece, non vogliono mettere soldi da parte per non risultare più ricchi e perdere dei benefici, ma ciò può rivelarsi davvero pericoloso. Altri ancora non sentono il bisogno di pianificare un budget e risparmiare perché sono senza debiti, il che di per sé è una buona cosa, ma in caso di emergenza, il risultato è comunque la mancanza di denaro per affrontare l’imprevisto. Infine, un ultimo mito è sostenuto da coloro che contano con troppa fiducia su entrate future di denaro, come aumenti di stipendio o rimborsi delle tasse. Mai fare affidamento su somme non ancora incassate, ma concentrarsi a pianificare un budget con i soldi che si hanno davvero a disposizione.

In un’era così moderna sembra paradossale, ma alcuni vecchi trucchi funzionano ancora per contenere le temperature di un ambiente. Il primo riguarda il montaggio di pesanti tende alle finestre, suggerimento utile anche in inverno per ridurre la dispersione di calore. I tendaggi più pesanti filtrano le radiazioni solari e lasciano una leggera oscurità nei locali, evitando di far surriscaldare eccessivamente gli ambienti. Per non incidere troppo sul budget per la gestione delle spese di casa, si può decidere di acquistare delle tende solo per le stanze più esposte, oppure, si può ottenere un effetto simile abbassando le tapparelle, ovviamente, in quelle finestre dotate di questo sistema di chiusura. Un altro suggerimento fonda sul concetto fisico, conosciuto anche dalle nonne e dai meno esperti, che il calore sale, perciò in caso di abitazione a più piani, con l’impianto di condizionamento posto al piano più basso, è utile chiudere tutte le porte delle stanze poste sui piani più alti. In questo modo, la frescura rimarrà nei locali bassi, mentre non si sta utilizzando le altre stanze. Più in generale, un ambiente più raccolto viene raffreddato, e scaldato, più facilmente. Un altro semplice rimedio consiste nel spegnere gli interruttori inutili durante il giorno, come la luce elettrica; per illuminare le stanze, se possibile, sarebbe più consigliabile aprire le imposte delle finestre, piuttosto che utilizzare lampade e altri sistemi di luce artificiale, a tutto vantaggio del consumo energetico elettrico.

Il giusto uso del condizionatore

Un quarto suggerimento per la gestione delle spese di casa in materia di raffreddamento, consiste nell’utilizzare nel mondo giusto l’impianto di condizionamento. Innanzitutto, se possibile, è consigliabile accendere il condizionatore solo nelle ore e nelle giornate più torride, così da non sprecare energia quando non ce n’è effettivamente bisogno. Poi, un altro utile consiglio riguarda l’uso dell’opzione di risparmio energetico del sistema di raffreddamento; alcuni impianti, infatti, possono essere lasciati accesi ma a regime di basso consumo energetico. Se si attiva questa opzione mente non si è in casa, il condizionatore manterrà una temperatura piacevole nei locali, consumando il minimo. Se, invece, si spegne tutto durante l’assenza di qualche ora, la temperatura interna dell’abitazione salirà esponenzialmente e diventa necessario accendere l’impianto alla massima potenza per poter raffreddare gli ambienti; in questo caso, lo spegnimento dell’apparecchio non garantisce alcun risparmio energetico. Infine, un ultimo suggerimento propone l’uso di un sistema alternativo al condizionatore, ovvero il ventilatore da soffitto e o da finestra. Questi sistemi generano aria fresca, ma con un minimo ricorso all’energia elettrica, perciò hanno un consumo energetico irrisorio. In fase di acquisto di un impianto di raffreddamento, si potrebbe puntare anche sui ventilatori, piuttosto che sui condizionatori. Attaccarne uno nelle stanze principali, garantisce una frescura molto più ecologica ed economica di quella fornita dagli impianti di condizionamento.

In Excel, ma non solo, le funzioni sono delle formule che prendono degli input e restituiscono in cambio degli output; per poterle usare efficacemente, può essere sufficiente già sapere questo. Per esempio, lo strumento SOMMA () trasforma gli addendi, gli input, nel totale, l’output. Tali input si chiamano parametri o argomenti, mentre l’output che viene restituito è il risultato. Riprendendo l’esempio della SOMMA (), gli addendi sono i parametri e il totale è il risultato. Sebbene più complicate, anche le espressioni funzionano allo stesso modo e spesso i due termini sono usati come sinonimi.

Come si usano le funzioni excel

Lo strumento principale per utilizzare le funzioni sono le celle, l’unità fondamentale di Excel; proprio nelle celle si inseriscono le espressioni, si passano argomenti e si visualizzano i risultati. Per inserire una formula, si può scrivere direttamente nella cella, oppure utilizzare la barra della funzione, la tabella posta sopra la griglia di calcolo, identificabile dal simbolo fx. Il primo punto su cui concentrarsi è il segno grafico dell’uguale (=), che non fa parte della formula vera e propria, ma serve per informare Excel che si sta per inserire una funzione e che gli viene richiesto di calcolare gli argomenti inseriti dopo il simbolo. Prendendo sempre ad esempio la SOMMA (), gli addendi sono posti tra parentesi, mentre il risultato viene visualizzato direttamente nella cella. Come si può vedere dall’immagine, una volta dato l’invio al calcolo, la cella C4 mostra il valore 6, il totale, invece della somma di 3 più 3 che era stata inserita all’inizio. In realtà, la formula non è sparita, infatti, se si seleziona la cella, nella barra fx si vede la formula e, se si fa doppio click sulla cella, è ancora possibile modificarla.

Quindi, riassumendo in modo più schematico:

• L’uguale (=) è il  simbolo che dice ad Excel che si vuole inserire una funzione o un calcolo, che il programma dovrà eseguire;
• SOMMA è il nome della funzione;
• (3;3) sono gli argomenti, in questo caso gli addendi, e devono essere separati dal punto e virgola.

Tutte le funzioni, semplici o complicate che siano, devono essere inserite in questo modo: =NOMEDELLAFUNZIONE(Argomento1;Argomento2;…).

Nel fare questo Excel viene in aiuto degli utenti; se, ad esempio, si digita = in una cella e poi si inizia a scrivere, si vede comparire un elenco a discesa nella cella stessa, che propone una lista di funzioni disponibili in base alle iniziali digitate. Questo ausilio aiuta a evitare noiosi errori di battitura.

Poi, una volta scelta la formula che interessa, appena sotto la barra fx compare un riquadro che mostra lo schema di come bisogna compilare la funzione. Come si può notare, il nome è un vero e proprio collegamento ipertestuale e, se lo si clicca, si viene rimandati alla guida in linea attinente.

Nell’esempio descritto, per fare le somme, sono stati scritti direttamente gli addendi nella formula, ma ci sono anche modalità più flessibili. Gli argomenti che si passano alle funzioni possono essere valori, ma anche riferimenti di celle, intervalli, altre funzioni, ecc. (Maggiori dettagli si trovano nella sezione approfondimenti) Ecco cosa succede quando si passano a una funzione degli argomenti sotto forma di riferimenti a celle. Si può prendere come esempio la modalità con cui la somma è utilizzata, in una cartella di lavoro per la pianificazione finanziaria personale; qui, l’obiettivo è permettere a un utente di inserire, mese per mese, gli importi che prevede di spendere per varie voci di spesa e mostrargli in tempo reale il totale.

Come si vede, la cella D6 contiene una funzione somma, identica a quella usata prima, solo che gli addendi non sono numeri, ma indirizzi di altre celle: D38;D51, ecc. Questo è un modo per dire ad Excel di fare una somma degli addendi che si trovano nella cella D38, nella cella D51, ecc.

Questo rende molto più comodo inserire i valori che la somma deve totalizzare, ma permette anche una grande flessibilità, dato che le celle di riferimento possono, a loro volta, contenere altre funzioni. In questo esempio la cella D38 fa il totale delle celle che vanno da D28 a D37 (cioè totalizza le spese di casa), la cella D51 totalizza le spese per i servizi e, di conseguenza, nella D11 si trovano il totale delle spese per la casa più il totale delle spese per i servizi.

Questo è un primo passo per capire la potenza delle funzioni Excel, in pratica, grazie alla SOMMA (), si ottiene, facilmente, uno schema nel quale basta inserire i valori delle spese mensili, per visualizzare immediatamente l’effetto sul totale.

Lo scopo che un’impresa si prefigge di raggiungere applicando un’efficace pianificazione finanziaria aziendale è quello di mantenere un determinato equilibrio finanziario tra impieghi e fonti di capitale tale che gli investimenti e le spese possano essere facilmente coperti e che tra i flussi di entrate e di uscite si riesca a preservare una buona liquidità d’azienda. Cercare di poter prevedere il periodo di tempo in cui le entrate non riusciranno a coprire totalmente le spese è essenziale per preparare l’azienda a essere pronta ad affrontare momenti di difficoltà di tesoreria, e per poter affrontare la situazione applicando le soluzioni più opportune. Tutti i tipi di aziende, che siano grandi o piccole, dovrebbero disporre di uno strumento di previsione come la pianificazione finanziaria aziendale, questo perché il buon rendimento o meno di un’azienda è legato soprattutto alla disciplina mentale dell’imprenditore e dei suoi collaboratori e consulenti. Sebbene sia uno strumento molto utile, la pianificazione finanziaria aziendale sembra non essere troppo “in voga” tra le aziende italiane, infatti è un tipo di approccio al problema che ancora stenta a decollare in Italia e addirittura risulta ancora raramente applicato con successo all’interno di imprese di dimensioni notevoli. Eppure la corretta disposizione delle risorse finanziarie di un’impresa è una questione essenziale e centrale e probabilmente l’unica che possa assicurarne la stabilità del patrimonio finanziario. L’imprenditore a volte si rende conto dell’importanza di applicare una buona pianificazione finanziaria aziendale solo quando la tensione economica e l’accesso al credito diventano più complicati.

Perché pianificare?

Molte aziende non credono nell’efficacia di un mezzo di previsione per la gestione aziendale e spesse volte capita che particolari periodi di espansione economica e di ritorni a doppia cifra incoraggino scelte finanziarie rischiose e azzardate, come può esserlo decidere di effettuare investimenti eccessivi di medio-lungo termine. Sottolineare i potenziali squilibri economici a cui un’azienda ha dovuto far fronte, permette all’imprenditore di analizzare le reali problematiche dell’impresa e di predisporre i giusti interventi per sanare l’attuale situazione o per prevenire future tensioni. Gli strumenti previsionali che fanno parte della pianificazione finanziaria aziendale quali il budget finanziario e il budget tradizionale, rappresentano delle valide linee guida che permettono di individuare in maniera preventiva il fabbisogno legato alle scelte dell’azienda, controllandone la fattibilità finanziaria e consentendo di anticipare la ricerca delle coperture necessarie. Tutta questa particolare attenzione legata alla gestione finanziaria delle aziende è dovuta principalmente ai cambiamenti in corso nel rapporto tra banche e imprese causati dal nuovo accordo di Basilea 3. In tale accordo si assiste a una vera  e propria riformulazione dei flussi informativi necessari sia per la misurazione del rating e del rispettivo accompagnamento al credito, sia per dare il via a un nuovo modo di gestire la finanza aziendale, e sia per aiutare l’impresa nella misurazione della propria solidità economica e patrimoniale e per analizzare i margini di manovra a sua disposizione.

La pianificazione finanziaria aziendale costituisce da sempre l’asso nella manica per ottenere degli efficienti risultati aziendali: saper gestire e pianificare i flussi finanziari di un’intera azienda è il passaporto per vederla decollare. In periodi di precario equilibrio economico, la gestione finanziaria aziendale diventa uno strumento quanto mai necessario e strategico per poter affrontare nel migliore dei modi una crisi d’impresa o per portare a termine certe linee di sviluppo aziendale o ancora per gestire operazioni particolarmente cruciali per il futuro dell’impresa.  Un’azienda infatti può essere soggetta alle situazioni più disparate che possono comprometterne i propri equilibri finanziari: per esempio, un’azienda può trovarsi in serie difficoltà a causa di una gestione poco attenta della liquidità, oppure per non aver effettuato investimenti in capitale fisso o ancora perché tali investimenti possono essere stati eseguiti facendo uso delle momentanee eccedenze di liquidità. A ogni azione dell’azienda corrisponde una determinata reazione del mercato, che non sempre risponde in maniera positiva: per questo è necessario realizzare un’attenta e curata pianificazione dei flussi finanziari per sostenere la crescita e lo sviluppo dell’azienda nel lungo termine.   

Le tre pianificazioni

La gestione finanziaria aziendale può modificare i propri obiettivi e i metodi da usare a seconda dell’arco di tempo stabilito per vederne i risultati. A  seconda che si voglia operare nel medio-lungo termine ovvero in un periodo di tempo che va dai tre ai cinque anni, o nel breve termine ovvero nel giro di un anno o ancora nel brevissimo termine ossia in un arco temporale di tre o quattro mesi,  si può parlare di pianificazione strategica, di budget e di tesoreria. La pianificazione finanziaria aziendale di tipo strategico viene impiegata per trattare progetti o eventi particolari della vita aziendale e spesso si esplica in un “business plan” che delinea e valuta quelle che sono le scelte commerciali, gli investimenti e le fonti di finanziamento nonché la sostenibilità finanziaria e la convenienza del “plan” stesso. La pianificazione finanziaria di budget invece serve per tradurre il budget economico dell’impresa in un piano che ne conti entrate e uscite e controlli che il flusso netto resti attivo e sostenibile rispetto alle necessità dell’azienda e alle posizioni bancarie. In questo tipo di pianificazione l’elemento più determinante è il tempo in quanto l’azienda deve dimostrare la propria redditività nell’arco dell’anno, mentre il budget finanziario va redatto ogni mese.  Il terzo tipo di pianificazione finanziaria, quella di tesoreria, analizza la realtà prendendo in considerazione le scadenze attive nei confronti dei clienti, quelle passive nei confronti dei fornitori e i costi fissi dell’impresa. Da qui parte per cercare di prevedere la liquidità dell’azienda nel brevissimo termine, che può variare da pochi giorni a qualche mese, e si tratta di una programmazione che dev’essere costantemente  rielaborata. A  questo proposito, potrebbe risultare utile all’azienda dotarsi di strumenti e modelli operativi per poter gestire in maniera efficace ed efficiente la pianificazione dei propri flussi finanziari: integrare il controllo di gestione delle analisi dei costi e della marginalità con strumenti per monitorare costantemente i flussi monetari potrebbe essere un inizio.  

Da quando lo Stato ha iniziato ad assicurare ai propri cittadini meno assistenza sanitaria, meno lavoro e meno istruzione ma sempre più tasse da pagare, il cittadino normale non sa come destreggiarsi nell’amministrare le proprie finanze, soprattutto se ha una famiglia di cui doversi occupare. Quando le spese e le prime necessità aumentano e non si riesce più ad arrivare a fine mese con un bel gruzzolo in tasca, si può pensare di amministrare meglio la propria finanza personale. Per riuscire a eseguire una corretta pianificazione finanziaria personale bisogna essenzialmente ragionare come si fa nelle imprese: prima di tutto si deve valutare il patrimonio economico attualmente disponibile e fare una stima quanto più dettagliata possibile delle entrate e delle uscite mensili. Solo dopo aver verificato questi due elementi si può passare a pianificare le proprie finanze. Un piano finanziario permette al capofamiglia di avere le idee più chiare riguardo al budget incassato e al budget speso ogni mese ed eventualmente di modificare alcune spese troppo ingenti per favorire una maggiore liquidità in cassa: eliminare le potenziali voci di spesa inutili o frivole può aiutare a porre rimedio a un budget mensile che diventa sempre più evanescente.

Spese inutili addio

Saper tenere i conti delle spese di casa serve per riuscire a equilibrare il fondo cassa della famiglia. Naturalmente di primo acchito non risulta molto facile perché bisogna inizialmente prender nota di tutto, conservare scontrini e fatture, bollette e ricevute e ciò può confondere le idee e mettere in crisi il capofamiglia. Tutto questo però serve per rendersi conto a fine mese su quali voci è possibile intervenire realmente e quali invece non è possibile toccare per cercare di ottimizzare la propria situazione. Nell’ambito familiare esistono due tipi di attività da cui si possono ricavare profitti: le attività reali e quelle finanziarie. In pratica tra le prime vanno annoverati gli eventuali immobili di proprietà e per le seconde, i beni d’investimento rappresentati da depositi bancari o postali, titoli di Stato, azioni, obbligazioni, libretti di risparmio, quote di fondi comuni che non sono altro che dei crediti che si hanno presso altri soggetti. Una volta preso atto delle proprie attività reali e finanziarie, si può stilare lo stato patrimoniale che ha il compito di fotografare il proprio bilancio economico e che servirà per effettuare una corretta finanza personale personale. Oltre allo stato patrimoniale, vanno inseriti nella pianificazione finanziaria personale anche i redditi da lavoro derivanti, appunto, da lavoro dipendente, autonomo, collaborazioni occasionali, e quelli da investimento, che derivano da investimenti effettuati per esempio nell’ambito immobiliare. A questo punto si può stilare il proprio bilancio familiare in cui sono comprese le entrate e le uscite ovvero guadagni e spese mensili del nucleo familiare: ciò servirà per poter eseguire un’adeguata pianificazione finanziaria personale nel breve termine.

La fattura è un documento fiscale obbligatorio che dev’essere redatto e rilasciato da chi vende merci o servizi per provarne l’effettiva cessione e richiedere la riscossione del prezzo presso colui che ne ha usufruito. In genere tutti i liberi professionisti sono in dovere di rilasciare la fattura ai propri clienti, e solo una piccola percentuale di venditori è attualmente esentata dall’obbligo di fatturazione, ovvero gli agricoltori per beni di propria produzione, chi somministra al pubblico alimenti e bevande, chi effettua prestazioni alberghiere, i commercianti al dettaglio, gli autotrasporti di persone, e coloro che prestano servizi in forma ambulante o nelle abitazioni. Tutti gli altri professionisti, come i dottori commercialisti, gli architetti o gli ingegneri, percepiscono dei compensi per la propria attività il che li obbliga a fatturare.  Il professionista che emette più fatture durante la settimana, fatture che diventano centinaia nell’arco di un mese, deve avere a sua disposizione o una segretaria che rediga le fatture per conto suo oppure può affidarsi a un efficace programma di fatturazione attraverso cui, in modo rapido ed estremamente facile, riuscire a compilare in modo perfetto una fattura. Molti professionisti trovano difficoltà nella redazione delle fatture tanto da confondersi sul modo in cui vanno compilate: scegliere di utilizzare un programma di fatturazione semplificherà di molto questi problemi aiutando chi lo usa.

Un software professionale per professionisti

Andrea è avvocato da anni e prima di provare PIFatt Professional non sapeva nemmeno che esistessero software in grado di agevolare la noiosa e fastidiosa compilazione delle fatture. Proprio a causa del suo mestiere, ogni mese Andrea riceve i suoi clienti presso il proprio studio associato e molte volte non si presentano solo i clienti abituali ma anche chi sporadicamente vuole essere assistito in qualche facile causa civile. La difficoltà di gestire le tante fatturazioni ha mandato Andrea nel pallone, tanto da decidere di cercare una possibile soluzione al suo problema sul web. Navigando in rete infatti Andrea non solo si è reso conto di quanti altri professionisti in tutta Italia fossero nelle sue stesse condizioni, ma anche di come avessero risolto questo problema ricorrendo all’uso di un programma di fatturazione come PIFatt Professional. Questo software è stato appositamente realizzato per agevolare e rendere più rapida la fatturazione dei liberi professionisti, e infatti sa offrire un grande aiuto a chi debba gestire la propria contabilità e che deve avere a che fare, proprio come Andrea, con fatture, proforma e calcoli. Le tabelle proposte da questo software sono molto intuitive e veloci e riportano praticamente tutte le voci più familiari a un libero professionista perché fanno parte del lessico contabile. La particolarità di questo programma di fatturazione è rappresentata dalla facilità con cui si arriva a compilare la fattura partendo da un modello già impostato, che in un secondo momento è possibile modificare facilmente nei contenuti arrivando a creare un modello personalizzato.

• “Via Verdi n° 3 Milano, Italia”;
• “dritto due semafori, poi a destra, avanti dritto fino alla prima a sinistra: è il palazzo che fa angolo”;

La prima indicazione è un esempio di riferimento assoluto: con l’indirizzo corretto chiunque partendo da qualsiasi parte del mondo può arrivare all’obiettivo.

La seconda è un esempio di riferimento relativo: seguendo queste indicazioni alla lettera il luogo di arrivo dipende da dove si parte, e in molti casi può anche essere impossibile arrivare da qualsiasi parte.

Tornando ad excel, in prima battuta può sembrare che per non sbagliarsi convenga usare sempre i riferimenti assoluti, ma poi si scopre che in realtà i riferimenti predefiniti sono relativi ed è molto comodo usarli.

Riferimenti relativi: esempi e utilità

Per mostrare il funzionamento il modo migliore è partire con un esempio, si può riprendere quanto visto nel precedente articolo sui riferimenti o ricostruirlo in questo modo:

• Compilare le celle come in figura e digitare in C2 =A2*B2

La prima chiave di lettura per quella formula sembrerebbe essere “moltiplica il contenuto di A2 per quello di B2”, però facendo i passi seguenti:

• Premere il pulsante destro del mouse in C2
• Scegliere Copia
• Portarsi in I2 e premere nuovamente
• Scegliere la prima opzione del menu incolla

Il risultato dell’operazione, visibile nell’immagine di seguito, è che in I2 excel ha scritto =G2*H2, questo si spiega perché la formula di partenza contenteva dei riferimenti relativi, cioè il contenuto di C2 non va letto “moltiplica A1 per B1” ma piuttosto “moltiplica il valore due celle a sinistra con il valore una cella a sinistra”. Quindi come nell’esempio delle indicazioni stradali “girare alla prima a sinistra” porta in luoghi diversi secondo dove ci si trova al momento di seguire l’indicazione.

Questo comportamento ha senso ed è utile, come si può vedere facilmente dall’esempio seguente:

• Selezionare A2 e B2
• Copia
• Selezionare da A3 a B10
• Incolla

• Posizionarsi in C2
• Copia
• Selezionare da C3 a C10
• Incolla

A questo punto, osservando i contenuti della colonna C si nota che tutte le formule sono aggiornare coerentemente, cioè in ogni riga il valore dell’IVA è esattamente l’aliquota per l’imponibile della riga stessa. Fare la stessa cosa senza l’ausilio dei riferimenti relativi avrebbe significato riscrivere dieci volte la formula. Analogamente se si copia da A1 a C10, ci si porta in H1 e si incolla, il risultato è un blocco di dati e formule perfettamente coerente.

Infine va ricordato che se si esegue questa operazione:

• Copiare C10
• Incollare in A12

Il risultato è un messaggio di errore in quanto il riferimento dato nella formula “valore immediatamente a sinistra” in questo caso non porta in nessun posto.

Riferimenti assoluti: esempi e utilità

Continuando sul calcolo dell’IVA si può vedere velocemente a cosa serve un riferimento assoluto in questo modo:

• Compilare l’intervallo da C1 a C10 come in figura
• Portarsi in A2;
• Selezionare la casella nome (riquadro bianco in alto a sinistra subito sopra alle intestazioni di colonna);
• Digitare Aliquota

Come evidenziato nell’articolo precedente, selezionando la freccetta sul lato destro della casella nome si può vedere un elenco a discesa con tutti i nomi inseriti prima, e usarli per selezionare le aree corrispondenti.

Dato che i nomi si possono usare direttamente nelle formule, si può procedere così:

• Selezionare D2
• Digitare =Aliquota*C2
• Ricopiare la formula fino a D10

Il risultato è leggermente diverso da quello ottenuto in precedenza, infatti esaminando una delle formule, ad esempio in D10:

• Il riferimento ad Aliquota continua a puntare in A2 (perché era assoluto)
• L’altro fattore della moltiplicazione invece si è aggiornato (perché era relativo)

Con questo modo di scrivere quindi si ordina ad excel “moltiplica il valore all’incrocio fra la colonna A e la riga due, con quello una cella a sinistra”; fatto che si è rivelato piuttosto utile per ottenere una formula che ancora una volta si è aggiornata automaticamente.

L’uso dei nomi per i riferimenti assoluti è intuitivo e sicuramente rende più facile la spiegazione, va però detto che non sempre è comodo e indicato assegnare nomi a tutte le celle da richiamare nelle formule (sia per questioni di comodità che di prestazioni del foglio elettronico). Per ottenere lo stesso risultato senza usare il nome:

• Cancellare da D2 a D10
• Digitare in D2 =$A$2*C2
• Ricopiare fino a D10

Il simbolo $ (dollaro) infatti indica ad excel che il riferimento è da considerarsi assoluto, cioè “incrocia la colonna A con la riga 2”. Utilizzando il simbolo $ si possono poi costruire dei casi “misti”, ad esempio:

• Si parta preparando un foglio come nell’immagine di seguito

• In G2 inserire =A2
• Premere il tasto funzione F4 (normalmente nella fila più in alto della tastiera)
• La formula diventa =$A$2
• Premere nuovamente F4
• La formula diventa =A$2
• Completare fino ad avere =A$2*G2

• Battere invio, poi trascinare fino a G10
• Selezionare l’intervallo da G2 a G11
• Copia
• Selezionare H2
• Incolla

Il risultato, visibile in figura, è ancora che con trascinamento e incolla le formule si sono  adeguate esattamente come serve; infatti scrivendo A$2 si intende un riferimento relativo di colonna e assoluto di riga che quindi viene letto “incrocio 6 colonne a sinistra con la riga numero 2”.

In conclusione, oltre a rendere interattivi i calcoli, usando opportunamente i riferimenti assoluti e relativi si riesce a incollare formule che fanno cose simili su intervalli simili senza riscriverle.

Riferimenti interni ed esterni

Fino a qui si sono utilizzati  solo riferimenti all’interno delle stessa cartella e sul medesimo foglio di lavoro, ma se ne possono inserire anche ad altri fogli della stessa cartella e anche ad altri file. Per vedere un primo esempio è sufficiente preparare una cartella simile a quello appena visto, ma con le aliquote nel foglio1 ed imponibili e formule nel foglio 2:

• Selezionare G2
• Scrivere =
• Con il mouse toccare la linguetta del foglio3
• Si noti che rimangono bianche (cioè attive) le schede di tutti e due i fogli
• Attivare A2
• Excel predispone un riferimento del tutto simile al solito ma preceduto dal nome e punto esclamativo
• Premere F4 fino a che la formula diventa =Foglio3!A$2

• Completare =Foglio3!A$2*E2
• Battere invio
• Excel si riporta nella pagina precedente e mostra il risultato

• Trascinare fino a G10
• Selezionare l’intervallo da G2 a G10
• Copia
• Portarsi in H2
• Incolla

Si ottiene esattamente il risultato di prima, salvo che uno dei fattori della moltiplicazione sta in un’altra pagina, cioè nel riferimento si sta indicando: “all’incrocio di quale riga con quale colonna su quale foglio”.

Estendendo lo stesso criterio si possono creare anche riferimenti esterni, cioè riguardanti dati che si trovano su un altro file: “all’incrocio di quale riga con quale colonna su quale foglio di quale file”. Procedendo sempre per esempi:

• Creare un nuovo file con le due colonne imponibili come in figura
• Salvarlo con nome “Formule riferimenti.xlsx”
• Creare un altro file
• Inserire le caselle Aliquota come in figura
• Salvarlo con nome “Riferimenti esterni.xlsx”
• Dal menu visualizza disponi tutto come in figura, in questo modo si vedono entrambi i fogli

• Di nuovo in G2 digitare =
• Poi con il mouse toccare la griglia a destra che racchiude l’altro file
• Toccare A2
• La formula viene costruita automaticamente aggiungendo anche il nome del file all’indirizzo
• Da qui in avanti funziona tutto esattamente come nei casi precedenti

Riferimenti diretti e indiretti

Per finire un accenno ai riferimenti indiretti: Excel mette a disposizione una intera famiglia di funzioni pensate appositamente per costruire un riferimento, in modo da aggiungere ancora più flessibilità e interattività ai fogli di calcolo. Un esempio semplice si può vedere in questo modo:

• Preparare un foglio come nell’immagine seguente

• Portarsi in G2 e digitare =INDIRETTO(C6)*F2
• Battendo invio si visualizza il risultato

• Cambiando il contenuto di C6 e scrivendo C2 si vede che la formula usa l’aliquota IVA corrispondente

Unendo altre funzionalità di excel, quali la possibilità di immettere in C6 un elenco a discesa delle scelte possibili si ottiene una interattività ancora migliore.

Le funzioni di ricerca e riferimento in excel sono molte e meritano una discussione più completa su un articolo a parte, in quanto permettono di realizzare fogli molto potenti e flessibili con estrema semplicità; in ogni caso, familiarizzare con i concetti discussi in questo articolo permette di usare le funzioni excel per costruire fogli di una certa complessità senza necessariamente essere dei programmatori.

Non tutti riescono a essere bravi in matematica e molti sono coloro che non amano fare i conti delle spese di casa, un po’ per pigrizia un po’ per timore di scoprire uscite eccessive. Eppure è davvero importante saper riuscire a pianificare il budget familiare, ma spesso anche uno schema perfetto di tutte le voci di spesa può non riuscire a fare chiarezza e ordine. Segnare ogni mese le spese che escono dal portafoglio e per cosa è decisamente utile a tenere a freno certi acquisti “pazzi” o per riuscire a capire se è possibile concedersi una vacanza fuori durante l’anno, eppure il più delle volte le famiglie italiane dimostrano la propria ignoranza quando si chiede della loro pianificazione finanziaria. Fortuna vuole che ormai quasi ogni famiglia abbia in casa un computer: può dipendere proprio dalle attuali tecnologie la chiave di un’efficiente pianificazione del proprio budget. In commercio e sul web infatti è possibile imbattersi in diverse tipologie di software spese casa che servono appunto a calcolare e a stilare un piano delle spese familiari: Enrico è uno di quelli che si è “arreso” alla tecnologia e ha deciso di usare un software per una gestione efficace delle spese di casa.

Gestione del budget familiare

La situazione di Enrico lo richiedeva un intervento: libero professionista e padre di quattro figli, negli ultimi tempi si è reso conto di non riuscire più a portare a cena fuori la moglie o a concedersi di assistere a una partita allo stadio perché le spese familiari diventate ingestibili ed eccessive non glielo permettevano più. Cercando una soluzione al suo problema in rete, Enrico si è imbattuto in PI Budget App, un programma che serve per pianificare il bilancio personale e familiare in maniera facile e veloce.  Infatti è stato realmente semplice e intuitivo per Enrico, già abituato a diversi software per lavoro, usare in maniera efficace PI Budget App. Il  programma infatti  presenta quattro menù ovvero Imposta, Budget, Consuntivo e Cruscotto, che permettono di velocizzare al massimo il lavoro che Enrico avrebbe fatto invece a mano servendosi di carta, penna e calcolatrice. Inserendo nel menù Budget i budget previsti per le varie voci di spesa si possono calcolare il totale annuo delle entrate e uscite previste, la media mensile, i totali mensili e la differenza tra entrate e uscite. Inoltre è lo stesso programma a evidenziare quando c’è un’anomalia nei conti. Attraverso l’uso di PI Budget App, Enrico è riuscito a tenere sott’occhio la somma che la sua famiglia doveva risparmiare per far tornare i conti mensili “in attivo”: infatti ora sa dove e quali spese andare a tagliare mensilmente e ha anche scoperto quanto incidessero sul budget familiare le spese extra concesse ai suoi figli che non erano state mai considerate rilevanti finora.

• Valori costanti: testi, numeri, date o altro;
• Formule: in questo caso, il dato che si elabora è il risultato della formula. Ad esempio, scrivendo =SOMMA(1;2;PRODOTTO(3;3)) si ottiene 12, in quanto la funzione SOMMA() prende come argomenti 1, 2 e il risultato della moltiplicazione 3 x 3;
• Riferimenti: cioè istruzioni che indicano a Excel di prendere i dati in qualche punto specifico del foglio di calcolo;

Funzioni Excel: cosa sono i riferimenti

Per usare in una cella dati che si trovano in un’altra, bisogna individuare in modo univoco la casella o il gruppo di caselle desiderate. Vediamo alcuni modi per farlo:

• Riga e colonna: ogni foglio Excel è composto da tabelle, per cui ogni punto si trova all’incrocio di una riga e di una colonna. Per indicare la cella in alto a sinistra, ad esempio, si scrive “A1”, che significa “all’incrocio della colonna A con la riga 1”. Questo indirizzo può essere usato in qualsiasi formula;
• Intervalli denominati: si può dare un nome ad ogni area del foglio, per individuarla più facilmente;
• Tabelle excel: opzione introdotta nelle versioni più recenti del programma.

Nell’esempio della figura seguente, la somma in C3 ha come parametri A1 e 2, fatto che si può leggere in questo modo: “addiziona il numero due al valore che si trova in A1”; il tutto viene eseguito correttamente in quanto la cella A1 (incrocio della colonna A con la riga 1) contiene un numero.

Perché usarli

Gli usi sono davvero tanti, così come i motivi per cui torna comodo usarli, spesso si mette il riferimento invece di inserire direttamente i valori nella formula per rendere interattivi i fogli elettronici, e scrivere formule più semplici. Per esempio, volendo calcolare l’IVA su un imponibile di 100 € ci sono vari modi:

• Digitando in A1 =100*21% si visualizza il risultato ventuno;
• Scrivendo 100 in A2 e in B2 =A2*21% l’importo visualizzato è il medesimo; tuttavia, inserendo un altro numero in A2 automaticamente la moltiplicazione in B2 è ricalcolata senza bisogno di modificare la formula;
• Scrivendo 100 in A2, 21% in B2, e in C2 =A2*B2 si ottiene ovviamente la stessa IVA ma ora si possono variare direttamente in A2 e B2 sia l’imponibile che l’aliquota e tutto viene aggiornato automaticamente;

Un altro vantaggio di lavorare in questo modo si può sperimentare direttamente eseguendo questi passi:

• Selezionare A2;
• Portare il mouse sul quadratino nero in basso a destra nella cella fino a che il cursore diventa una crocetta;
• Cliccare e trascinare fino alla riga 10 per ricopiare il contenuto;
• Eseguire lo stesso in B2;
• Infine in C3;
• Il risultato è come nell’ultimo riquadro in figura: così come sono stati ricopiati i numeri Excel ricopia anche la formula, però aggiornando opportunamente i riferimenti; per verificarlo è sufficiente cambiare A4, A5, oppure B10 e controllare che tutto torni.

La griglia così ottenuta permette facilmente di introdurre un altro tipo di riferimenti, eseguendo i passi seguenti:

• Selezionare C11;
• Selezionare la scheda “Formule”, poi il comando “Somma automatica” e premere invio;
• In C11 viene automaticamente scritto =SOMMA(C2:C10) cioè si sta dicendo ad Excel di passare in input alla SOMMA() le celle che vanno da C2 a C10;
• Anche il risultato in C11 si aggiorna automaticamente al variare di uno qualsiasi degli importi;

Pertanto a seconda della funzione che si sta utilizzando si può dare come riferimento anche un intero intervallo di celle.

Come inserirli

Oltre a digitare direttamente nella barra della funzione come visto nell’esempio precedente i riferimenti si possono semplicemente selezionare con il mouse, direttamente mentre si scrive la formula o mediante procedura guidata; continuando con l’esempio precedente:

• Cancellare da C2 a C11;
• Selezionare C2, digitare = e poi spostare il mouse su A2, premendo il pulsante sinistro Excel inserisce l’indirizzo corretto;
• Scrivere * (simbolo dell’operatore di moltiplicazione);
• Spostare il mouse su B2 e premere, l’altro riferimento viene inserito;
• Battere invio per uscire dalla modifica;
• Il risultato è identico al precedente, ma l’inserimento è stato decisamente più veloce e comodo e senza il rischio di sbagliarsi a scrivere;

Anche C11 si può completare in modo analogo:

• Selezionare C11;
• Scrivere =SOMMA(
• Portarsi sopra C2;
• Premere e tenere premuto;
• Trascinare tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse fino a C10; mentre ci si sposta con il mouse viene compilato e aggiornato il riferimento all’intervallo selezionato;
• Chiudere la parentesi e battere invio.

Durante le operazioni descritte sopra si può notare che la griglia cambia colore in corrispondenza dei riferimenti selezionati, questo è un ottimo ausilio per comporre le formule senza fare errori, ma diventa molto comodo anche in fase di modifica, come in questo esempio:

• Selezionare F6 e inserire =A6*B6
• Senza uscire dalla modifica portare il mouse sul bordo azzurro di A6, il bordino si evidenzia e il mouse assume la forma di una crocetta;
• A questo punto premendo e trascinando il riquadro blu si sposta, e con esso il riferimento della formula in F2 che infatti si aggiorna di conseguenza, la stessa cosa se si sposta il riquadro verde;

Un altro modo per inserire riferimenti sono le procedure guidate di Excel, come ad esempio quella per inserire la SOMMA() in questo modo:

• Cancellare il contenuto di C11
• Selezionare la cella E11
• Nella scheda Formule, attivare inserisci funzione e nel pannello che viene mostrato scegliere SOMMA() e confermare.

• Nel pannello di dettaglio si nota che a fianco di ogni casella di input c’è un pulsantino con icona raffigurante una tabella; cliccando quel pulsante la maschera si rimpicciolisce per far vedere meglio lo schermo di excel, adesso con il mouse si può selezionare un intervallo di celle poi premere nuovamente il pulsante per tornare nella maschera principale;

Intervalli denominati

Nella barra Formule si vede un pulsante “Gestione Nomi” che ha la funzione di gestire un archivio di intervalli denominati o celle alle quali è stata assegnata una particolare etichetta che le rende riconoscibili senza dover indicare riga e colonna. In realtà quello dei nomi definiti è un argomento abbastanza complesso che viene discusso in un altro articolo, qui ci si limita ad un rapido esempio.

Un primo elemento con cui familiarizzare è la casella nome: l’area in alto a sinistra, appena sopra alla griglia che ha alcune caratteristiche interessanti:

• riporta sempre l’indirizzo della cella selezionata;
• se si scrive in quell’area un riferimento di cella si viene riportati sulla casella corrispondente, come nell’esempio in figura dove si scrive C10 e battendo invio si viene portati in C10;
• si può usare per inserire facilmente nomi pertinenti per aree del foglio, e poi per ritrovarli;

Per avere un esempio concreto di come usare i nomi si può partire da un foglio come in figura ed eseguire i passi seguenti:

• Portarsi in A2;
• Selezionare la casella nome;
• Digitare Aliquota
• Selezionare l’intervallo da C2 a C10
• Attivare la casella nome
• Digitare Imp

A questo punto selezionando la freccetta sul lato destro della casella nome si può vedere un elenco a discesa con tutti i nomi inseriti prima, selezionandone uno la selezione passa sull’area corrispondente.

Una caratteristica comoda dei nomi è che si possono usare direttamente nelle formule, come in questo esempio:

• Selezionare D2
• Digitare =Aliquota*C2
• Si nota il riquadro azzurro su A2 come quando si batte il suo indirizzo;
• Ricopiare la formula fino a C10

Nel caso di funzioni che accettano in ingresso degli intervalli si può inserire un nome allo stesso modo visto sopra, proseguendo con l’esempio corrente:

• Selezionare C11
• Digitare =SOMMA(Imp)
• Battere invio

In conclusione quindi, le funzioni Excel diventano ancora più versatili e potenti se abbinate a un corretto uso dei riferimenti. Il prossimo articolo di questa serie spiega in dettaglio, sempre con esempi passo-passo altri concetti importanti riguardo ai riferimenti:

• Assoluti e relativi;
• Interni ed esterni;
• Diretti e indiretti;

Ogni anno, entro il 28 febbraio, occorre comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle liquidazioni mensili e trimestrali dell’IVA dell’anno precedente. Tale documento prende il nome di Dichiarazione annuale dell’IVA e deve essere trasmesso o dal titolare stesso della partita IVA, il libero professionista, o dal commercialista o tramite un intermediario autorizzato. Dunque, si tratta di una documentazione che raccoglie tutti i dati relativi all’IVA applicata nei 12 mesi precedenti la presentazione della dichiarazione. Tale comunicazione è molto importante perché funge da base per tutti i controlli che l’Agenzia delle Entrate effettua sulle attività soggette a manovre fiscali. Semplificando, ha una funzione simile ai modelli 730 e Unico, compilati dalle persone fisiche, per quanto riguarda l’attività di verifica della Agenzia delle Entrate. Entro la data di presentazione, ogni IVA applicata in ogni fattura deve essere corretta, per non incorrere in pesanti sanzioni pecuniarie, che variano in base al tipo di fattura. Come si può facilmente capire, è necessario avere a portata di mano tutti questi dati da comunicare, ovvero, bisogna poter aver accesso agilmente a tutte le fatture emesse nei dodici mesi precedenti al termine ultimo per la consegna della dichiarazione.

Cercare una fattura con un programma di fatturazione

Questa operazione di recupero di tutte le fatture emesse in un anno è resa molto più agevole e precisa da un buon programma di fatturazione, come quello prodotto e commercializzato da Pianificazione Intelligente. Con PIFatt Professional, infatti, è davvero facile e veloce il recupero delle fatture emesse, che restano tutte salvate in archivio. Nell’interfaccia del software, molto facile e intuitiva, sono presenti una serie di menù, ognuno collegato a una specifica azione di fatturazione. Il menù utile per l’operazione di ricerca è quello denominato Fatture, che presenta un archivio di tutti i documenti emessi con il programma. Cliccando sul menù, quindi, si apre una tabella riportante tutte le fatture emesse, disposte nell’ordine che si preferisce e, generalmente, in ordine cronologico. A questo punto, si hanno di fronte tutte le fatture, non solo quelle dell’ultimo anno, perciò è necessario applicare dei filtri e fare delle ricerche che diano solo i risultati di cui si ha bisogno. Basandosi su una piattaforma Excel, basta utilizzare i comandi offerti dal software del pacchetto Office. Per esempio, si può usare il semplice comando Trova e cercare le righe che contengono il valore dell’anno di riferimento, ma esistono degli strumenti più evoluti ed efficaci. Per ricavare le date del 2013, quindi, si può applicare un filtro per contenuto e continuare con altri filtri per selezionare le voci che più interessano. Qualunque sia la via di accesso, con pochi click è possibile recuperare tutte le fatture archiviate, relative al periodo selezionato.

Per avviare un’attività, che sia un’impresa o uno studio professionale, i clienti sono la risorsa primaria per poter lavorare. Soprattutto nel caso della libera professione, senza committenti non si va da nessuna parte, ossia, non si lavora. Per questo motivo è indispensabile farsi un pacchetto clienti iniziale, a cui poi se ne aggiungeranno degli altri con l’avanzare degli affari (si spera!). Ma tutti questi clienti hanno dei dati personali e fiscali necessari alla fatturazione del libero professionista. Infatti, in ogni fattura oltre ai dati fiscali di colui che offre la prestazione professionale, devono essere inserite anche le informazioni di colui che riceve il servizio. Di conseguenza, per fatturare agevolmente e velocemente, è utile avere un archivio riportante l’anagrafica clienti e ogni altra informazione necessaria sotto il profilo fiscale. In questo frangente, un programma di fatturazione come PIFatt Professional, progettato da Pianificazione Intelligente, è un ottimo alleato per la gestione delle informazioni relative ai committenti. Potrebbe sembrare un aspetto secondario, ma nel quadro di una pianificazione finanziaria aziendale, anche la cura di questi dettagli può rivelarsi un’arma vincente.

Gestire l’anagrafica clienti con PIFatt Professional

Come anticipato, gestire l’anagrafica clienti con PIFatt Professional si rivela davvero utile ed efficace. Il programma presenta cinque menù principali, denominati Imposta, Home, Clienti, Fatture e Proforma. Come si può vedere, il menù Clienti occupa la terza posizione ed è posto prima ancora del comando dedicato alle Fatture, il cuore di un programma di fatturazione. Il Menù Clienti si rivela davvero utile e contiene una serie di strumenti. Per prima cosa, cliccando sul comando Clienti, si apre l’archivio riportante tutti i nominativi della clientela, corredati di dati anagrafici e fiscali; si tratta, dunque, dell’archivio dell’anagrafica clienti. Quando si inizia a inserire dati nell’archivio, o quando si instaura un rapporto di lavoro con un nuovo committente, cliccando sul menù Clienti, è possibile aprire il comando Nuovo per inserire un nuovo record, ovvero una nuova riga nella tabella, riportante tutti i dati del nuovo cliente. In questo modo, è possibile riempire l’archivio con tutte le informazioni sui clienti, necessarie alla fatturazione. Ma dall’archivio, è possibile compiere anche delle altre azioni che permettono di fatturare in modo ancora più agile, veloce e preciso. Selezionando una voce cliente, infatti, è possibile chiedere al programma di creare una nuova fattura, o un nuovo proforma, partendo dai dati selezionati. In tale maniera, nel nuovo documento, verranno riportati in automatico tutte le informazioni sul cliente, anzi per essere precisi, quelle richieste dalla fattura. Infine, oltre alle azioni specifiche offerte dal programma, grazie al fatto che PIFatt Professional è basato su un foglio di calcolo Excel, è anche possibile compiere delle ricerche e applicare dei filtri per ottenere alcuni risultati. Per esempio, applicando un filtro apposito, si possono ricercare tutti i clienti di una determinata città. Oppure, più semplicemente, se si necessita di contattare un cliente, si può cercare il suo nominativo con il comando Trova e così via.