Nelle ultime versioni di Excel, è stata introdotta la funzione Inserisci tabella. Si tratta di un comando che rende più facile e veloce l’analisi delle liste di dati nonché più comodo e intuitivo l’inserimento delle stesse. Vediamo quindi come sfruttare al massimo questa funzione, nello specifico cercheremo di creare una tabella formattata che si adatta da sola aggiungendo dati, cercheremo di formattare velocemente una lista ed evidenziarne le righe alterne, vedremo come stampare solo i dati ignorando il resto del foglio di lavoro, come inserire la stessa formula su una colonna intera, come eliminare righe duplicate da una tabella e come aggiungere la riga dei totali.
La funzione inserisci tabella in Excel è stata introdotta per analizzare e presentare più facilmente i dati del foglio di lavoro. Si tratta di un comando che risulta comodo sia per la formattazione del foglio di Excel sia per avere subito a disposizione le funzioni più comuni e usate. Le tabelle servono a gestire e a elaborare liste di dati collegati fra loro, come i dati anagrafici, le liste di ordini, gli elenchi di contabilità, e ciò è possibile semplicemente posizionando nel foglio di lavoro una serie di righe con dati incolonnati e intestazioni nella prima colonna.
Come fare una tabella formattata che si adatta da sola aggiungendo dati
Per inserire questa tabella, bisogna cliccare sul menu inserisci e scegliere Tabella, la seconda opzione da sinistra. Immaginiamo di voler creare una lista di ordinativi con i dati dei clienti, il tipo di merce, la quantità richiesta e il costo. La prima cosa da fare è creare l’intestazione digitando all’interno della Casella Nome la cella da cui si vuole partire, quindi sulla barra della formula si scriverà Nome. A questo punto si andrà a completare l’intestazione inserendo nelle celle Cognome, Indirizzo, CAP, Città (ved. Immagine). Per creare una tabella per ogni intestazione, basta selezionarne una e dare il comando di inserisci tabella: Excel proporrà già da sé la posizione giusta delle tabelle per cui si dovrà solo scegliere l’opzione “Tabella con intestazioni”.
Una volta dato l’ok, si noterà come le celle d’intestazione si contraddistingueranno per lo sfondo più scuro e il carattere in grassetto, e come la riga sotto le celle avrà assunto un colore più chiaro mentre apparirà in alto a destra un nuovo menu Strumenti Tabella con comandi specifici.
Ora si potrà scrivere all’interno della tabella. Quando si inizia a scrivere confermando i diversi inserimenti con la funzione Tab, arrivati in fondo alla riga Excel andrà automaticamente a capo creando una nuova riga, anche inserendo un testo in una cella della prima riga, Excel in automatico aggiunge la riga stessa alla tabella.
Lo stesso discorso vale anche per le colonne. Inoltre per cambiare le dimensioni della tabella basta trascinare il triangolino scuro che si trova in basso sulla destra.
Come formattare velocemente una lista ed evidenziare le righe alterne
Se si seleziona una cella all’interno di una tabella del foglio di lavoro, si attiva il menu Strumenti Tabella che riporta le funzioni Opzioni stile tabella e Stili tabella: espandendo questa funzione si possono vedere alcune combinazioni di colori possibili tra cui scegliere il proprio schema preferito.
In fondo all’elenco degli Stili tabella si trova il comando Nuovo stile tabella, che serve per salvare combinazioni personalizzate di stili.
La funzione Opzioni stile tabella si usa, invece, per personalizzare maggiormente la tabella in questione agendo sulla riga d’intestazione in modo da attribuire alla testata un formato diverso, oppure si possono impostare sulla riga totale diverse funzioni di calcolo, o ancora si può scegliere l’opzione righe alternate evidenziate per cui le righe risulteranno evidenziate in modo alternato. Le stesse funzioni valgono anche per le colonne. Se si decide di aggiungere altre righe o altre colonne alle esistenti, le nuove subiranno la stessa formattazione di quelle già esistenti.
Come stampare i dati e ignorare il resto del foglio
Capita che nel foglio di calcolo siano presenti anche note, appunti, commenti e quant’altro possa risultare utile a chi gestisce la tabella. Tutte queste annotazioni in genere non devono apparire nella stampa del documento, quindi come fare per stampare solo quello che interessa? Basta selezionare una cella qualsiasi della tabella e cliccare Stampa: a questo punto si avvierà un riquadro comprendente i dati della stampante e le impostazioni di stampa.
Tra le impostazioni si deve selezionare l’ultima voce, per cui l’anteprima si adatterà a stampare solo i dati ignorando il resto del foglio.
Come inserire la stessa formula su una colonna intera
È facile che capiti di dover eseguire lo stesso calcolo per tutte le voci di una tabella e magari anche di dover aggiungere la stessa formula per ogni nuova riga che si aggiunge alla tabella. Tutto ciò in Excel avviene in modo automatico e per verificarlo si può continuare l’esempio di prima in questo modo:
- Aggiungere una colonna: basta scrivere “Ordinato” in J2 e dare invio; alla conferma la tabella si
aggiorna;
- Inserire “Prezzo unitario” in K2 e confermare;
- “Importo” in L2;
- In L3 =
- Poi puntare e cliccare J3
- Digitare *
- Toccare K3
Appena si darà Invio, questo stesso calcolo apparirà su tutte le celle della colonna Importo che risulterà calcolato in maniera corretta moltiplicando la quantità per il prezzo unitario di una stessa riga.
Va notato che, anche se si aggiunge un ordinativo nella prima casella libera, il calcolo viene effettuato automaticamente da Excel: man mano che si aggiungono ordini all’elenco, sarà stesso Excel a calcolare il tutto
Come eliminare righe duplicate da una tabella in Excel
Può capitare che all’interno del foglio di lavoro risultino delle informazioni doppie da dover cancellare, operazione poco pratica e non facile se i dati in questione sono tanti. Nel menu Strumenti tabella è presente il comando Rimuovi duplicati che serve proprio a individuare ogni riga doppia per poi eliminarla. È sufficiente scegliere i campi che si vogliono controllare:
Dopo aver dato Ok, il programma rimuoverà tutti i doppioni. Attenzione a come si usa questa opzione: i valori non univoci saranno eliminati in modo definitivo.
Come aggiungere la riga dei totali
Quando serve il totale dei valori di alcune colonne, basterà spuntare l’opzione corrispondente nella tabella di Excel come mostrato nell’immagine di seguito.
Si tratta di un’opzione che va ad aggiungere una riga in cui viene calcolato il totale: Excel dà la possibilità di scegliere quale operazione usare per il calcolo del totale, ovvero la somma, il conteggio o altri tipi di calcolo statistici. Il calcolo inserito sarà applicato solo alle righe visibili.
In figura appare chiaro come, filtrando la colonna Cognome in modo tale che mostri solo Rossi, il totale venga aggiornato secondo i soli ordini effettuati dal signor Rossi.
Se si vogliono aggiungere nuove righe, si può usare il menu contestuale che appare in tabella o si può togliere la spunta da Riga Totale presente nella barra multifunzione, inserire i nuovi dati e poi rispuntare l’opzione.
