In un programma di fatturazione completo e funzionale, uno spazio adeguato deve essere dedicato all’anagrafica clienti. PIFatt Professional di Pianificazione Intelligente, difatti, contiene un foglio di lavoro in cui vengono archiviati tutti i dati riferiti alla clientela. Questo strumento fa uso dei grandi vantaggi offerti dalle tabelle di Excel.
Ogni libero professionista non chiede altro di avere nel suo carnet un lungo elenco di clienti; senza di essi, infatti, non si lavora. Avere molti clienti e, quindi, molte commissioni, significa dover gestire una anagrafica della clientela molto lunga e articolata. Per ognuno, difatti, è necessario riportare nome, cognome, ragione sociale, indirizzo (via, numero civico, città, codice di avviamento postale), numero di telefono, indirizzo e-mail, partita IVA o codice fiscale. In pratica, tutti i dati relativi al libero professionista e necessari alla fatturazione, devono essere riportati in fattura anche per ogni cliente. Inserire di volta in volta queste informazioni quando si emette il documento fiscale è davvero una procedura lunga, ma soprattutto, evitabile con l’ausilio dell’informatica. Se si utilizza un programma come PIFatt Professional, si ha a disposizione un menù già predisposto per accogliere le informazioni sui committenti; inoltre, da qui è possibile generare in automatico una fattura da compilare manualmente solo con i dettagli della prestazione erogata. Si tratta di automatismi che velocizzano e semplificano enormemente la procedura della fatturazione. Alla base di tutto ciò, c’è la creazione, in fase di progettazione, di tabelle Excel.
Tutti i programmi che usano come piattaforma Excel fanno un largo uso delle tabelle, uno strumento utilissimo e adatto anche agli utenti meno esperti. Rimanendo nell’ambito dell’anagrafica clienti, in PIFatt Professional, questi dati sono racchiusi in una tabella pre-impostata, ma non è così difficile prepararsene una da sé; inoltre, è possibile creare a parte una tabella per l’anagrafica clienti e poi importare il tutto nel programma, una volta acquistato e scaricato. La procedura da seguire non è tanto complicata e permette di lavorare non solo sulla formattazione, ma anche su altri strumenti. Partendo da un foglio Excel bianco, si inizia inserendo lungo una riga tutte le intestazioni necessarie per identificare i clienti, così come si presenta anche il menù Clienti di PIFatt Professional. Una volta inseriti in riga i nomi della categorie, occorre cliccare il tasto Inserisci sulla barra della applicazioni in alto e selezionare il comando Tabella, ovvero il secondo della lista. Una volta fatto questo, si nota che le intestazioni inserite hanno preso la forma in grassetto e lo sfondo delle caselle si è colorato; ciò significa che è stata creata una tabella, che è possibile formattare per colore, lavorando sugli stili, contenuti nel nuovo menù che si è aperto, dedicato agli strumenti della tabella. Una volta selezionato il colore che si preferisce, non resta che inserire tutti i valori richiesti; man mano che si va avanti, si nota che ogni riga è distinta dall’altra, a riprova del fatto che si sta lavorando in una tabella e non più su un foglio bianco. Ora, la tabella è finita ed è possibile utilizzarla in diversi modi; ad esempio, è possibile stamparla per avere una versione cartacea dell’anagrafica clienti. Per farlo, basta cliccare su una qualsiasi riga, poi, selezionare il comando Stampa nel menù File e spuntare l’opzione Tabella; infine, occorre solo dare l’avvio alla stampa. Questa funzione offerta dalle tabelle Excel è sfruttabile anche quando si utilizza l’archivio clienti di PIFatt Professional.
