Se si usano i fogli di lavoro Excel per stilare dei report formati da un lungo elenco di dati, è possibile che sia necessario evidenziare determinati valori usando un carattere diverso, che faccia risaltare alcuni elementi piuttosto che altri. Attraverso Excel, si può formattare il foglio di lavoro in modo da evidenziare i primi o gli ultimi valori di un insieme di fattori dati, applicando agli altri elementi un altro tipo di formattazione. Si tratta di un procedimento che può essere impiegato al posto del consueto ordinamento dei dati. Vediamo, quindi, come procedere.
Immaginate di avere sul vostro foglio Excel una colonna A, in cui è riportata una lista di diversi prodotti ordinati alfabeticamente, e una colonna B, in cui avete riportato il fatturato corrispondente a ciascun prodotto, come in figura.
Volete, quindi, evidenziare quali dei diversi prodotti hanno registrato un fatturato migliore, ovvero quelli che hanno saputo contribuire più degli altri al ricavo complessivo della vostra attività. Vediamo come poter attribuire un carattere differente a questi articoli.
Selezionate le celle della colonna B, che riporta i fatturati di ogni articolo.
Dalla barra Home, selezionate il pulsante Formattazione Condizionale.
Apparirà un menu con diverse voci, cliccate su Regole Primi/Ultimi.
Comparirà un’altra finestra, da cui dovrete selezionare la voce Primi 10 elementi.
Dalla finestra Primi 10 elementi, inserite il numero di celle a cui volete assegnare la Formattazione Condizionale. Quindi, dall’elenco presente affianco al numero, scegliete il vostro stile preferito, come mostrato in figura.
Se tra gli stili di cui sopra, non avete trovato niente che vi piaccia, è possibile crearne uno ex novo.
Selezionate la voce Formato personalizzato dalla stessa finestra di Primi 10 elementi.
Una volta creato lo stile desiderato, o dopo aver selezionato uno degli stili già presenti, è sufficiente dare l’Ok.
A questo punto potrete notare come le celle dell’intervallo scelto, quelle con i valori più alti degli altri, siano state evidenziate rispetto al resto.
Nel caso vogliate evidenziare gli ultimi elementi, è sufficiente seguire lo stesso procedimento di cui sopra fino al punto in cui scegliete la Formattazione Condizionale.
Si aprirà lo stesso menu di prima, ma questa volta andrete a scegliere la voce Ultimi 10 elementi. Si tratta della funzione che vi permetterà di evidenziare tutti quegli articoli che hanno prodotto il fatturato più basso rispetto agli altri. Il procedimento per la scelta del numero di elementi e del tipo di carattere da assegnare a questi valori è esattamente identico al precedente.
Se desiderate, invece, evidenziare solo i due articoli che sono risultati meno venduti, basterà inserire sempre dalla finestra Ultimi 10 elementi il numero 2 e scegliere, come già fatto precedentemente, lo stile di formattazione preferito. Per esempio, potreste selezionare il Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro, come nell’esempio in figura.
In conclusione, il tipo di formattazione presentata in questo esempio è diverso rispetto alla formattazione condizionale standard. Si tratta di una formattazione che potremmo quasi definire “dinamica”, in quanto nel momento in cui cambiano i valori dell’intervallo di riferimento, Excel ricercherà e riformatterà automaticamente i primi o gli ultimi elementi in base al comando dato.
